会社の書類の保管期間一覧まとめ

会社の書類の保管期間を守れずに廃棄してしまうと、法律違反になってしまいます。そこで、この記事では会社の書類の保管期間や保管方法についてわかりやすく説明していきます。

会社の書類の保管期間とは？

会社で取り扱う書類の多くには法律で定められた保管義務があり、保管期間が定められています。

書類の保管を義務づけている法律には、以下のようなものがあります。

商法、法人税法、消費税法、労働安全衛生法、労働基準法、雇用保険法、証券取引法など

書類の保管期間を守らないと法律違反になるだけでなく、監査などの際に非常に不利になってしまいます。そのため、会社の書類の保管期間をしっかり把握し、保管しておかなければなりません。また、会社によっては業務上、法律で定められた保管期間よりも長く保管しておきたい書類もあるかもしれません。そのため、さまざまな書類をそれぞれどのくらいの期間保管するかを社内で決めておきましょう。

一般的な会社には、書類の保管期間・保管方法・管理者などを定めた書類保管規定や書類保管マニュアルがあるため、それらに沿って保管していくとよいでしょう。もし会社に書類保管規定がない場合には、作成が必要です。また、書類に関する法律は頻繁に改正されます。書類保管規定や書類保管マニュアルが古いまま、間違った保管期間に沿って書類を保管してしまわないよう、定期的に見直しができる体制を整えておきましょう。

書類を運用しやすいルールに沿って保管することで、書類を探す手間や廃棄する手間を省くことができ、業務の効率化・コスト削減に繋がります。

会社の書類の保管期間

会社の書類の保管期間を守るためには、さまざまな書類の保管期間を知る必要があります。以下のページを参考にして、保管に役立ててみましょう。

▼会社の書類の一覧（法定保存文書）の保管期間

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▼建設業や工事の書類の保管期間・保管方法

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また、「法律で保管期間が定められてはいないが、業務上永久保管しておくべき書類」も多数存在します。

以下に永久保管しておくべき書類の一例をまとめました。こちらも参考にしてください。

定款、会社の設立・登記に関する書類、株主名簿、押印台帳、登記・訴訟関連書類、官公庁からの重要書類、社則・社内規則に関する書類、社内報、権利関連書類、特許関連書類、製品の開発に関わる機密文書、経営指針、表彰・懲戒に関する文書　など

会社の書類の保管方法

会社の書類をしっかりと保管するためには、書類の発生→保管→廃棄のサイクルを守れるように運用しなければなりません。外部の書類保管サービスを利用するのであればある程度自動化できますが、社内で保管する場合には書類保管マニュアルなどをしっかりと整備しておく必要があります。以下の項目は必ず書類保管マニュアルなどにまとめ、それに沿って保管・廃棄できるようにしましょう。

▼書類保管マニュアルに必要な情報

• 書類をどれくらい保管するのか
• どこにどの書類を保管するのか
• 誰が書類の管理をするのか
• 書類をいつ廃棄するのか
• 書類の廃棄方法

書類をどれくらい保管するのか

書類は「法律で定められた保管期間の間」もしくは「法律で定められた保管期間＋業務上必要な期間」保管する必要があります。書類ごとに保管年数を起算日（保管期間の数えはじめの日）とともに明記しておきましょう。

どこにどの書類を保管するのか

例えば、「経理書類なら鍵のついているこの棚」「顧客情報ならこの棚」など書類ごとに保管場所をしっかり設定しておきましょう。

誰が書類の管理をするのか

書類の種類によって管理者は異なるはずです。例えば経営方針に関わる書類は代表取締役や役員が保管すべきと言えますし、経理書類であれば経理の担当者が管理することになります。管理者を明記しておくことで、「書類を誰が管理するのかわからなくてなんとなく適当な場所にしまってしまい、所在がわからなくなった」などのミスを防げます。

書類をいつ廃棄するのか

保管している書類は決めた保管期間を過ぎたら廃棄することになりますが、「年末の大掃除のタイミング」「決算のタイミング」などおおまかに決めておきましょう。また、マイナンバーが記載されている書類などは、保管期間が過ぎたら速やかに廃棄すべき書類です。書類ごとに廃棄のタイミングを設定しておきましょう。

書類の廃棄方法

書類の廃棄方法についても定めておきましょう。機密レベルが低く、量の少ない書類であれば社内でシュレッダーにかけてもいいかもしれませんが、機密レベルが高く量が多い書類であれば現実的な方法ではありません。機密文書廃棄サービスなどを利用しましょう。どの機密文書廃棄サービスを利用するかを決めておくと、廃棄の際の手間を減らすことができます。
書庫番人の機密文書廃棄サービスなら一箱600円という格安の料金で機密文書を廃棄できます。

▼書類保管（紙）の基本的な考え方についてはこちらもご覧ください

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会社の書類の安全な保管方法とは？

会社の書類の保管には手間がかかります。会社の書類を安全に保管するためには、保管環境を整えるだけでなく、継続的な管理が必要だからです。

会社での書類の管理が大変だと言う場合には、書類保管サービスの利用がオススメです。書類保管サービスであれば、Web管理システムで預けた書類を管理できるだけでなく、社内の書類保管スペースも削減できます。また、セキュリティ対策も取られていますので、社内での保管よりも安全性が高いと言えます。

なお、書庫番人の書類保管サービスであれば、書類の保管方法がわからないという場合にもコンシェルジュがベストな保管方法をご提案できます。また、書類の保管期間が満了するタイミングでお知らせしますので、無駄な保管料がかかりません。

まずは書庫番人の料金シミュレーションをお試しください。