仕事の書類整理のコツ紹介！かんたん収納

この記事では、書類整理が苦手な方向けに、ゼロからわかりやすくご紹介していきます。書類整理のコツを学んで、オフィスをきれいに保ちませんか？

そもそも書類整理とは？

書類整理とは、会社の業務を円滑にするために必要なものです。書類整理をしていないと必要な書類を探すのに時間がかかってしまうだけでなく、大切な書類を紛失してしまうかもしれません。デスクやオフィスが散らかっていると気も散ってしまいます。効率のよい書類整理をするために、まずは書類整理の注意点について説明していきます。

書類には保管期間があります

会社で発生する書類の多くには、法律で定められた保管期間があります。保管期間が定められた書類を保管期間が過ぎる前に捨ててしまうと、法律違反となります。

保管期間のある書類の中でも、個人情報書類には特に注意が必要です。個人情報の流出は大きな社会問題につながってしまいます。また、「会社と従業員」「会社と取引先」などの間でトラブルがあった際や、税務調査の際に必要書類がないようでは、管理責任を問われてしまいます。

保管期間のある書類を把握して、社員ひとりひとりが書類整理をし適切な保管をできるようにしておきましょう。

書類を整理するときには、まず書類の保管期間を意識してみましょう。書類整理をすると日々の仕事がスムーズになり、書類の保管スペースの削減にもつながります。

書類整理方法【収納・ファイリング】

ここからは、どのように書類整理をしていくのかの手順を紹介します。

まずは書類を分類

まず必要な作業は、書類の分類です。書類を必要な書類と廃棄する書類に分けることから始めましょう。

必要な書類は法律で定められた保管期間のある書類（【法定保存文書の保存期間一覧】参考）と、現在進行中の案件など会社として必要な書類とになります。どれが必要な書類かわからない場合は、社内の書類保管規定や書類保管マニュアル（後述）を確認するとよいでしょう。

書類は立てて保管

書類を必要な書類と廃棄する書類に分けたあとは、書類をクリアファイルやリングファイルなどにまとめていきましょう。書類は基本的に「立てて保管」する必要があります。書類を平積みにしておいた場合、どんな書類が積まれているのかわからず、取り出すときに散らばってしまう可能性があります。書類の破損や紛失にもつながりやすいため、たとえデスクの上でも書類は必ず「立てて保管」を徹底しましょう。

デスクの上なら書類をクリアファイルなどで案件ごと・種類ごとに分類し、そのクリアファイルを立てておくケースが必要になります。

書類棚に収納するなら、書類の種類ごとにファイリングしてラベルをしっかり貼りましょう。

使わなくなった書類は廃棄or保管

法律でも会社でも保管を定められていない書類なら、廃棄を考えてみましょう。保管を定められている書類であれば、古い年度の書類など、普段使わないものから書類棚に収納していきましょう。

会社全体の書類整理をしよう

会社全体の書類整理の方法も、身の回りの書類整理と基本的には変わりません。

よく使う書類は取り出しやすい書類棚に保管し、あまり使わない書類は取り出しにくい場所にある書類棚や書類倉庫などに保管しましょう。法律上の保管期間が満了し、かつ会社で保管を定められていない書類なら、廃棄して社内の書類の量を減らすことをオススメします。

基本的に会社には「書類保管規定」や「書類保管マニュアル」が存在します。それらに沿った保管をしておけば、書類整理としては問題ないはずです。もし会社に「書類保管規定」がないのであれば、早めに作成した方がいいでしょう。次の項から詳しく説明していきます。

書類保管規定と書類保管マニュアル

「書類保管規定」は法律で定められた保管期間のある書類（法定保存文書）の保管期間を元に、「どの書類を」「何年」「どのように」保管するかの取り決めが記載されている規定です。書類保管規定が存在しなかったり古かったりすると、社員がどのように書類整理や保管をしてよいのか、わからなくなってしまいます。法改正によって書類の保管期間も年々変わっていくことから、書類保管規定も定期的に見直して整備する必要があります。

「書類保管マニュアル」とは書類保管規定を元に、実際の保管方法や管理者などを記載しているマニュアルのことです。わかりやすい書類保管マニュアルを社員に周知しておけば、社員ひとりひとりが適切に書類整理できるようになります。

書類保管規定や書類保管マニュアルを元に書類を整理・収納できるようにしておき、業務の効率化を目指しましょう。

書類棚への保管・収納方法

書類棚に保管するときは、同じ書類や近しい書類に分類し、ファイリングしてから保管しましょう。書類を綴じたファイルは、「経理書類」「人事関係の書類」など書類の属性ごとにまとめて保管します。顧客情報や従業員の給与明細など、個人情報につながるものは鍵付きの書類棚に保管するなどのセキュリティ対策も忘れてはいけません。

書類をファイリングしたり書類棚に収納したりする際には、保管期間が同じ書類をまとめておくことをオススメします。さらに、書類を保管しているファイルにはラベルを貼り、保管期間を書いておきましょう。そうすることで廃棄の際にファイルごと・棚ごとの単位で廃棄できるため、手間が減ります。

もし社内の書類保管スペースが足りないのであれば、書類保管サービスの利用もオススメです。書類保管サービスとは、書類専用倉庫に書類を預けることのできるサービスです。書類を箱詰めするだけで回収され、預けた書類が必要になった際には配送され手元に届きます。書類保管サービスを利用すると社内がすっきりするだけでなく、Webで預けた書類を管理できるため、日々の書類整理の手間が大幅に省けます。とはいえ、頻繁に集配送しては料金がかかってしまうため、普段使わない書類をメインに書類保管サービスに預けることを考えてみましょう。

書類の廃棄方法

書類を整理する際には、廃棄する書類の処理方法についても考えなければなりません。

仕事で使用する書類の多くは、社外に流出してはいけない書類ではないでしょうか？　人の目に触れないように、シュレッダー処理や機密文書専門の廃棄サービスに依頼して処理する必要があります。

廃棄する書類の量が少ないのであれば社内でシュレッダーにかけてもよいですが、シュレッダー作業分の人件費やシュレッダーのゴミの回収料金などがかかってしまいます。また、シュレッダーの調子が悪いとうまく裁断できないことなどもあり、機密文書を処理する方法としては不安が残ります。そのため、機密文書廃棄サービスへと書類の廃棄を依頼することをオススメします。

機密文書廃棄サービスとは、書類を箱詰めすると回収され、処理を委託できるサービスのことです。廃棄する書類の量が多ければ多いほど、社内での処理は現実的ではありません。書庫番人の機密文書廃棄サービスなら一箱600円ととても安価に機密文書を処理できますので、是非お気軽にお問い合わせください。

書類保管サービス・機密文書廃棄サービスなら書庫番人がオススメ

社内に書類があふれている、どの書類を廃棄していいのかわからないなどのお悩みがある場合は、是非書庫番人にご相談ください。

書類整理の方法からご相談に乗り、保管から廃棄にわたるまでベストな方法をご提案させていただきます。