運送業の書類の保存期間まとめ

運転日報など、運送業特有の書類の保存期間を知っていますか？　法律で定められた保存期間を守れるように、運送業の書類の保存期間と保存方法をわかりやすくまとめました。

運送業の書類の保存方法

運送業に限らず企業ではさまざまな書類が発生しますが、これらの書類のほとんどは法律により保存しなければいけないことになっています。適切な保存を怠ると法律に違反する可能性があり、それにより罰則を受ける可能性もあるからです。これは、運送業特有の書類でも同じです。

書類を正しく保管するためには、まず書類ごとの保存期間を把握することが重要です。書類ごとに法的な保存期間が定められているため、その保存期間に合わせて保存しましょう。

運送業の書類の保存期間

書類を保存するときは、保存期間と起算日（数えはじめの日）を覚えておく必要があります。保存期間と起算日は書類によって異なるため、保存の際には注意が必要です。

運送業の書類の保存期間一覧

保存期間	書類名	起算日
永年	一般貨物自動車運送事業計画変更申請書	–
2年	定期点検整備記録簿の写し（軽貨物事業用車）	作成の日
1年	定期点検整備記録簿の写し	作成の日
法的な保存義務はないが、1年がよいと思われる	日常点検表	–
1年	点呼記録簿	明確な規定なし（作成の日でよいと思われる）
1年	運転日報（乗務記録）	明確な規定なし（作成の日でよいと思われる）
5年	勤怠管理に利用している運転日報（乗務記録） ※タイムカードと同じ扱い	賃金の支払が完了した日
1年	アルコールチェックの記録	作成の日
1年	運行指示計画書運行指示計画書の写し	運行の終了の日
3年	乗務員等教育記録簿	明確な規定なし（作成の日でよいと思われる）
3年	乗務員の適性診断	明確な規定なし（作成の日でよいと思われる）
1年	運行記録紙	明確な規定なし（作成の日でよいと思われる）
3年	事故記録簿	明確な規定なし（作成の日でよいと思われる）
3年	自動車事故報告書	明確な規定なし（作成の日でよいと思われる）
3年（事務所ごとに保存）	運転者台帳	転任・退職・解雇・死亡などの日
5年（事務所ごとに保存）	労働者名簿を兼ねた運転者台帳	転任・退職・解雇・死亡などの日

▼そのほか、一般的な企業でも発生する書類の保存期間については、「法定保存文書の保存期間一覧」のページをご覧ください。

法定保存文書の保存期間一覧

法定保存文書の保存期間一覧 法定保存文書の保存期間一覧 ここでは法律で定められた書類（法定保存文書）の保存期間…

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運送業の書類の保存のコツ

運送業の書類の保存方法について、さらに具体的なポイントを紹介します。

まず、保存期間ごとにファイリングすることを心掛けましょう。ファイルには保存期間の満了日時を明記しておくと、廃棄の際に便利です。人事系の書類などの「退職してから○年間保存」というような保存期間の書類は、雇用中は人ごとにまとめておき、退職した後には退職者の書類ファイルを作成し、年度ごとに管理するのがよいでしょう。

さらに書類の管理を簡単にするためには、保存期間の長いほうに合わせて保管することもオススメです。例えば、法律上3年間の保存を義務づけられている書類でも、社内規定で5年間保存することにしておき、他の5年間保存する書類とまとめて保管しておくことで廃棄の手間を省けます。

これらの方法を実践することで、書類の整理・管理が効率的に行えるようになります。適切な書類の保存は運送業における重要な業務の一環と言えます。ぜひ取り組んでみてください。

また、近年は書類の電子化を行う企業も増えています。書類の保存スペースの削減になるなどのメリットもありますが、電子化を行うにはさまざまな要項を満たした保存が必要になるため、導入のハードルも高いでしょう。紙の書類での保存方法のほうがシンプルでわかりやすいため、電子化が難しいと感じた場合は紙での保存をオススメします。

運送業の書類の保存に困っているなら書類保管サービスがオススメ

運送業の書類の保存にお困りの場合は、書類保管サービスの利用がオススメです。書類保管サービスでは、書類保存に適した外部の倉庫に書類を保存できるため、社内の書類保存スペースをスッキリさせることができます。

特に書類保管サービスの「書庫番人」では、預けた書類の保存期間が過ぎた際に通知を受け取ることができます。通知が来たタイミングで廃棄の手続きを取れば、簡単に書類を廃棄でき、無駄な保管料を支払う必要がありません。また、書庫番人はお客さまの書類の保存状況に合わせたご提案ができます。「電子化をしたいけど、どの書類から電子化すればいいんだろう」「こんな書類があるんだけど、どれを預けたらコスト削減になる？」などの書類の保存全般のお悩み相談も受け付けていますので、お問い合わせから気軽にご相談ください。ご相談は無料です。

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