ペーパーレス化のメリットとデメリットを知って賢く運用！

ペーパーレス化のメリットとデメリットを把握して、書類を賢く運用・保管しましょう。そもそもペーパーレス化すべきなのか？というポイントから切り込んでいきます。

そもそもペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、その名の通り「紙をなくす」ことです。具体的には、書類を電子化し、電子上でやりとりすることによって、紙の書類の発生をなくすということをイメージするとよいでしょう。

近年書類に関する法律も改正され、電子化の導入がしやすくなりました。以前までは紙での保管が義務づけられていた書類も、現在では電子データでの保管が認められています。テレワークでの業務が増えたこともあり、ペーパーレス化が進んだ企業も多いようです。

ペーパーレス化は必要？

ペーパーレス化には、コストダウン、業務効率化、セキュリティの強化などのメリットがあります。しかし、導入コストがかかるなどのデメリットも多く存在します。企業によってはメリットよりもデメリットが上回ってしまうこともあるため、「すべての企業がペーパーレス化すべき！」とは言えません。

ペーパーレス化のメリットとデメリットを比較して、メリットが上回るようであれば、少しずつペーパーレス化を進めていくのがよいでしょう。

ただし、電子帳簿保存法の改正により、Webサイトや電子メールなどにより電子取引した書類に関しては、電子データでの保存が義務づけられることになりました。以前までは紙に印刷しての保管が可能でしたが、2022年1月1日からは電子保存しなければいけないことになっています。なお、2年間の猶予が設けられているため、2024年1月1日までには、最低限、電子取引した書類だけは電子保存できる環境を整えておく必要があります。

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化すべきかどうかを検討するためにも、どんなメリットやデメリットがあるのかを知っておくとよいでしょう。まずはメリットについて一つ一つご説明します。

印刷費の削減

紙に印刷することで、プリンターのトナー代やメンテナンス費用、用紙代がかかります。ペーパーレス化することにより、それらのコストダウンになります。しかし書類の電子化にも、書類を保管するサーバやシステム費用、デバイスの費用が継続的に必要になるため、書類の量や従業員数によってはかえってコストがかかる場合もあります。

書類を見つけやすくなる

紙で書類を保管している場合、「どの棚の、どの引き出しの、どのファイルの、どのあたりにあるのかな……」と、書類を探す手間がかかります。その点、整理された電子データであれば、検索機能を使いすぐに必要な書類を見つけることができます。

テレワークに対応＆社内外のコミュニケーションが迅速に

書類を電子化しておくことで、社外でも書類を閲覧可能になるため、テレワークに役立ちます。タブレットやスマートフォンによって屋外でも書類を確認できるため、営業職などの方は特に便利に感じるでしょう。また、紙の書類を郵送していては何日もかかるやりとりでも、メールで送るなら5分で済むため、業務の効率化にも繋がります。

書類の保管スペースの削減

書類の保管スペースに悩まされている企業も多いのではないでしょうか？　書類を電子化することで、保管スペースを削減することができます。もし書類の保管スペースのために賃料を払っているのであれば、コストダウンにも繋がります。（単純に書類の保管スペースを削減したいという場合には、書類保管サービスを使うという手もあります）

セキュリティの向上・災害対策

書類を電子化することで、パスワードなどを用いて社内にセキュリティレベルを設定することができます。紙の書類であれば棚に鍵をかけたりする手間がかかりますが、電子化することでその手間を省けます。しかし、電子化には書類を外部に持ち出しやすくなってしまう危険性もあります。「重要書類の入ったUSBメモリなどを持ち歩き、酒に酔ってなくした」などの重大なミスが起こらないよう、しっかりと社内規程を設け、従業員に守らせる必要があります。なお、書類を電子化し、書類保管システムなどを用いてクラウド上に保管することで、災害の際などに書類を守れる可能性もあります。

ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化にはメリットも多いですが、なかなか導入に踏み切りにくいデメリットもあります。こちらもご説明します。

導入コストが高い

ペーパーレス化のデメリットとして一番大きなものが、「導入コストが高い」ことです。電子化のための設備の費用、紙の書類を電子化する手間と時間、従業員が使いこなせるようにする教育コストなど、さまざまなコストがかかります。書類を電子化してもしっかりとした管理をしなければ、紙の書類よりも管理が乱雑になってしまい、使いにくく、電子化した意味が無くなってしまいます。電子化に踏み切る際には、入念な準備が必要になります。

見やすさに難がある

紙の書類に慣れている方は、パソコンやタブレットなどの画面上で書類を確認する際に「見にくい」と感じてしまうこともあります。また、書類を並べて比較したいときなどには、紙の書類のほうが便利な可能性もあります。

コンピュータの故障・停電などの影響を受ける

書類を保存しているサーバが破損すると、書類データをすべて失ってしまう可能性があります。そのため、バックアップなどの体制をしっかりと整えておかなければなりません。また、停電の間は書類の保存や閲覧ができなくなってしまいます。

システムやアプリ等のエラー・サービス終了の影響を受ける

クラウド型の書類保管システムを使用している場合、ネットワークのエラーなどの影響を受けます。さらにシステムがサービス終了してしまうと、書類データをまとめ直す手間などもかかります。クラウド型の書類保管システムを利用していなくても、普段保存や閲覧に使用しているソフトやアプリの更新がストップしてしまうと、セキュリティ面の危険性も生じる可能性があり、注意が必要です。

取引先がペーパーレス化に対応できない

自社をペーパーレス化させたあとも、取引先が紙の書類でのやりとりにしか対応していないこともあります。その場合、自社内では紙の書類とデータの書類が混在することになるため、管理が面倒かもしれません。まだまだハンコ文化も根強く、すべての書類のペーパーレス化はできないと思っておいたほうがよいでしょう。

ペーパーレス化する方法

それでは、ペーパーレス化をしようと思った場合にはまず何から取りかかればよいのでしょうか？　まずは、ペーパーレス化するためにどんな方法があるのかを知っておきましょう。

• スキャナを使用して紙の書類を読み取り、電子データにする
• FAX送受信内容をデータとして保管できるサービスの利用
• 請求書などの書類をコンピュータ上で作成するテンプレートの作成または作成するサービスの利用
• 書類保管システムの導入　など

まずは緊急性のある書類や、ペーパーレス化に取りかかりやすい書類からペーパーレス化に取りかかるのがよいでしょう。いきなりすべての書類をペーパーレス化するとなると、従業員が対応できない場合があります。少しずつペーパーレス化に取りかかることで、電子化した書類の運用に慣れてもらいましょう。

なお、ペーパーレス化するためには最低限、書類の電子化に関する2つの法律について知っておく必要があります。「e-文書法」と「電子帳簿保存法」がそれに当たります。

e-文書法

e-文書法は、さまざまな紙の文書の電子保存を認める法律であり、業務上発生する書類のほとんどが該当します。主に紙の書類をスキャンして電子化する際に考慮しなければいけない法律です。書類の電子化の際には、e-文書法により保存可能な書類かどうかをあらかじめチェックする必要があります。e-文書法では、以下の4つの条件のうち、書類ごとに指定されている条件を満たさなければいけません。

• 見読性（電子化された文書が、コンピュータなどの画面上で読めること）
• 完全性（消失や改ざんを防ぐために、消去・変更を確認できること）
• 機密性（許可していない人からのアクセスを制限すること）
• 検索性（必要なデータをすぐ検索し、引き出せること）

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、税務や経理などに関する書類が対象です。2021年までは書類を電子保管するために税務署への申請が必要でしたが、現在は必要ありません。また、サインが不要になったほか、タイムスタンプの期限が2ヶ月に延長しており、ペーパーレス化しやすくなりました。

電子帳簿保存法で定められた書類を保存する際には、以下の2つの条件を満たす必要があります。※小規模な事業者などに関しては例外もあります

• 真実性の確保（タイムスタンプや、改ざんできないシステムでの保存や、訂正・削除の防止に関する規程を設けること）
• 可視性の確保（明瞭な状態で速やかに出力できること、検索機能を確保すること）

また、前述の通り、電子取引した書類に関しては電子データでの保管が義務づけられたため、電子帳簿保存法に該当する書類を電子上で作成・取引している場合には、紙に印刷しての保管ではなく、電子データのままで保管できるようにしておきましょう。

ペーパーレス化に踏み切れずにいるなら

「でもペーパーレス化ってどこからどう進めたらいいの……？」そんな場合、書庫番人の電子化サービス（スキャニング）なら、ペーパーレス化のお手伝いができます。ただ書類を電子化するというだけでなく、書類保管のコンシェルジュがつきますので、まずどの書類から電子化すべきなのか、どのような運用をすれば業務の効率化・コスト削減に繋がるのかをご提案します。ご相談は無料ですので、まずはお気軽にお悩みをお伝えください。