事務作業で必須のファイリングについて解説！時間と手間を減らす方法とは?

事務書類のファイリング方法についてわかりやすく解説します。事務書類の保管に悩んでいる方は必見です。効率的な事務処理を実現するファイリング術を紹介します。生産性を向上させ、仕事の業務効率をアップしましょう。

事務作業のファイリングとは

事務作業において欠かせないファイリングは、書類を整理・保管し、必要な時にスムーズに取り出せるようにする作業です。書類が散乱していると、必要な時に探し回ることになるため、必要な書類を迅速に見つけられるように保管することが大切です。
また、ファイリングは事務作業の中でも重要な役割を果たしていますが、慎重さと効率性が求められるため、時間がかかる傾向があります。解決策は、ファイリングの方法を見直したりコツを覚えたりすることで、効率的なファイリングが可能になります。
本記事では、ファイリングに関する疑問や課題を解決するために、具体的な方法やコツについてわかりやすく詳しく紹介していきます。

ファイリングのコツや役立つ情報

請求書や領収書などの書類はビジネスにおいて必要不可欠なものです。そのため、これらの事務書類を適切にファイリングして保管する方法が重要です。ファイリングにはさまざまな方法がありますが、以下に即座に取り組むことができるファイリングのコツを紹介していきます。

書類を分類する

事務書類の主な分類方法は3つあります。それぞれの方法を確認していきましょう。

1.使用頻度別に分類

頻繁に使用する書類は、作業中にすばやく取り出せるようにするのがポイントです。たとえば、日常的に利用する報告書やフォームなどは、手の届く場所に収納しておくと便利です。一方、使用頻度の低い書類は、収納スペースの奥や別の場所に保管することを心がけましょう。

2.月別に分類

経費や月次レポートなど、期間で区切れる書類は月別にまとめることで、管理がスムーズになります。各月の書類をまとめたファイルに収納し、必要な時に迅速にアクセスできるようにしましょう。また、事務書類を月別に分類することで、経費計算などの際にも特定の月の書類を見つけるのが簡単になります。

3.案件別に分類

プロジェクトや案件ごとに事務書類をまとめることは、効果的なプロジェクト管理につながります。たとえば、関連する書類を1つのファイルにまとめたり、案件名やプロジェクト番号などでラベリングを行ったりするとプロジェクトの進捗をスムーズに管理できます。

判別しやすいように工夫する

書類を判別しやすくするために、以下のアイテムを活用すると便利です。

• シール
• ラベル
• 付箋
• クリップ

たとえば、重要な機密書類は赤色のシール、期日が迫っている書類は黄色のシールなど色を使って重要度を表現するのがオススメです。
また、剥がせるタイプのシールやラベルを使用することも重要です。ファイルを再利用したり、カテゴリーの変更や追加を行ったりする際に簡単にラベルを剥がせると便利です。柔軟性のあるファイリングのルールを決めることで、変更や調整が容易に行えます。

不要な書類を処分する

事務書類の保管スペースを解放し整理された環境を作るために、不要な書類を洗い出し適切に処分しましょう。ただし、個人情報や機密情報を含む書類を処分する際には注意が必要です。安全な処分方法を選ぶことで情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが大切です。個人情報が漏洩しないための対策として、機密文書廃棄サービスやデータ消去ソフトウェアを利用するなど、適切な手段で個人情報を守りながら書類の管理を見直しましょう。

保管期間について
事務書類をファイリングする際には、適切な保管期間の把握と管理が重要です。多くの書類は法律で保管期間が定められています。法律で定められた書類の保管期間を詳しく知りたい方は、ぜひ以下の記事もチェックしてみてください。保管期間を把握し、必要な書類を適切にファイリングして管理しましょう。

参考記事：法定保存文書の保存期間一覧

細分化しすぎないようにする

事務書類の整理は、効率的に作業を進める上で非常に重要です。しかし、書類を細かく分類しすぎることは逆効果になることがあります。細分化しすぎると、作業時間が増えてしまうためです。さらに、細かく分類された事務書類の中から必要なものを見つけるのに時間がかかることもあります。効率的なファイリングを目指すためには、作業にかかる時間や費用を考慮して適度な分類を行うことが大切です。

ファイリングのコツのまとめ

上述した事務書類のファイリングのコツを意識することで、作業効率は飛躍的に上昇します。さらに、作業手順を共有することで誰が作業しても同じようにファイリングを行うことができ、書類の紛失や作業ミスを防げます。必要な情報や書類の特徴を考慮しながら適度にグループ分けを行うことで、作業の効率性を保ちながら書類を整理しましょう。

ファイルの種類

事務書類のファイリングで使用する代表的なファイルの種類は次の3つです。

• バーチカルタイプ
• バインダーや厚型ファイルタイプ
• レターケースタイプ

次の項目で、特徴やメリット・デメリットについて詳しく解説します。

①バーチカルタイプ

バーチカルタイプは、引き出しやファイルボックスなどに書類を垂直に保管し、ファイルごとに整理する方法です。特徴は、書類を綴じ込まないため、出し入れがスムーズに行えることが挙げられます。ファイリングに時間を取ることが難しい場合や書類の作成頻度は高いが見直す頻度は低い場合にオススメです。

【メリット】
・入れ替えが簡単
・手間が少なく書類を追加しやすい

【デメリット】
・ファイルを持ち出しにくい
・蓋を閉じられないために書類を失うリスクがある

②バインダーや厚型ファイルタイプ

バインダーや厚型ファイルタイプは、事務書類をバインダーや厚型ファイルに綴じて保管する方法です。特徴は、背表紙に情報を記載できる点が挙げられます。タイトルや見出し、索引、年代、種類、重要度などの情報を背表紙に記入することで、必要な時に迅速に書類を見つけられます。ファイリングに時間をかけることができる場合や頻繁にファイルを持ち出す場合に最適です。

【メリット】
・探しやすい
・持ち運びが楽

【デメリット】
・バインダーや厚型ファイルを収めるスペースが必要である
・書類を綴じる作業が手間になる

③レターケースタイプ

レターケースタイプは、事務書類をトレイや引き出しに収納します。この方法は書類を細分化することができるため、種類ごとに書類を整理することができます。必要な書類を簡単に見つけられるのが特徴です。他の方法に比べて費用がかかる場合が多いですが、しっかりと整理整頓したい方にはオススメです。

【メリット】
・比較的コンパクトな形状で書類を収納できる
・引き出しを開ければ瞬時に書類を取り出せる

【デメリット】
・書類を平置きする必要がある
・レターケースを揃えるのに費用がかかる

このように事務書類のファイリング方法は主に3つあります。特徴がそれぞれ違うため、メリット・デメリットをしっかりと把握し自社に合った方法を選択することが重要です。

また、ファイルを使用した自社内での書類管理方法や、書類保管のスペースに困っている場合は、書類保管サービスを利用するのがオススメです。

効率化するなら検討すべきツールやサービス

事務書類のファイリング作業において、時間効率を考慮することが重要です。効率的なファイリングを実現するために、検討すべきツールやサービスは以下の通りです。

• 書類の電子データ化
• 書類保管サービス

それぞれ確認していきましょう。

書類を電子データ化して保管する

デジタル化ツールやクラウドストレージを活用することで、紙の書類をスキャンして電子ファイルとして保管できます。これにより、スペースの節約や検索の便利さなどの利点があります。しかし、デジタル化には移行の難しさや知識の必要性といったデメリットも考慮する必要があります。大量の書類のデジタル化には時間と手間がかかり、コンピュータの操作や書類管理ツールの知識が必要となります。

したがって、デジタル化を検討する際には、社内の環境やニーズに合わせて利点と課題を慎重に考える必要があります。デジタル化によって得られるメリットを最大限に活かしながら、デメリットを克服するための対策を講じることが重要です。

また、電子データの保管は、電子帳簿保存法やe-文書法に則って行わなければならない場合もあるため注意しましょう。

書類保管サービスに任せる

書類の管理や保管にお困りの方は、書類保管サービスに任せることを検討してみるのがよいでしょう。

書類保管サービスは、主に書類の保管や集配送を行ってくれます。書類保管サービスの中には、専門の知識と経験を持ったプロフェッショナルが担当についたり、書類の保管や整理についてアドバイスをしてくれたりするものもあります。このような書類保管サービスのスタッフは書類の取り扱いに慣れており、効率的な事務書類のファイリングシステムを提案し、必要な書類を迅速に取り出すことができるのでオススメです。書類のことで困ったら気軽に相談してみるとよいでしょう。

オススメの書類保管サービス

最後に書類保管サービスをご紹介します。数多くの書類保管サービスが存在しますが、その中でも「書庫番人」についてご紹介します。
書庫番人の特徴は、書類の保管や分類、Web管理、廃棄、紙の書類の電子化、電子契約サービスとの連携（クラウドサイン）など書類全般のサービスを行っている点です。良心的な価格設定と充実したサポート体制もあるため、はじめての企業でも利用しやすいです。また、預けるべき書類のコンサルティングや説明会などのサポートも充実しています。さらに、書庫番人はヒアリングをしっかりと行うことでコストのかからない保管の提案ができるため、書類保管に関するコストを削減したい企業にもオススメです。書庫番人は効率的な書類管理と安心のサポートを提供しています。

書庫番人の料金シミュレーションで書類の保管にかかる料金の目安を今すぐ確認することができます。気になる方は料金シミュレーションもチェックしてみてください。

効率的なファイリングを目指すなら、書類保管サービスの活用が大きな助けとなるはずです。ぜひ一度、詳細をご相談ください。