機密文書の管理、できてますか？

投稿日 2022年5月30日
更新日 2023年11月1日
著者書庫番人コラム編集犬
カテゴリー書類保管
カテゴリー機密文書廃棄

機密文書の管理には気を付ける点が多く、頭を悩ませている方も多いはず。そこで、「そもそも機密文書とは」「機密文書の保管方法」「機密文書の廃棄方法」についてわかりやすく説明していきます。

機密文書とは

そもそも機密文書とはどういったものを指すのでしょうか。機密文書とは企業に関する重要な文書のことを指し、漏洩しないようしっかりと管理しなければなりません。適切な管理を行わず、機密文書を漏洩させてしまうと、大きな損害に繋がる可能性があります。

機密文書はセキュリティレベルに合わせ「極秘文書」「秘文書」「社外秘文書」の3段階に分けられます。

極秘文書

極秘文書とは、最も重要な機密文書です。企業そのものや経営に直結するような内容が含まれており、厳重な管理が必要な機密文書になります。役員などごく一部の人間だけが閲覧を許されるべき文書です。決して漏洩してはならない文書はすべて極秘文書と言ってもよいでしょう。

例：未公開のプロジェクトの開発内容が記載された文書、経理に関係する文書など

秘文書

秘文書とは、極秘文書よりは重要度が低いものの、社外秘文書よりは重要度が高い機密文書です。役員やプロジェクトに関わっている人間など一部の人間のみが閲覧可能になります。

例：契約書、人事関連の文書

社外秘文書

社外秘文書は、社内でのみ共有が可能な文書のことです。極秘文書、秘文書より重要度は低くなりますが、社外の人間が目につく場所に保管しないようにしましょう。

例：業務で使用するあらゆる文書

極秘文書、秘文書、社外秘文書はセキュリティレベルが異なりますが、どの文書も漏洩した場合に多かれ少なかれ損害をもたらします。機密文書の保管・廃棄のマニュアルを用意し、誤って捨ててしまったり、紛失してしまったりしないよう管理していきましょう。

機密文書の管理１【保管】

機密文書の保管は企業の義務となります。機密文書が漏洩しないように、「保管年数」「保管方法」の2つの点について社内でルールを決めて運用していかなければなりません。

機密文書の保管年数

機密文書の多くは法律で保管を義務づけられており、法定保存文書と呼ばれています。機密文書は法定保存文書の保存期間に従って、決められた年数の間保管しておきましょう。

一般的な企業には文書保管規定など、文書に関する規定があるはずです。その規定を定期的に整備して従業員がスムーズに保管できるようにしておきましょう。

機密文書の保管方法

極秘文書・秘文書のほか、顧客や従業員の個人情報が含まれる書類については、決められた社員以外には触れられないように、鍵付きの書庫や書類棚に保管すべきと言えます。また、セキュリティだけではなく、湿気や日焼けなどで機密文書が傷んでしまわないように気を付けましょう。火事や地震など災害の際にもできるだけ影響を受けずに済む保管場所を確保しておきたいものです。

しかし、一般的なオフィスでは前述の点をすべてカバーできる保管場所の確保は難しいと思われます。そういった場合は、機密文書を書類保管サービスなどに預けることをオススメします。書類保管サービスに預けることで、機密文書を安全に保管できるだけでなく、社内の機密文書の量が減り管理しやすくなります。書類保管サービスを選ぶときは、セキュリティ対策と災害対策の面を確認し、最も安心できる会社を選びましょう。

機密文書の管理２【廃棄】

機密文書の保存期間が過ぎた場合には、人の目に触れることのないよう適切な処理をして廃棄しなければなりません。永久保存するような一部の機密文書以外は、保存期間が過ぎたタイミングで廃棄することで、管理を簡潔にすることができます。管理の手間が減ることで、結果的に漏洩のリスクを下げることができるでしょう。

機密文書の漏洩は、廃棄のタイミングで発生することが多いため、できるだけリスクの少ない廃棄方法を選ぶ必要があります。機密文書の具体的な廃棄方法としては、機密文書廃棄専門のサービスを利用するのがよいでしょう。機密文書廃棄サービスを選ぶ際には、廃棄処理する工場だけでなく、回収車までセキュリティ対策がなされているか確認しておくことをオススメします。

廃棄する機密文書を社内でシュレッダーにかけている企業も多く見られますが、作業のコストや、シュレッダーごみから機密が漏洩するリスクを考えると、機密文書廃棄サービスの利用がベターと言えます。

文書の廃棄方法については、下記の記事でも詳しく解説しています。

機密文書の管理を楽にしたいなら

機密文書の管理にはなにかと気を遣うものです。機密文書の取り扱い方に困っている方には書庫番人をオススメします。書庫番人は書類保管サービスと機密文書廃棄サービスが連動したサービスです。セキュリティ対策・災害対策がされている倉庫に機密文書を預け、不要になったら廃棄することで、管理の手間を安全に削減することができます。また、コンシェルジュが機密文書の適切な管理方法をご提案しますので、機密文書の取り扱いに不慣れな方も安心です。

機密文書の管理に悩んでいるなら、お気軽に見積もりなどご相談ください。