文書保存期間と起算日【かんたん解説】

法定保存文書の保存期間には「起算日」が設定されています。文書の保存期間と起算日をしっかり把握して保存しなければ、文書保存はできません。この記事では、保存期間と起算日についてわかりやすく解説していきます。

文書保存期間と起算日とは

文書保存期間…法律で定められた文書の保存期間

起算日…文書保存期間の数えはじめの日

業務上発生する文書の多くには、法律により保存が義務づけられています。法律で定められた「文書保存期間」の間は保存しておかなければ法律違反となってしまい、監査の際などに不利な扱いを受けてしまうかもしれません。そのため、文書保存期間をしっかり守って保存できるよう、社内の文書管理サイクルを整えておきましょう。

文書保存期間をしっかり守って保存するためには、「起算日（文書保存期間の数えはじめの日）」を把握し、文書を管理する必要があります。

文書の保存は会社法、労働基準法、税法などさまざまな法律で定められており、文書保存期間も起算日も文書によって異なります。社内の文書管理規定や文書保存マニュアルなどを定期的に見直し、さまざまな文書を管理できるようにしておきましょう。もし社内に文書管理規定や文書保存マニュアルがない場合には、社員それぞれが適切に文書を取り扱うことができなくなってしまうため、早急に整備すべきと言えるでしょう。

なお、経理書類などは複数の法律で保存期間が定められている上に、それぞれの法律によって保存期間が異なります。そういった場合には、保存期間が長い方に合わせ文書を保存できるよう、マニュアルに記載しておきましょう。

文書保存期間の起算日からの数え方

文書保存期間の数え方はそれぞれ異なり、中には数え方が複雑なものも存在します。代表的なものが、経理書類などの事業年度に関係する文書です。経理書類などの文書保存期間の数え方や起算日に、混乱している人は多いのではないでしょうか。もし文書保存期間や起算日を間違えて文書を保存してしまうと、保存期間を1年短く保存してしまうかもしれません。

ここで具体的な例を挙げてみましょう。

例として、2022年度（令和4年度）の総勘定元帳を保存するとします。総勘定元帳は会社法と税法で保存期間が定められており、会社法では保存期間が「10年間」、税法では保存期間が「7年間（赤字の場合9年間）」となっています。総勘定元帳を保存する際には、保存期間が長い方に合わせ、10年間保存することにしましょう。総勘定元帳の起算日は会社法では「会計帳簿の閉鎖の時」となります。会社が3月決算とすると、「会計帳簿の閉鎖の時」は3月31日となるでしょう。よって、2022年度の総勘定元帳の保存期間は、「2023年（令和5年）4月1日〜2033年（令和15年）3月31日」となります。

廃棄のタイミングを間違えないように、文書が綴じられたファイルに保存期間の満了日をラベリングしておくと、文書の管理が楽になるかもしれません。

法定保存文書の保存期間と起算日一覧

文書を保存するためには、法定保存文書（法律で保存が定められている文書）の保存期間と起算日をそれぞれ確認しながら整理するとよいでしょう。

法定保存文書の保存期間と起算日の一覧は下のページをご覧ください。

保存期間が複数ある文書については長い方の保存期間（保存すべき期間）を記載しています。

法定保存文書の保存期間一覧

法定保存文書の保存期間一覧 法定保存文書の保存期間一覧 ここでは法律で定められた書類（法定保存文書）の保存期間…

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文書の保存に困っている方へ

文書の保存期間や起算日は文書によってそれぞれ異なるため、管理体制を整えるためには時間と手間が必要になります。そういった場合には、書類保管サービスに文書を預けることをオススメします。書類保管サービスに預けておくと、Web管理システムなどで文書を管理することができるため、保存期間を把握しやすくなります。

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