納品書の保管期間を根拠となる法律から解説！

投稿日 2024年3月21日
著者書庫番人コラム編集犬
カテゴリー書類保管

納品書の整理をしていて気になるのが保管期間。何年保管しておけばいいの？と疑問に思っている方のために、根拠となる法律からしっかり解説します。

納品書の保管期間

納品書とは、商品やサービスの受け取り時に発行される重要な取引証憑書類のひとつであり、取引証憑書類には他にも請求書、注文書、契約書、見積書、仕入伝票などがあります。納品書をはじめとする取引証憑書類は法人税法によって保管が定められているため、決められた期間の保管が必要です。

	保管期間	起算日
納品書	7年間 ※赤字の事業年度は10年間	事業年度の確定申告書の提出期限の翌日

起算日がややこしいですが、例えば3月末決算の会社の場合、確定申告書の提出期限は2か月後の5月31日です。保管期間はその翌日の6月1日から数えはじめることとなるため、赤字のない事業年度の納品書は7年後の5月31日まで保管しておけばよいということです。

保管期間と起算日の根拠となる条文は以下のとおりとなります。

（帳簿書類の整理保存）
第五十九条　青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、起算日から七年間、これを納税地（第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地）に保存しなければならない。
一　第五十四条（取引に関する帳簿及び記載事項）に規定する帳簿並びに当該青色申告法人の資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成されたその他の帳簿
二　棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに決算に関して作成されたその他の書類
三　取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し
２　前項に規定する起算日とは、帳簿についてはその閉鎖の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月（次の各号に掲げる事業年度にあつては、当該各号に定める月数。以下この項において同じ。）を経過した日をいい、書類についてはその作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月を経過した日をいう。
法人税法施行規則（昭和四十年大蔵省令第十二号）｜e-Gov法令検索https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=340M50000040012

▼参考サイト：国税庁

No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

www.nta.go.jp

なお納品書を10年間保管としているケースもまれに見られます。会社法では「株式会社は『会計帳簿及びその事業に関する重要な資料』を10年間保管する」ということになっており、それにしたがって納品書も保管しているというものです。『会計帳簿及びその事業に関する重要な資料』は総勘定元帳などの書類とされていますが、そこに納品書をはじめとする取引証憑書類が含まれているかどうか明確な規定はありません。含まれないという見解が一般的ですが、10年間保管しておけばより安心といえるでしょう。

保管の面では、『会社法に該当する書類』と『法人税法に該当する書類（納品書を含む）のうち赤字の事業年度のもの』が10年間保管となるため、まとめて10年間保管しておくと管理が楽になります。

納品書には作成義務がない？
実は納品書の作成は法的に義務付けられていません。そのため、作成しなくても法的には問題ありませんが、大多数の企業は業務上の必要性から作成しています。作成した場合には取引証憑書類として扱われるため、保管義務が生じます。

納品書の保管方法

納品書の保管期間は7年間という見方が一般的ですが、前述のとおり10年間保管しておくとより安心です。経理書類には10年間保管の書類も多いため、10年間まとめて保管しておくことで管理も楽になります。

業務形態にもよりますが、納品書を保管するときは、「案件ごとにまとめたあとに年度ごとにまとめる」保管方法が管理しやすいと思われます。

納品書は電子化も可能なため、紙で貰った納品書をスキャンして保管しているケースもよく見られます。なお、電子データとして受領した納品書は電子データのまま保管しなければいけない（=紙に印刷して保管はできない）ため注意が必要です。また、電子データで納品書を保管するときは、電子帳簿保存法にしたがって保管する必要があるため、こちらもしっかりと確認したうえで保管しておきましょう。

まとめ

納品書の保管期間は7年間（10年という解釈もある）
赤字の事業年度の保管期間は10年間
起算日は確定申告書の提出期限の翌日
10年間保管しておくと管理が楽
納品書に作成義務はないが、保管義務はある

納品書は保管期間が長く、持て余しがちな書類です。「保管したいけどあまりにも量が多い……」というときには、書類保管サービスの利用がオススメです。とくに書類保管サービスの「書庫番人」は書類廃棄サービスもかねているので、一度預けてしまえば保管期間が過ぎた際に廃棄処理するようにも設定できます。社内をスッキリ保ちたい・保管のためのコストを削減したいと考えている方にはオススメのサービスです。ぜひお気軽にお問い合わせください。

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