古い書類の処分方法3通り【法人】

会社に溜まっていく古い書類の処分にお困りではないですか？　書類の処分には大きく分けて3つの方法があります。この記事では、どの処分方法がよいのかをわかりやすく説明していきます。

古い書類を処分する前のチェック

古い書類が社内に溜まっていくと、膨大な書類の中から必要な書類を探し出さなくてはいけなくなるなど、仕事の効率が悪くなってしまいます。古い書類のうち、処分できるものは処分して、保存しておくものはしっかりと分類して整理しておくと仕事の効率化に繋がります。まずは、古い書類を処分する前に、処分しても問題のない書類かを今一度確認しておきましょう。

書類の保存期間は満了していますか？

会社で発生する書類の多くは法律で保存期間が定められています。保存期間を守らなければ書類を保存しなければ法律違反になってしまうだけでなく、消費税の控除を認めてもらえないなどの不利益を被る可能性があります。
古い書類を処分する前に、法定保存文書の保存期間一覧を見て、それぞれの書類の保存期間をチェックしておきましょう。保存期間が満了していない書類は保存期間がわかりやすいようにファイリングしておくことをオススメします。保存期間が満了している古い書類については、業務上必要な書類かどうかを確認し、保存する書類と処分する書類に分類しましょう。

個人情報などの機密文書は含まれていますか？

業務で使用する書類を漏洩させてしまうと、業務にさまざまな悪影響を及ぼします。特に会社の機密事項や個人情報については一層気をつけなくてはなりません。古い書類を処分する際にも、内容がわからないように処分する必要があります。シュレッダーで古い書類の処理をしている会社も多いと思われますが、シュレッダーのゴミから書類を復元できる可能性があります。できれば、溶解処理などの復元不可能な処理方法で古い書類を処分しておくと安心できるでしょう。
次の項からは、古い書類の処分方法にも触れていきます。

古い書類の処分方法3通り

古い書類の処分方法は大きく分けて、「事業ゴミとして廃棄するか、古紙回収を利用する」「社内でシュレッダーにかけて廃棄する」「機密文書廃棄サービスを利用する」の3通りの方法があります。それぞれの処分方法について、詳しくご説明します。

1.事業ゴミとして廃棄するか、古紙回収を利用する

処分したい書類が、機密文書や業務内容がわかる書類でなければ、事業ゴミとして廃棄したり、古紙回収を利用しても問題ないでしょう。例えば新聞・チラシや、ちょっとしたメモ、資料用に取り寄せたパンフレットなど、業務内容に直接関わるような書類でなければ問題ありません。ただし、保存期間が定められているような法定保存文書については他の処分方法を行いましょう。

2.社内でシュレッダーにかけて廃棄する

古い書類の量が少なく、業務が落ち着いているタイミングであれば、社内でシュレッダーにかけるというのもよいでしょう。ただ、シュレッダーのゴミは復元できる可能性があります。個人情報などの絶対漏らしてはいけない書類はできれば避けておきたいところです。
なお、社内でシュレッダーにかけて廃棄する方法は、書類の量が多い場合には向いていません。シュレッダー作業の時間分の人件費や、シュレッダーのゴミの料金もかかってしまうため、社内で古い書類の処理を行ったからといってコスト削減には繋がりにくいと言えるでしょう。

3.機密文書廃棄サービスを利用する

会社の書類なら、機密文書廃棄サービスの利用が最も無難でしょう。機密文書廃棄サービスとは、機密文書などを漏洩しないように処理できるサービスのことです。古い書類を箱詰めするだけで取りに来てくれるため、書類の処分方法としては最も手間がかかりません。大きな会社はほぼ機密文書廃棄サービスを利用しており、古い書類の量が多い場合は機密文書廃棄サービス一択と言えるでしょう。
機密文書廃棄サービスにはシュレッダー処理をしているものと、溶解処理をしているものがあります。シュレッダー処理の場合は作業員が書類を目にしてしまう可能性があるのに比べ、溶解処理の場合には書類が詰められたダンボール箱ごと溶解処理を行うため、より安心です。利用料も溶解処理の機密文書廃棄サービスのほうが安い傾向にあるため、溶解処理の機密文書廃棄サービスをオススメします。

古い書類の処分方法はどれがいいの？

古い書類の処分方法として、「事業ゴミとして廃棄するか、古紙回収を利用する」「社内でシュレッダーにかけて廃棄する」「機密文書廃棄サービスを利用する」の3通りの方法をご紹介しましたが、どの方法がよいのでしょうか？　処分方法ごとにチェックリストを作成してみました。チェックの多い処分方法を採用するとよいかもしれません。

1.事業ゴミとして廃棄するか、古紙回収を利用する

2.社内でシュレッダーにかけて廃棄する

3.機密文書廃棄サービスを利用する

古い書類の処分方法について検討できたでしょうか？　どれか一つに絞らず、書類によって処分方法を使い分けるのもよいでしょう。

古い書類の処分なら書庫番人におまかせ

古い書類の処分に困っているなら、手間がかからず安全な機密文書廃棄サービスをオススメします。特に、書庫番人の機密文書廃棄・溶解処理サービスは料金が相場の半額以下（1箱600円）なのにも関わらず、機密文書に適した万全のセキュリティ対策を行っており、安心してご利用いただけます。ダンボール1箱からでも受け付けられるため、まずはお気軽にお問い合わせください。

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