書庫番人コラム編集犬 
整理整頓されていない書類をつい放置し、オフィスの空間を有効に活用できなくなっていませんか？ 書類の適切な保管場所の選定や管理は、整理された生活や効率的な業務遂行に不可欠です。この記事では、書類の保管場所を選ぶ際の考慮事項や、書類を整理し、簡単にアクセスできるように管理するためのポイントを解説します。
書類の保管場所
『オフィス内に書類があふれかえっている』『書類棚が山積みで目当ての書類を探すのに時間がかかる』など、必要な書類がどこにあるのか分からなくなっていませんか？ 仕事を効率的に行うためにも、書類の保管場所をしっかりと管理し把握する必要があります。
心当たりがある方もそうでない方も一度見直してみてはいかがでしょうか？
場所の最適化とスペースの確保
書類を保管するには保管場所となるスペースが必要です。ではどのように物理的なスペースを確保していくのでしょう？ 不必要な書類は廃棄し、必要な書類がどのくらいあるのかを確認することで限りあるスペースを有効活用することができます。ここではどのように書類を整理し場所を確保するのかを詳しく紹介します。
書類の分類
まずは必要な書類と不要な書類を仕分けしていきましょう。必要な書類と不要な書類が整理できたら、次に行っていきたいのが『日常的に使用する書類』か『日常的に使用しない書類』の区別です。書類をアクセス頻度別に分けておくと、保管する場所を選定する際にとても有効になってくるため、しっかりと分類していきましょう。
日常的に使用する書類の保管方法
日常的に使用する書類はできるだけ手の届く箇所に保管するのがベストです。ファイリングキャビネットや書類整理ボックスを使用して、アクセスしやすい場所に保管しましょう。
日常的に使用しない書類の保管方法
日常的に使用しない書類は社内の書庫や外部の書類保管サービスを利用すると良いでしょう。
会社で発生する書類には、保管期間が定められているものが多くあります。保管期間が満了するまで安全かつ整理された状態で保管しておく必要があるため、日常的に使用する書類とは別に保管しておきましょう。また定期的に書類を見直し、不要な書類を廃棄することでスペースを節約できます。
書類の廃棄
次に不要な書類は廃棄していきましょう。書類の廃棄には機密文書もあるため注意が必要です。社内で廃棄する場合はシュレッダーを使用するのが一般的ではありますが、廃棄する書類の量が多い場合、一枚一枚シュレッダーにかけていくのも手間ですよね？ そんなときは手間がかからず安全な機密文書廃棄サービスをオススメします。機密文書廃棄サービスは不要な書類を箱詰めするだけで、回収から処理まで委託できるため廃棄の際の手間を減らすことができます。
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shoko-bannin.com書類保管サービス（書類保管の外部委託）
会社の書類を安全に保管するためには、保管環境を整えるだけでなく、継続的な管理が必要になります。書類の発生→保管→廃棄のサイクルを守れるように運用しなければならないためとても大変です。書類を長期保管する場合や日常的に使用しない書類は外部の書類保管サービスを使うのもオススメです。書類保管サービスであれば、Web管理システムで預けた書類を管理できるだけでなく、社内の書類保管スペースも削減できます。また、セキュリティ対策も取られているため、社内での保管よりも安全性が高いと言えます。
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書類のデジタル化
書類をスキャンして電子データに変換し、デジタルアーカイブとして保管することで物理的なスペースを節約できます。またデジタル化は、保管スペースの最適化だけでなくテレワークの推進にも有効的です。
保管場所の選定
書類や物品などの保管場所を選ぶ際には、アクセス頻度やセキュリティといったスペースの制約をある程度考慮する必要があります。保管場所を選定するに当たり考慮すべきポイントについて解説していきます。
アクセス性
日々の業務では必要な情報に迅速かつ効率的にアクセスできることが重要です。使用頻度によって保管場所を考えていきましょう。
日常的に使用する書類
よくアクセスする書類は、アクセスしやすい場所に配置します。
日常的に使用しない書類
長期間使用する予定のないものや保管義務がある書類は、社内の保管用のスペースや外部の機密文書保管サービスを使用しましょう。
セキュリティ
セキュリティ対策は、機密性の高い情報や重要な文書を保護し、不正アクセスや情報漏えいから守るために非常に重要です。書類を保管するファイルキャビネットや保管庫は施錠可能な場所を選び、アクセス権を持つ人物以外がアクセスできないようにして書類保管のセキュリティを強化しましょう。
災害対策
万一の災害に備えた対策もとても大切です。大切な書類を保管している書類棚は、大きな地震の際に耐えられる強度のものにしましょう。また火災についてもしっかり備え、キッチンや喫煙室の近くに書類を保管するのは避けましょう。
湿気対策
忘れがちですが湿気対策も重要なポイントです。書類保管場所によっては書類が湿気で傷んでしまったり、カビが生えてしまうこともあるため、書類の保管場所を決める際には風通しがよく、水場から遠い場所を選ぶようにしましょう。
書類のファイリング方法
書類のファイリングは手間のかかる作業の一つですが、非常に重要な業務です。ファイリングのプロセスには分類、ラベリング、整列などのステップが含まれています。書類を関連するカテゴリに分類し整列すると、効率的に必要な書類にたどり着けるため、仕事の効率化につながります。
具体的にはどのように取り組めば良いのか、書類のファイリングに適した分類方法を2種類ご紹介します。
書類ファイリング方法
具体的にはどのように取り組めば良いのか、書類のファイリングに適した分類方法を2種類ご紹介します。
カテゴリ別分類
書類を関連するカテゴリやテーマに基づいて分類します。
例えば、請求書・契約書・給与明細・税務書類などのカテゴリを作成し分類していきます。
プロジェクトまたはクライアント別
プロジェクトやクライアントごとに書類を分類します。各プロジェクトやクライアントに関連する書類を一つのフォルダにまとめます。
書類ファイルの整列方法
収納棚やキャビネットなどに整列していくのにオススメの並べ方を紹介します。
アルファベット順や50音順
書類ファイルをアルファベット順または50音順に整列する方法です。
数値順
書類ファイルに番号または日付を割り当て、数値順に整列させる方法です。これは日付や連番が重要な書類の場合に役立ちます。
年、月、日などの時間単位で整理し、過去の書類を容易に追跡できるようにします。
もし保管場所が足りないなら
書類を効果的に保管するためには、保管場所がとても重要です。大切な書類を保管するには、セキュリティはもちろん災害や湿気に対する対策も考慮しなければなりません。また書類を分類する際に、法律で規定された保管期間を確認することもとても大切です。
これらの要点を考慮し、計画的に取り組むことが大切です。とはいえ業務を行いながら書類の管理に手間やコストをかけるのが難しい場合、書類保管サービスを検討する選択肢もあります。
書類保管サービスでは、預けた書類をWeb管理システムで一覧できるため、簡単に廃棄や配送の申請ができます。書類はセキュリティ管理された倉庫で保管されるため、オフィス保管よりも安心です。もし書類保管サービスを利用するなら、普段使わない書類を優先的に預けるのが良いでしょう。
書類保管・機密文書廃棄サービスの書庫番人は「どの書類を預けたらいいのか分からない！」などのご相談にも対応できる、はじめての方にオススメのサービスです。まずはお気軽にお問い合わせください。
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