【法人】注文書の保管期間と整理術！面倒な書類管理を一掃する方法とは？

注文書の保管期間や適切な保管方法についてわかりやすく解説します。さらに、書類保管の手間を軽減するアウトソーシング方法も紹介します。手間のかかる書類整理を効率化して煩わしい書類作業から解放されましょう。

書類の山や積み重なった注文書に頭を抱えている企業は多いはずです。注文書の適切な保管はビジネス運営の中心的な部分である一方で、時間とリソースを大量に消費する作業でもあります。

本記事では、書類の保管を効率的に解決するための具体的な手法とアイデアを紹介します。注文書の保管期間を明確に把握して整理術を駆使することで、書類保管の負担を軽減し、貴社のビジネスを更なる成長へと導いていきましょう。

注文書とは

「注文書」とは商取引における依頼者からの正式な注文を伝える公式な書類です。注文書と対応する注文請書が1組になると、取引が確定したという確固たる証拠になります。

注文書は商取引の確認をする重要な書類であり、適切な保管が求められます。そして保管においては保管期間の理解が重要です。保管期間を理解することで最適な保管方法を選択できるでしょう。

注文書と発注書の違い

注文書は主に物品の注文に使用され、発注書はサービスや業務委託の契約に使われます。しかし、注文書と発注書は法的には同じとされています。使い分けは必ずしも統一されておらず、企業間や企業内で差異が出る場合もあります。そのため、混乱を避けるには企業内で明確なルールを設けることが大切です。

注文書の保管期間

注文書の保管期間の年数は法律により義務付けられています。次の項目で具体的な保管期間について説明します。

基本的な保管期間

法人税法に基づく基本的な保管期間は7年です。この「7年」は注文書の発行日からではなく、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から開始されます。例えば、会社の決算が3月である場合、保管は7年後の5月末日まで行う必要があるので注意しましょう。

欠損金が生じた事業年度の保管期間

現在、欠損金（赤字）が発生した年度の注文書は、10年間保管する必要があります。

ただし、平成30年（2018年）3月31日以前に終了した赤字のある事業年度については、保管期間は9年間とされていました。平成30年（2018年）3月31日以降に終了した欠損金のある事業年度からは、繰越欠損金制度の延長を受けた法律の改正により、保管期間が10年間に延長されています。

書類管理がややこしい場合は、10年という長期間を保管基準に設定すると法的な問題を回避するだけでなく、管理上もスムーズになります。また、経理関係の書類には10年間の保管が必要なものが多いため、まとめて10年間保管しておくと効率的です。注文書の保管期間を明確に把握し、適切な方法で保管するのは企業の運営を円滑に進めるために大切です。

参考：国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間
参考：会社法

保管期間のペナルティ

注文書や発注書の適切な管理は税務調査が行われた際に重要です。保管が不十分だと、注文した商品やサービスの証拠書類が不足していると見なされ、追加の税金が課される可能性があります。このようなペナルティを避けるためにも法律に従い、適切な書類管理と保管が必要です。

注文書の保管方法3選

注文書の保管方法は紙ベースが主流でしたが、近年は電子データ化や専門の書類保管サービスの利用が増えています。主な保管方法を3つ確認していきましょう。

• 紙で保管
• 電子データで保管
• 書類保管サービスの利用

それぞれの特徴やメリット・デメリット、オススメできる企業を紹介します。

紙で保管

紙での注文書保管は現在も多くの企業や個人が活用しています。

効率的に紙で保管するコツは、全ての取引に関連する書類を案件ごとに分け、さらに年度ごとに整理することです。これにより、保管期間が経過すれば書類をまとめて廃棄でき、組織内の書類保管スペースの管理も効率的になります。

紙で保管するメリットやデメリット、オススメできる企業は以下の通りです。

メリット

視認性：物理的な書類は視覚的に確認しやすいため内容把握が容易
データの堅牢性：テクノロジーに起因するトラブルによるデータ損失のリスクが低い

デメリット

保管スペースが必要：紙の注文書を保管するためのスペースが必須
検索が非効率：特定の注文書を探す際に時間がかかる

オススメできる企業

物理的な書類を直接扱うのが好ましいと感じる企業や物理的なストレージスペースを確保できる企業

電子データで保管

現代のデジタル化の波を受けて、注文書など重要な書類の電子データ保管が注目されています。電子データでの保管方法は注文書だけでなく、さまざまな書類を一元的に整理し管理できます。紙の保管と同様に各取引証憑書類（請求書、契約書、見積書、仕入伝票など）を一つ一つ分類し、案件や年度ごとに整理する方法が主流です。保管する電子データは注文書をスキャンして保管したり、最初から電子データとして受け取ったりも可能です。

電子データで保管するメリットやデメリット、オススメできる企業は以下の通りです。

メリット

スペース節約：物理的なスペースを消費せず大量の注文書も手軽に保管可能
検索の効率性：注文書のデータベースから特定の注文書を素早く検索可能

デメリット

法的要件がある：電子データの保管には法的な要件があり、電子帳簿保存法とe-文書法に従っての保管が必要
技術的な理解が必要：デジタルデータの保管と保護に対する技術的な理解が必要

オススメできる企業

デジタル化を進めている企業や大量の注文書を管理する必要がある企業

これらを踏まえ注文書の保管方法を選ぶ際は、社内の要件と状況を考慮に入れて最適な方法を選択しましょう。

注意点
2022年以降、電子データとして受け取った注文書は同じ形式で保管することが義務化されました。そのため、電子データを印刷して紙で保管することは許可されていません。
一方、紙で受け取った注文書をスキャンして電子データに変換し保管することは認められています。電子データでの保管は法的要件や技術的な理解が必要です。電子データの保管について詳しく知りたい方は、ぜひ以下の記事もご確認ください。

▼参考

電子帳簿保存法をわかりやすく解説！【2023最新】

2022年1月に改正された電子帳簿保存法。わかりやすく解説していきますので、これさえ読めば概要をつかめます！ …

shoko-bannin.com

書類保管サービスの利用

書類保管サービスとは、紙の書類を預けられるサービスです。書類の管理や保管にお困りの場合は、書類保管サービスを検討してみるのがよいでしょう。

書類保管サービスは、注文書やその他の重要な書類などを預けたり、必要に応じて配送で取り出せたりするサービスです。書類保管サービスの中には専門の知識を駆使して書類の管理を行う専門家が、保管や整理方法について有益な助言を提供してくれるサービスもあります。また、書類に精通したプロフェッショナルなスタッフが担当に付いてくれるサービスの場合、お客様の悩みをヒアリングしてオプションで書類の分類の手伝いをしてくれるサービスもあります。何か書類関連の問題が生じた際は、気兼ねなく専門のスタッフに相談するのも可能です。

書類保管サービスのメリットやデメリット、オススメできる企業は以下の通りです。

メリット

スペース節約：大量の注文書の保管に要する物理的なスペースを自社内で用意する必要がない
集配送サービス：書類を集配送して運んでくれるため手間をかけずに書類保管サービスを利用できる

デメリット

書類の取り出しに時間がかかる：書類がすぐに必要でも、最短で翌日など書類の取り出しに時間がかかる場合がある
台帳作成の手間：預けた書類を正確に把握するためには、台帳作成の作業が必要となる

オススメできる企業

注文書の管理において自社のリソースを節約したい企業や大量の注文書を効率的に管理したい企業

オススメの書類保管サービス

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