レシートと領収書の違いとは？保管期間や保管方法の疑問を解決！

投稿日 2024年11月7日
著者書庫番人コラム編集犬
カテゴリー書類保管

レシートと領収書の違いを聞かれて、一言で答えられますか？この記事では、レシートと領収書の違いと合わせて、保管期間・保管方法について解説しています。

分かっているようでうまく説明できない両者の違いについて理解し、自社のレシートと領収書の保管方法を考え直してみませんか？

領収書とレシートの違いについて

領収書は、商品へ金銭を支払った証明を行う書類です。発行日・店名・金額・お品書き・宛名が記載されています。宛名の記載はありますが、何の商品をどれだけ購入したかなどの明細は確認できません。

レシートは、発行日・店名・金額・商品明細が記載されています。宛名の記載は無いものの、何の商品をどれだけ購入したか細かく把握できるのが領収書とは異なる点です。最近ではどちらかではなく、レシート兼領収書を発行している所もあります。

領収書とレシートじゃないと経費精算できないの？

「宛名の記載がある領収書でなければ経費精算できないのでは？」と考えている人が多いですが、必ずしも宛名が必要というわけではありません。

まずは、経費精算に必要な情報が何なのか理解しましょう。

購入年月日
購入した場所（店名など）
購入したもの・サービス
購入したもの・サービスの金額

領収書とレシートの違いをご説明した通り、両者には以上の情報が記載されています。宛名がなくても必要な情報さえ分かれば、基本的には問題ないと言えるでしょう。

ほかに経費精算に使えるもの

経費精算する上で領収書とレシートは必要な書類ですが、何らかの理由で発行できなかったり、紛失してしまったという問題が発生する時もあるでしょう。経費精算は領収書とレシートのどちらかを使用する会社がほとんどです。しかし、経費精算に使用できる書類は、領収書とレシート以外にも複数あります。

クレジットカードの明細
出金伝票
冠婚葬祭の慶弔金
挨拶状や案内状
ネット購入時の確認画面のスクリーンショット
払込明細書

など

インターネットで買い物をするのが当たり前の時代なので、会社でもインターネットで物品購入をする機会が多いと思います。クレジットカードの明細や、購入時の確認画面のスクリーンショットも経費精算に使用できます。また、出金伝票は領収書やレシートがない場合に使用するもので、出金したことを証明する書類です。出金伝票が必要な場合は、自社で作成しなければなりません。上記は経費精算で使えることが多い書類です。それぞれの会社によってルールが異なるため、書類を提出する前に確認しましょう。

保管期間には気をつけて！

経費清算の際に使用する領収書やレシートは、税法により保管期間が義務付けられています。その保管期間は長く、保管方法に悩む場合もあるかと思います。

領収書やレシートの保管期間の基本を理解し、保管方法と保管時の注意点も合わせて確認しましょう。

保管期間

領収書やレシートは、法人税法により7年間の保管期間が義務付けられています。ただし、繰越欠損金控除*1を受ける場合は10年間が保管期間となります。

保管期間は領収書やレシートが発行された日からではなく、確定申告書類を提出した翌日から数えた期間、保管しなければなりません。

また、法人税の確定申告書の提出期限ですが、原則は事業年度末から2ヵ月後となります。たとえば、事業年度末が2023年3月31日である法人の場合は、領収書の保管期間は以下のようになります。

法人税の申告期限：2023年5月31日まで
領収書の保管期間：2030年5月31日まで

*1 繰越欠損金控除
欠損金の繰越控除は、各事業年度の法人税負担の平準化を図るための制度であり、事業年度開始の日前１０年以内に開始した事業年度に生じた欠損金額については、当期の所得金額の５０％を限度に損金算入できることとしている。なお、中小法人等については、「所得の全額」まで損金算入できる。また、大法人についても、再建計画への影響や設立間もない法人の財務基盤の健全化・安定化に配慮し、再建中の法人や新設法人については、一定期間、「所得の全額」まで損金算入できる。
引用元：財務省法人税の益金・損金の計算に関する資料欠損金繰越控除制度の概要

保管方法

現在、自社でどのような保管をしていますか？保管方法のよくある例を見ていきましょう。

ファイルに綴じる
封筒に入れる
ジップロックなどケースに入れる
ノートに貼る

ケースに入れる際はホッチキスやクリップで留めておくと、バラバラにならず管理しやすいでしょう。

保管時の注意点

領収書やレシートはさまざまなサイズがあるため、保管する際は折り曲がらないように注意しましょう。

折り曲がっていても必要書類としては有効ですが、きれいに保管しておくと確定申告書類作成時や確認時に扱いやすいです。

レシートは感熱紙のため光や熱に弱いので、数年で印字が消えるおそれがあります。印字が消えないよう、なるべく空気に触れず光が当たらない場所と方法で保管しましょう。また、湿気が多い場所も避けてください。

自社で保管するメリットとデメリット

経費精算で使用した領収書やレシートは、自社で保管しなければならないと思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。自社で保管するメリットは多数ありますが、一方でデメリットも存在します。

自社で領収書やレシートを保管するメリットとしては、すぐに確認できたり自分好みにファイリングしたりする点が挙げられるでしょう。

デメリットとしては、場所を取る・数が多いと管理が大変など、物理的に解決が難しいという点が挙げられます。

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領収書とレシートの保管についてお困りごとがある場合は、ぜひご相談ください。