文書管理方法の基本と実践ポイントを分かりやすく徹底解説

投稿日 2025年3月5日
更新日 2025年3月7日
著者書庫番人コラム編集犬
カテゴリー書類保管

企業活動において、文書管理は効率的な運営を支える重要な基盤です。しかし、その重要性を理解しながらも、「どこになにがあるのかわからない」「情報漏洩が心配」といった悩みを抱える企業は少なくありません。本記事では、文書管理の基本概念からその目的や必要性、そして具体的な運用方法に至るまでを解説します。文書管理を適切に行うことで、業務効率の向上、法令順守の強化、そして情報資産の最大活用が可能になります。今こそ、あなたの企業に最適な文書管理の仕組みを構築し、課題を解決する一歩を踏み出しましょう。

文書管理とはなにか

企業活動において文書管理は欠かせないプロセスです。文書管理とは、社内の文書を作成から廃棄まで適切に扱うことを指します。対象には、契約書、顧客情報、業務マニュアルなど、多岐にわたる文書が含まれます。文書管理は単なる保管作業ではなく、作成、共有、保管、活用、廃棄までの一連の流れを一元的に管理することが重要です。この仕組みを整えることで、必要な情報を迅速に見つけられるようになり、業務効率や情報セキュリティの向上が期待できます。一方で、管理が不適切な場合には次のような問題が発生することがあります。

文書を探すのに時間がかかる
重要な文書が個人に留まり、共有されない
不要な文書が増え、保管スペースが不足する
紛失や情報漏えいのリスクが高まる

これらの課題を解消するためには、文書管理の仕組みを見直すことが必要です。文書管理は単なる事務作業ではなく、企業の競争力を支える重要な基盤といえます。

文書管理の目的と必要性

文書管理は、企業活動を効率的かつ安全に進めるうえで重要な役割を果たします。その目的を正しく理解することは、文書管理の本質を把握し、適切な運用体制を整備するための第一歩です。

業務効率化と生産性向上

文書管理の主な目的の1つは、業務効率を向上させることです。文書を適切に整理し、必要な時に迅速に取り出せる仕組みを構築することで、無駄な時間を大幅に削減できます。一説では、1人の社員が書類を探す時間は1日平均約20分に上る可能性があり、年間で約80時間程度の損失が生じるともいわれています。このような問題を解決することで、生産性の高い業務により多くのリソースを割り当てることが可能になります。

コンプライアンスの強化

もう1つの重要な目的は、コンプライアンスを強化することです。社内文書には、個人情報や機密情報など、漏洩リスクを伴うデータが含まれる場合が多くあります。管理が不十分な場合、情報の流出や紛失といったリスクに直結し、企業の信頼や利益を損なう可能性が高まります。文書を適切に管理し、アクセス権を制限することで、情報漏洩や改ざんのリスクを最小限に抑えることができます。また、顧客とのやり取りを記録した文書を確実に保管することで、トラブルが発生した際に証拠として活用できるというメリットもあります。

情報資産の保護と活用

文書は単なる記録物にとどまらず、企業にとって重要な情報資産です。適切に文書を管理することで、情報資産を効率的に活用し、新たな価値を創出することができます。

文書管理は、事務作業にとどまらず、業務の効率化や生産性の向上、法令順守の強化、情報資産の保護と活用という観点から、企業の基盤を支える重要な要素です。

効率的な文書管理を行うための方法

文書管理を効率化するためには、適切なルールを設定し、仕組みを整えることが大切です。

1.文書管理ルールの策定

文書管理をはじめる際には、まず全社的なルールを策定することが重要です。保管対象となる文書の種類、命名規則、保管期間、廃棄方法を明確に定めることで、管理の一貫性を確保できます。もし部署ごとに異なるルールが存在する場合は、全社で統一したルールを設けることが求められます。このようにすることで、情報の共有が円滑になり、業務の効率化が図られます。また、社員に対して文書管理に関する研修を実施し、ルールの徹底を図ることも効果的です。

2.文書の分類と整理

文書を分類すると、必要な情報を迅速に取り出せるようになります。分類方法は全社で統一し、細部の運用は各部署に任せることで柔軟性を確保します。具体的には、文書を「顧客情報」「契約書」「社内規程」などのカテゴリに分け、さらに必要に応じて細かく分けることが望ましいです。

3.ファイリングの徹底

紙文書を効率的に管理するには、工夫を凝らしたファイリングが必要です。文書を種類や用途ごとに分類してファイル化し、色分けやラベルを付けることで、書類の所在を簡単に把握できるようにします。さらに、定期的に不要な文書を整理・処分し、保管スペースを十分に確保することも大切です。

文書管理で気を付けたいポイント

文書管理を適切に進めるためには、重要な注意点をいくつか理解しておく必要があります。これらのポイントを意識することで、効率的で安全な文書管理が可能になります。

1.保管と保存の違いを理解する

文書管理では、「保管」と「保存」を区別することが基本となります。保管とは、頻繁に利用する文書をすぐに取り出せる状態で管理することを指します。一方、保存とは、使用頻度が低くなった文書を安全に管理することを意味します。例えば、作成したばかりの文書は保管に適しており、一定の期間が経過した文書は保存に移行するのが一般的です。

2.文書の保存期間を明確にする

文書の保存期間を明確に定め、その期間中は適切に管理することが重要です。保存期間を過ぎたあとは、必要に応じて適切なタイミングで廃棄を行います。特に、法定保存文書については、法律で定められた保存期間を厳守する必要があります。一方で、法的な保存義務がない文書についても、業務上の必要性に基づいて保存期間を設定することが望ましいです。

▼文書（人事部門）

保存期間	対象文書
7年保存	給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、源泉徴収簿
5年保存	労働者名簿、賃金台帳、雇入れ・解雇・退職に関する書類（労働契約書など）、健康診断個人票
4年保存	雇用保険の被保険者に関する書類（被保険者資格取得届など）
3年保存	労災保険に関する書類、労働保険料等に関する書類、派遣元・派遣先管理台帳
2年保存	雇用保険に関する書類、健康保険・厚生年金保険に関する書類
永年保存	就業規則、雇用中の従業員の労務・人事・給与・社会保険関係の書類、労働協約に関する書類

▼その他の書類については法定保存文書一覧ページもご覧ください

3.持ち出しと廃棄のルールを整備する

保存文書の取り扱いに関しては、持ち出しや廃棄に関するルールを明確に定めることが重要です。文書を持ち出す場合には、責任者を設定し、承認プロセスを設けることで紛失や情報漏洩の防止につなげます。また、保存期間を過ぎた文書については、適切な方法で廃棄するための具体的な手順を事前に整備しておく必要があります。

4.文書管理規定の周知と実践

文書管理に関するルールは、単に作成するだけでは十分な効果を発揮しません。社員全員が内容を正しく理解し、それを日々の業務で実践することが重要です。文書管理規定を円滑に運用するためには、社内での研修の実施やマニュアルの提供が欠かせない取り組みとなります。また、文書管理は一度整備しただけで終わるものではありません。定期的に見直しや改善を行うことが求められる分野です。これらのポイントを踏まえ、社内の文書管理体制を最適化することで、業務効率の向上やリスク回避といった成果を期待できます。

5.必要に応じてのアウトソーシング

スペースが足りない場合や、オフィス内での管理が煩雑になってきた場合には、書類の保管のアウトソーシングも検討します。書類保管サービスなどの書類に適した外部倉庫に書類を預ける方法があります。使用頻度の低い書類から預けることで、オフィスを有効活用できるようになります。預ける際には保管期間ごとに預けると、廃棄の際に便利です。

また、機密性の高い文書は社内でのシュレッダー処理では不十分なケースがあるため、書類廃棄サービスなどに別途依頼する必要があります。

書類保管サービスとは？

書類保管サービスは、重要書類や法定保存文書、バックナンバーなどを安全かつ適切な環境で保管するためのサービスです。専用の倉庫には、防災対策や高度なセキュリティが整備されており、安心して大切な書類を預けることができます。

さらに、保管だけでなく、電子化や書類の管理、リモートアクセス、廃棄処理といった付加価値の高いサービスも利用可能です。多くの書類保管サービスではWebシステムを提供しており、書類をオンラインで一元管理することができます。これにより、必要な書類の検索や確認、出し入れの指示が簡単に行えるようになり、業務効率化が実現します。

このサービスは、さまざまな業界や部門で利用されています。例えば、経理や人事部門では会計伝票や勤怠関連書類、営業部門では契約書や請求書、技術部門では図面や設計書など、各部門のニーズに応じて書類を効率よく管理できます。また、医療機関の書類ではカルテやレントゲンフィルム、教育機関では書籍や資料といったものの保管にも対応している場合があります。

文書管理は「書庫番人」の書類保管サービスに任せてみませんか？

「書庫番人」は、書類管理のプロフェッショナルとして、あらゆるニーズに応えるトータルサポート型の書類保管サービスです。はじめて利用する方でも安心して任せられるよう、専属のコンシェルジュが最適な書類保管プランを提案し、トータルコスト削減、セキュリティ強化、効率的な運用を実現します。さらに、保管サービスにとどまらず、不要になった書類の廃棄やデジタル化といった業務にも対応。法定保存文書の期間管理を含むプランニングで、煩雑な書類管理業務を大幅に簡略化します。社内の文書管理における課題を解決したい方は、「書庫番人」を活用してみてはいかがでしょうか？安心と効率の両方を手に入れることができます。お問い合わせからお気軽にご相談ください。

お問い合わせ：書類保管サービス「書庫番人」