機密文書とは？3つの種類と適切な保管・廃棄の方法について解説

機密文書は大きく3つの種類に分けられ、重要度もそれぞれ異なります。この記事では機密文書の定義や適切な管理・保管・廃棄の方法について解説しています。

機密文書とは

機密文書は情報資産とも呼ばれ、会社の維持や活動に必要不可欠な重要な文書です。部外者に漏えいしてしまうと、会社が不利益を被るおそれがあります。例えば顧客の個人情報を不正利用された場合、刑事責任を負う可能性もあります。

会社の信用問題にも関わるため、機密文書は適切な保管・管理を徹底する必要があります。

機密文書は大きく分けて3種類

機密文書といっても様々あり、大きく分けると3種類あります。文書の重要度が高い順に例を紹介します。

極秘文書

いわゆる、トップシークレットの文書を指します。経営者や会社内でも経営に関わる役員などの一部の社員のみ閲覧できる文書であるため、機密文書の中でも最も慎重に扱う必要があります。

例とては、未公開の企業の財務・経理情報、協力会社との合併に関する情報、新製品の仕様書や設計図、研究データ、顧客管理情報などが挙げられます。

秘文書

会社内での共有にも制限があるような文書です。一般的には役員や部門長クラスの社員のみ閲覧できる文書のことを指す場合が多いです。

例としては、社内の個人情報、人事ファイル、重要契約書、製品販売情報、コスト情報、規定などが挙げられます。

社外秘文書

機密文書の中でも社内全体で閲覧できる文書を指します。

例としては、就業規則、マニュアル、顧客リスト、会議の記事録、企画書、見積書などが挙げられます。

機密文書が漏えいする原因は大きく分けて2つ

機密文書が漏えいするケースは様々ですが、大きく分けて内部漏えいと外部漏えいの2つです。

内部漏えい

内部からの漏えいは、故意に漏えいするよりも、人為的ミスによって漏えいしてしまうケースが多いと言われています。

人為的ミスの例としては、メール送信先の間違い、物理的に社外に起き忘れる、機密文書データのアクセス権限の設定ミスなどが挙げられます。人間はどうしてもミスしてしまうことがありますが、いずれも確認と管理の徹底で防げるものです。

故意に機密文書を漏えいさせる例としては、悪意をもって漏えいさせるケースがほとんどです。現社員や元社員が、競合会社などから報酬を得る目的で機密文書を提供するなどです。現社員だけでなく元社員や業務提携先の社員に対しても、秘密保持契約を交わすなどして、対策する必要があります。

また、機密文書を廃棄する際に漏えいするケースもあります。

外部漏えい

外部からの漏えいは、主にスパムメールや不正アクセスなどのサイバー攻撃です。例えば、メールに記載されているURLにアクセスしただけでウイルスに感染し、パソコンに保存されているデータが漏えいしてしまうことが挙げられます。

機密文書の漏えいを防ぐ方法

ここまでの機密文書の分類や漏えいについての説明で、機密文書の重要性は理解していただけたかと思います。機密文書の漏えいを防ぐためには、社内で統一した規則を作り徹底する必要があります。

極秘文書や秘文書は経営者や役員、担当者が責任を持って厳重に保管・管理しているでしょう。最も漏えいのリスクが高いのが、社員であれば誰でも閲覧できる社外秘文書です。なぜ漏えいしやすいのかと言うと、責任の所在が曖昧になりやすいためです。管理が行き届かず所在が不明になって、必要な時に探し出すのも手間がかかります。そのような管理体制だと書類が紛失しても気づきにくく、結果、機密文書の漏えいにつながりやすくなってしまいます。

では、どのように対策をすれば良いのでしょうか。

保管・管理の方法を見直す

まずは保管・管理の方法を全体的に見直す必要があるでしょう。前述した通り、極秘文書・秘文書・社外秘文書に機密文書を分類して管理しなければなりません。全ての機密文書を同じように管理すると、漏えいのリスクが高まってしまいます。

廃棄の必要が生じた際、自社でシュレッダー処理をして廃棄するよりも、対策が万全な専門の業者に依頼するほうがリスクを減らせます。

セキュリティ対策の強化

これは外部からの漏えいに対する対策になります。スパムメールや不正アクセスなど、サイバー攻撃の種類によっては、不審なメールは絶対に開かずに削除する、不審なサイトにアクセスしないようにするなど、社員ひとりひとりが注意して防ぐことができます。

しかし、それだけでは防ぎきれないケースもあります。サイバー攻撃の手法は日々進化しているため、セキュリティソフトなどを導入して、常に最新の状態にしておくことが必要です。

社員教育の徹底

機密情報の漏えいは人為的ミスによるものが多いです。そのため、機密文書がいかに重要なものであるか、漏えいした場合どのような事態を引き起こしてしまうのか、社員ひとりひとりに理解させて、自分にも責任があることを認識してもらう必要があります。

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