契約書の正しい保管期間とは？法律や保管方法も徹底解説

企業運営において、契約書の保管は避けて通れない重要な課題です。正確な保管期間や保管方法については、しばしば頭を悩ませる問題となっています。この記事では、契約書を法的要件に従って適切に保管する方法と異なる法律に基づく保管期間の基準について解説します。さらに、効率的かつ安全な保管方法も紹介し、企業が直面する書類管理の課題を解決するための実践的なアドバイスを提供します。正しい情報を活用して、契約書保管に関する悩みを解決しましょう。

契約書の保管期間の重要性

企業が結ぶ契約書は、単にビジネス取引の記録を残すためだけではなく、法的な責任や義務を明確にする重要な書類です。契約書の保管の法的要件を満たす際に、特につまずきやすいのが保管期間についての課題です。契約書をどれくらいの期間保管するかは、その契約の種類や関連する法律によって決まります。

例えば、特定の契約書は5年間、7年間または10年間保管が必要です。この保管期間は、税務調査や法的な問題が発生した際に、契約書が重要な証拠となることを想定して設定されています。税務での疑問が生じたり、契約に関する争いが起きたりした場合、きちんと保管された契約書が問題解決の鍵を握ることがあります。そのため、法律で定められた期間内に契約書を適切に保管することは、企業にとって非常に重要です。

契約書の内容や取り引きの性質に応じて適切な保管期間を守ることは、法的要件を満たすだけでなく、企業が直面するリスクを管理し、安定したビジネス運営を支える上で不可欠です。

主な契約書の保管期間一覧表

契約書類名	保管年数	起算日（数えはじめの日）
効力存続中の契約書	永久保管	特になし
建築士事務所の業務に関する図書（契約書、設計図書など）	15年	作成日
製品の製造・加工・出荷・販売記録	10年	製品引渡日
建設業の営業に関する図書（完成図、打合せ記録、帳簿、契約書など）	10年	当該建設工事の目的物の引渡しをした日
証憑書類（請求書、注文請書、契約書、見積書、受渡計算書、預り証、売買報告書、領収書、預金通帳、借用書など）	7年	帳簿閉鎖日および書類作成日・受領日の属する事業年度終了の翌日から2カ月を経過した日
産業廃棄物処理の委託契約書	5年	契約終了日
雇入れまたは退職に関する書類（雇用契約書、労働条件通知書、解雇通知など）	5年	退職・解雇・死亡の日
賃金その他労働関係に関する重要な書類	5年	最後の記入をした日

法的義務に基づく契約書の保管期間

契約書の保管期間の厳守は、企業にとって非常に重要な法的義務です。企業が保管する契約書の法的義務は、主に「会社法」と「法人税法」によって定められています。これらの法律に基づき、企業は契約書を適切な期間保管する必要があります。

10年間保管する契約書

会社法では、契約書は事業に関連する重要な資料の一部とされており、その保管期間は10年間と定められています。契約書の保管期間は、契約満了日からから計算されます。

会社法は、株式会社が事業に関連する重要な資料を保管する義務を定めたもので、契約書が企業の運営において重要な証拠としての役割を果たすためものです。しかし、特定の法的要件や長期的な契約関係を考慮すると、10年以上保管することが求められる書類も存在します。例えば、継続的なサービス契約や長期にわたる取り引きに関連する契約書は、契約期間の終了後も長期間にわたって重要性を持ち続けることがあります。このようなケースでは、企業は契約書の保管期間を慎重に管理し、必要に応じて保管期間を延長することが求められます。

7年間保管する契約書

法人が関与する取り引きに関連する契約書は、通常7年間保管しなければなりません。この規則は契約書に限らず、帳簿書類や取り引きに関連するさまざまな書類にも適用されます。この保管義務は「法人税法施行規則」に基づいており、各事業年度の申告書提出期限の翌日から起算されます。この期間には見積書、注文書、請求書、領収書などの取引記録が含まれます。

この7年間の保管期間は税務調査への対応に不可欠であり、税務当局が将来的に行う調査に備え、必要な情報を提供するために契約書を適切に保管しておきましょう。適切な保管は、税務上の問題が生じた際に迅速かつ正確な対応が可能になります。さらに、保管期間の遵守は信頼性の高い企業運営への一歩となり、取引先や関係者からの信頼を得ることにも繋がります。

注意点として、特定の状況で保管期間が10年間に延長されることがあります。例えば、青色申告書を提出した年度に損失が出た場合や、大きな自然災害などによる損失があった場合が該当します。このような場合は企業は法人税法に従い、契約書の保管期間を延長する必要があり、これを守ることが義務付けられています。

参考：法人税法施行規則

5年間保管する契約書

特定の契約書は5年保管しなければなりません。例えば、「廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則」によると、産業廃棄物処理の委託契約書はこのカテゴリに含まれます。これらの契約書は廃棄物の種類、量、処理方法などを詳細に記載し、契約終了日から起算して5年間保管する必要があります。企業はこの法的な要求を守り、必要な契約書を適切に管理することが大切です。

電子帳簿保存法に基づく契約書の保管期間

電子帳簿保存法では、電子データとして作成・保管された契約書に特別な法的規定が設けられています。電子帳簿保存法により、企業は電子的な形式で契約書を保管する際に、一定の保管期間を遵守する必要があります。しかし、保管期間に関しては紙の契約書と変わりありません。

保管期間を厳守しながら効率的に保管しましょう
契約書の保管期間については、一部の例外を除き、全ての契約書を会社法の規定に基づいて10年間保管することが効率的です。保管期間を統一することにより、法的要件を満たしながら効率的に契約書の管理ができます。
ただし、保管期間を統一する場合、必要な物理的なスペースも考慮する必要があります。契約書や他の書類が増えるとこれらを適切に収納できるスペースが重要になってきます。より効率的な保管方法としては、書類保管サービスの利用や電子データとしての保管が有効です。

契約書の保管方法とは

契約書は、企業活動における重要な資産です。そのため、契約書の保管方法には特に注意が必要とされています。一般的に、契約書の保管方法は主に以下の3つのカテゴリに分類されます。

紙で保管

多くの企業にとって、紙での保管は最も伝統的かつ一般的な方法です。この方法の主なメリットは、電子的な障害やデータ損失のリスクを回避できることです。重要な契約書は防火性、防水性のキャビネット、金庫など安全な場所に保管されます。さらに、アクセス制御や監視カメラなどのセキュリティ対策を施すことで、契約書の安全性を高めることができるでしょう。紙での保管は、特に重要な書類に対する物理的な保護を提供し、機密性の高い情報を守るための信頼性の高い手段です。

電子で保管

デジタル化の進展に伴い、契約書をスキャンして電子的に保管する方法が増加しています。電子保管のメリットは多岐にわたります。特に、物理的なスペースを節約し、契約書の検索性やアクセスの容易さを向上させる点が挙げられます。重要なのは、電子データのバックアップを定期的に行い、データの損失や改ざんを防ぐためのセキュリティ対策を講じることです。また、電子帳簿保存法に則った管理を要求されるため、電子データでの管理は複雑なものとなります。この複雑さの問題をを大幅に軽減するためには、書類保管システムの活用が効果的です。これにより、情報への迅速なアクセスと効率的な書類管理が可能になります。また、適切なセキュリティの強化と法規制への適切な対応も容易になるでしょう。

書類保管サービスで保管

最近の傾向として、専門の書類保管サービスを利用する企業が増えています。専門の保管施設では、湿度のコントロール、防災対策、高度なセキュリティシステムなどを備えており、書類の安全性が保たれます。さらに、必要な書類を迅速に取り出せるため、効率的な書類管理が可能になります。この方法は企業の書類管理の負担を軽減し、より集中してコアビジネスに取り組むことを可能にしてくれるでしょう。

書類保管サービスは数多く存在しており、一般的には紙の書類を保管と廃棄するだけのサービスが多いです。選び方のポイントは、企業の多種多様な状況に対応できる書類保管サービスを選ぶことが重要です。例えば、契約書だけでなくさまざまな書類の物理的な保管からセキュリティ管理、廃棄まで、さらにサポート面の充実さなどを考慮して、幅広いニーズに答えてくれる書類保管サービスを選びましょう。

「書庫番人」の書類保管サービスで、書類の保管が手軽に

「書庫番人」は、オフィスの書類管理を効率化し、紙の書類から電子データの書類まで、さまざまな書類の整理から廃棄までの全プロセスをサポートします。保管すべき書類のアドバイス、分類作業、さらには社内での説明会まで、お客様のニーズに柔軟に対応します。

書類保管サービスの利用が不慣れな初心者でも安心です。セキュリティ面では、24時間体制の厳重な管理体制を整え、書類を災害や湿度から守る完全な対策が施されています。また、必要なときにはWeb管理システムを通じて簡単に書類を取り寄せることが可能です。「書庫番人」を利用することで、企業は書類を安心して預け、ビジネス効率の向上に集中することができるでしょう。

こちらから気軽に料金のシミュレーションができるため、ぜひ試してください。