【法人】納品書の保管方法かんたん解説〜保管期間をもとに保管をしよう〜

とにかく量が多い納品書の保管方法に悩んでいる方は多いはず。法的な保管期間を守れるように、納品書の保管方法についてわかりやすく解説していきます。

納品書とは

納品書とは、商品やサービスを受け取った際に発行される取引証憑書類の1つであり、取引の証明となる重要な書類です。取引証憑書類には、請求書や注文書、契約書、見積書、仕入伝票などがあります。

納品書の保管にはルールやつまずきやすい問題点などが多く、困っている方も多いはずです。納品書の保管は、保管期間や廃棄方法など煩雑で人為的ミスが起こりやすいため、書類保管サービスの業者を検討してみるのもオススメです。

今回は、納品書の保管の基本的な知識から実際の保管方法やお得な情報について、わかりやすく解説していきます。

納品書の保管期間について

納品書は法律によって保管が定められているため、決められた期間の保管が必要です。

納品書の保管期間は、税法により7年間と定められています。
※赤字のある事業年度は10年間保管が必要

起算日（数えはじめの日）は事業年度の確定申告書の提出期限の翌日のため、注意が必要です。例えば3月末決算の場合には、確定申告書の提出期限は2ヶ月後のため、7年後の5月31日まで保管する必要があります。

▼参考サイト：国税庁

No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

www.nta.go.jp

なお、納品書を10年間保管としているケースもまれに見られます。会社法により、株式会社は「会計帳簿及びその事業に関する重要な資料」を10年間保管することが求められており、それに従って保管しているというものです。納品書が「会計帳簿及びその事業に関する重要な資料」に含まれるかどうか明確な規定はありませんが、納品書をはじめとする取引証憑書類は「会計帳簿及びその事業に関する重要な資料」に含まれないという見解が一般的なものとなります。したがって、赤字のない年度は7年間の保管でいいと考えられます。

保管の面では、経理書類には会社法に該当する10年間保管の書類も多いため、10年間まとめて保管すると管理が楽になります。

▼参考サイト：会社法

会社法 | e-Gov法令検索

電子政府の総合窓口（e-Gov）。法令（憲法・法律・政令・勅令・府省令・規則）の内容を検索して提供します。

elaws.e-gov.go.jp

納品書の保管方法について

納品書の保管方法は主に3つあります。

1. 紙で保管
2. 電子データで保管
3. 書類保管サービスの利用

それぞれのメリットやデメリットを確認していきます。

紙で保管

書類が乱雑に管理されていて仕事の効率が下がっている場合、保管方法を考え直す必要があります。取引証憑書類（請求書、注文書、契約書、見積書、仕入伝票など）は、案件ごとにまとめ、年度ごとに分けてファイリングするのがオススメです。年度ごとに分けておけば、保管期間が過ぎた際にまとめて廃棄することができるので社内の保管スペースを抑えることもできます。

また、紙でもらった納品書をスキャンして電子データとして保管することも可能です。（詳細は後述）

紙で納品書を保管するメリット・デメリットや注意点

【メリット】

• 印刷した紙はいつでも手もとで確認できるため緊急時にもすぐに対応できる
• 紙など手書きにすることで証憑性が高まる場合がある

【デメリット/注意点】

• 紙を保管する場合、場所をとるためスペースの確保が必要
• 紙での保管には印刷コストや消耗品のコストがかかる

電子データで保管

納品書に限らず、さまざまな書類は電子データでの保管が可能なため、書類保管システムなどを利用すると保管が楽になります。納品書は電子データとして保管しても、紙の納品書をスキャンして保管することも可能です。

もし書類保管システムなどを利用せずに、電子データを自社ですべて分類して保管している場合、他の取引証憑書類（請求書、注文書、契約書、見積書、仕入伝票など）と案件および年度ごとに分けて保管しておくのがオススメです。

電子データで納品書などの書類を保管する場合、電子帳簿保存法とe-文書法に従って保管する必要があります。その際には以下のような要件を満たす必要があります。

• すぐに見られるように検索機能などをつける
• 見えやすいサイズでスキャンする
• 改ざんできないようにする

電子データで納品書を保管するメリット・デメリットや注意点

【メリット】

• 紙で保管する場合に比べて、スペースをとらないため事務スペースを削減できる
• 紙の場合に比べて保管コストが低くなる

【デメリット/注意点】

• ハードディスクの故障やウイルス感染、消失などにより、情報漏洩やデータ復旧のコストがかかる可能性がある
• データの消失や破損のリスクがあるため適切なバックアップが必要
• 電子帳簿保存法とe-文書法に従って保管する必要がある

書類保管サービスを利用して保管

納品書などの書類は、社内に保管するだけではなく、外部に保管することも可能です。「書類保管サービス」というサービスであれば、書類保管に適したセキュリティ対策や、書類が劣化しにくい環境整備を行っているため安心です。自社で書類に適した保管スペースを用意して運用するよりも、コストを削減できることも多いでしょう。

書類保管サービスで納品書を保管するメリット・デメリットや注意点

【メリット】

• 書類を安全な専用倉庫に保管するため、紙での管理に比べて損傷や紛失のリスクが少なくなる
• 専門的な管理体制で保管期間や廃棄処分についてのルールが明確になっているため、企業の業務負荷を軽減し、信頼性の高い納品書の管理が期待できる
• 社内の書類保管スペースを削減できる

【デメリット/注意点】

• 書類保管サービスに預けた書類を提出するために手続きが必要になる場合がある
• 書類を確認したいときは届けてもらうか、取りに行く必要があり、すぐに見ることができない

※電子データ保管の義務化について

2022年から、電子データとして受け取った納品書は電子データでの保管が義務づけられているので注意しましょう。紙の書類をスキャンして電子データにしての保管は可能ですが、電子データで受け取ったものを印刷した書類の保管はできないので注意が必要です。

▼こちらの記事も参考にしてみてください。

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shoko-bannin.com

納品書の保管方法まとめ

セキュリティ面でのデータの漏えいやハッキングが心配な場合や、緊急時に手元ですぐに確認したい場合は、紙で保管をしている会社もあります。一方で、納品書の書類を保管するスペースが厳しい場合やコスト削減するために、電子データで納品書を保管する会社もあります。

また、書類保管サービスを活用して複雑で面倒な納品書の管理を業者に任せるというのも業務効率化につながるため、書類保管サービスは重宝できる選択肢の1つになります。

保管期間が過ぎた納品書の廃棄について

保管期間が過ぎた納品書は、適切に廃棄することも忘れずに行いましょう。保管期間が終了した納品書を廃棄する前に、書類内容に機密事項が含まれていないかどうかを再確認することも大切です。納品書には個人情報が含まれていることがあり、廃棄する際には適切な処理が必要です。紙ならシュレッダーにかけたり、専門の業者に依頼して処分してもらいましょう。

納品書の保管には書類保管サービスがオススメ

自社で納品書の管理をする場合、保管スペースや人員の確保が必要であり、そのためには費用がかかります。また、保管期間が長期にわたる場合、紙媒体での保管には劣化のリスクがあり、データでの保管にはセキュリティ上の問題があります。さらに、廃棄時には個人情報保護法などによる法的な制限があるため、適切な処分が求められます。

納品書の管理は、事務処理の中でも重要なタスクの1つですが、保管スペースの確保、実際の保管方法が難しいなどで、人為的なミスが起こりやすいというデメリットがあります。そのため、書類保管サービスを検討してみるのもオススメです。量が多い書類は、保管期間が同じものとまとめて書類保管サービスに預けてしまうと楽です。

コンシェルジュ付きの書類保管サービスはプロの知識と経験を持っているため、継続的なアドバイスや最適な保管方法を提供してくれます。古い納品書を見返す機会はほぼありませんし、そのような書類から書類保管サービスを利用してみるのはいかがでしょうか。

オススメの書類保管サービス

書類保管サービスはたくさんありますが、その中でも特にオススメなサービスはコンシェルジュ付き書類保管サービスの「書庫番人」です。

書庫番人は書類の保管・分類・Web管理・廃棄・紙の書類の電子化・電子契約サービスとの連携（クラウドサイン）など書類全般のサービスを行っているため、書類のお困りごとをなんでも相談してください。

いますぐ簡単に保管の料金シミュレーションもできるので、こちらをお試しください。

納品書を含めた経理書類の保管は、会計監査などで必要になることもあるため適切な管理が必要です。自社での保管方法を模索することも大切ですが、サービスに頼ることで手間やリスクを減らすことができますので、検討してみましょう。