請求書の保管方法を基礎から解説

投稿日 2023年8月28日
著者書庫番人コラム編集犬
カテゴリー書類保管

請求書の保管方法にお悩みの方のために、請求書の保管方法をわかりやすく解説していきます。「写しはいるの？」「どうファイリングしたらいいの？」「電子データでの保管もできるの？」など、さまざまな疑問を解決します。

請求書とは

請求書の保管方法をご紹介する前に、まず「請求書」とはなにかをご説明します。請求書とは「取引証憑書類」のひとつであり、商品やサービスを受け取った際に発行され、「取引の証拠」となる書類のことです。

取引証憑書類の種類
請求書、納品書、注文書、契約書、見積書、仕入伝票など

請求書を含む取引証憑書類は、法律によって決められた期間、保管しなければいけないことになっています。保管期間に合わせて保管し、保管期間が過ぎたら廃棄するという保管サイクルにするとよいでしょう。

なお、請求書を保管するときは、

受け取った請求書（原本）
発行した請求書（控え）

どちらも保管しなければいけません。

また、請求書と納品書が合体していることもありますが、保管期間は同じです。同じ保管サイクルで保管できるようにしておけば問題ありません。

請求書の保管期間

請求書は税法により保管期間が定められています。

請求書の保管期間：7年間
※赤字のある事業年度は10年間

起算日：事業年度の確定申告書の提出期限の翌日

請求書の保管にあたり、注意が必要なのは起算日と保管期間の数え方です。起算日（保管期間の数えはじめの日）から7年もしくは10年間保管する必要があります。例えば、3月末決算の会社なら、確定申告書の提出期限は2ヶ月後の5月31日です。その翌日の6月1日から数えて、丸7年後（もしくは10年後）の5月31日までは必ず保管するようにしましょう。

▼参考：国税庁

No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

www.nta.go.jp

請求書の保管方法

請求書の保管方法は、「紙」の請求書か「電子データ」の請求書かにより、注意すべき点が異なります。どちらの場合も保管期間を守って保管することが大切です。

紙の請求書の保管方法

請求書は他の取引証憑書類（納品書、注文書、契約書、見積書、仕入伝票など）と案件ごとにまとめ、それから年度ごとに分けてファイリングするとよいでしょう。請求書を年度ごとに分けて保管しておくことで、保管期間が過ぎたときにはまとめて廃棄できるため、社内の書類保管スペースを節約することができます。

また、請求書の保管期間は基本7年間ですが、赤字のある事業年度は10年間保管が必要です。また、書類の中には10年間保管が義務づけられているものもあります。そのため、管理の手間を省きたい場合には、すべての書類を10年間保管する体制にしておくとよいでしょう。

取引先ごとに分類して保管する方法
請求書の保管方法には、取引先ごとに分類する方法もあります。取引先がおおよそ決まっており、定期的な付き合いがある場合はこの方法がオススメです。取引先ごとにファイルを作成し、その中に請求書をまとめて保管することで、後から必要な情報を探しやすくなります。また、他の経理書類と一緒にまとめておくことで、経理関連の書類を一括して管理することもできます。後で参照する際にも探しやすく、便利です。ただし、取引先の数が非常に多い場合や、取引頻度が低い場合には、事業年度ごとに分類する方法がより効果的かもしれません。

なお、紙で受け取った請求書はスキャンして電子データとして保管することもできます。書類の保管スペースに困っているときには、書類保管サービスを利用して社外で保管することや、書類を電子化することが効果的です。

電子データの請求書の保管方法

請求書を含むさまざまな書類は、電子データでの保管が可能です。書類保管システムなどのツールを利用することで、保管が簡単になります。

請求書は電子データとして受け取ることができるほか、紙の納品書をスキャンして保管することも可能です。ただし、2022年からは、電子データとして受け取った請求書は、電子データとして保管することが義務づけられています。つまり、印刷して紙で保管することはできません。

▼参考：2022年改正　電子帳簿保存法について

電子データで請求書などの書類を保管する場合には、電子帳簿保存法とe-文書法に従って保管する必要があります。これには、検索機能を備えたファイル管理、見やすいサイズのスキャン、改ざんできないようなセキュリティ対策など、さまざまな要件を満たす必要があります。電子データでの保管をはじめる際には、国税庁のガイドラインや要件に目を通し、適切な電子データの保管方法を確認してください。適切な電子データの保管ができていなければ、書類を保管していると見なされず、法律違反となってしまいます。

なお、書類保管システムを利用せずに、自社で書類を一つ一つ分類して保管している場合、紙の請求書と同様に他の取引証憑書類（納品書、注文書、契約書、見積書、仕入伝票など）と案件ごとにまとめ、それから年度ごとに分けて保管することがオススメです。

▼参考：国税庁

パンフレット（過去の主な改正を含む）｜国税庁

www.nta.go.jp