書類整理のコツを解説！オフィスをすっきりさせる3ステップ

毎日増え続ける書類。デスクに積みあがる書類の山。業務を圧迫する書類をどのように整理すればいいか、悩んでいる人は多いでしょう。この記事では、書類の整理を効率的に進めるためのコツを、3つのステップに分けて解説します。企業全体で書類の整理と削減に取り組み、すっきりした業務環境を手に入れましょう。

オフィスでの書類整理の現状

オフィスにあふれる書類をどう減らすか

ペーパーレス化が推奨されるようになって久しいですが、実行するのはなかなか難しいものです。特に、顧客との対面で申請を受け付ける企業や公的機関などでは、毎日のように書類が増えていきます。
人手、場所、時間……大量の書類による業務の圧迫は、多くの企業を悩ませる問題であり、あふれる書類を整理し削減することは、非常に重要な課題となっています。

書類整理を効率的に進めるコツ

本気で書類を整理してオフィスをすっきりさせたいなら、その場しのぎの対応は避けるべきです。きちんと手順やルールを決めて取り組むことで、大量の書類を整理し、さらに、整理された状態を維持し続けることができます。書類の整理を効率的に進めるためのコツは、的を絞って段階的に取り組むことです。

ステップ1：職場全体で取り組む書類整理

なぜ個人の取り組みでは限界があるのか

書類整理の必要性をまず意識するのは、自分のデスクの上を見たときでしょう。「デスクの上の書類を整理し、業務環境を整えたい」と考えるのは当然です。しかし、個人のデスクの上だけをいくら整理しても、企業全体の書類が片付かないという問題は解決できません。企業の書類は、個人利用のものよりも、人や部署をまたいで利用されるものの方が、圧倒的に数が多いからです。

書類整理の全体最適化の重要性

整理されていない書類は、オフィスのスペースを余分に占拠します。また、必要な書類を探し出すのに時間がかかるため、業務の効率を下げます。さらには、置き場所が定まらないことで紛失する危険が大きくなり、情報漏洩などのコンプライアンスの問題にもつながります。書類整理とは、企業全体の健全な運営に関わる重大な課題なのです。書類整理を成功させ、職場環境を改善するには、書類の管理を職場全体（所属する部署、あるいは企業全体）で最適化する必要があります。

部署を越えた協力体制と時間確保

課題の重要性を認識したら、次に全体の協力体制を構築しましょう。書類整理のゴールとなる明確な目的を設定し、期限とルールを決めることで、部署をまたいでもスムーズに連携できるようになります。また、ルールの中に担当者や作業時間について盛り込めば、本来の業務への負担を抑えることができるでしょう。

ステップ2：効率的な分類・整理の具体的方法

企業全体で書類整理に取り組む体制ができたら、いよいよ書類の具体的な分類と整理に入ります。

必要に応じた書類の3分類

企業で使用される書類の種類は多岐にわたり、最初から細かく分類するのは大変です。そこで、まずは整理の対象となるすべての書類を確認し、必要に応じて「保管」するか「保存」するか「廃棄」するかを決めましょう。そこから、さらに細かく分類し対応を決めていくことで、効率的に書類整理を進めることができます。

よく使う書類を保管する

社内で頻繁に利用する書類は、目的や用途に応じて分類し、それぞれに適した方法で保管します。サイズや内容の機密性に合わせて、棚に収める、ファイルに挟むなど、書類ごとの保管場所や収納方法を決めていきましょう。さらに、書類ごとの持ち出しのルールや保管する期間、廃棄方法などを定めることで、安定した管理体制を実現し、整理された状態を維持することができます。

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使用頻度の低い書類を保存する

企業で利用する書類の中には、保存期間が法律で定められているものがあります。また、それに該当しない書類であっても、業務の上で長期間保存が必要なものは、社内ルールとして保存期間を明確化しておくことが望ましいです。保存期間をはっきりさせることで、廃棄時期を逃すことがなくなり、不要な書類を管理し続けるリスクを避けることができます。収納する箱やケースのラベリング、リスト化などの工夫をして、書類ごとの保存期間や廃棄する時期を分かりやすくすることが、上手く管理するコツです。

不要な書類を廃棄する

オフィスを圧迫していた書類の中には、おそらく、もう必要ないものも大量に含まれているでしょう。本格的に書類整理を始めれば、埋もれていた不要な書類がたくさん見つかるはずです。これらは、情報の中身に応じて、適切な方法で廃棄しましょう。不要な書類を速やかに廃棄することで、管理するスペースに余裕が生まれるだけでなく、余分にかけていた書類の管理コストを削減することができます。

ステップ3：大量の書類管理からの解放

書類を分類し、整理し、管理の方法を決めました。あとは、書類ごとに定めたルールに従って管理し続けるだけですが、そこで考えなければならないのが、書類を管理する場所の問題です。書類の収納場所が限定されることで、オフィス内はすっきりする一方、書類の増加に対応することは難しくなります。

オフィス内での書類管理の課題と限界

書類は減るよりも増える量の方が多く、特に保存期間が長いものは、数年分を収納できる場所が必要です。企業の規模にもよりますが、一般的に見て、同じオフィス内に場所を確保し続けるのは非常に困難でしょう。また、大量の書類はかさばる上に重量もあるため、収めるにも取り出すにも、担当者の身体や時間に負担をかけます。しっかりと管理できる方法を確立できたとしても、それを維持するために多大な労力が必要だとしたら、書類整理で得たメリットも半減してしまうでしょう。

外部の書類保管サービス活用のメリット

オフィスや企業の建物内での書類の管理に限界を感じたら、アウトソーシングを検討してみてください。専門の書類保管サービスを利用することで、収納場所の問題が一気に解決するだけでなく、預けるタイミングを調整すれば保存期間の把握も楽になります。また、利用するサービスによっては廃棄依頼が可能なため、書類の管理業務全般の社内負担を軽減することができます。

大量の書類の管理は「書庫番人」の書類保管サービスに任せてみませんか？

オフィス内の書類が整理された状態を維持したい。大量の書類の収納場所に困っている。そのようなときは、書類保管サービスの「書庫番人」に任せてください。お客様ごとに専属のコンシェルジュがつき、ニーズに合わせた保管計画を提案するため、はじめての方でも安心して利用できます。さらに、不要になった書類の廃棄やデジタル化にも対応しており、オフィス内の書類削減をトータルでサポートします。あふれる書類の山を減らし、すっきりした業務環境を手に入れるために、「書庫番人」を利用してはいかがでしょうか？