文書管理システムの機能を徹底解説！最適なシステムを見つけるために

ビジネスの現場では、日々多くの文書が作成・共有されています。契約書、社内規定、報告書など、膨大な情報を適切に管理できなければ、業務の効率は低下し、重要な情報の見落としやセキュリティリスクの増大を招きかねません。そこで注目されているのが「文書管理システム」です。文書管理システムを導入すれば、社内の文書をデジタル化し、一元管理が可能になります。検索性の向上、アクセス権限の設定、バージョン管理、ワークフローの自動化など、業務の生産性を高めるさまざまな機能が備わっており、ペーパーレス化やリモートワークの推進にも役立ちます。本記事では、文書管理システムの基本から主要な機能、選び方のポイントまでを詳しく解説します。

文書管理システムとは？

文書管理システムとは、企業内の文書をデジタル化し、一元的に保管、整理、検索、共有できるようにするシステムです。必要な文書を迅速に検索できる機能に加え、アクセス権限の設定やバージョン管理、ワークフローの自動化など、業務効率を向上させる多くの機能を備えています。従来のファイルサーバーとは異なり、文書そのものの管理に特化しており、高度な検索機能やアクセス制御を実現できます。これにより、企業はコンプライアンスの強化や情報漏洩の防止、業務の生産性向上を図ることが可能です。近年では、テレワークの普及やペーパーレス化の推進に伴い、クラウド型の文書管理システムの需要も高まっています。

文書管理システムの主な機能

文書管理システムは、企業内の文書を効率的に管理し、活用するためのツールです。業務の効率化を促進するとともに、情報セキュリティの向上にも貢献します。主な機能は以下の通りです。

保管・整理機能

文書を種類や部署ごとに分類し、適切に保管する機能です。紙の文書や個人のPCに分散していた資料を一元管理し、フォルダやタグを活用して体系的に整理します。これにより、大量の文書があっても、必要な情報を迅速に見つけることが可能になります。業務の効率化や情報共有の円滑化にも貢献します。

検索機能とファイル管理

保存した文書から必要な情報を迅速に見つける機能です。文書内のキーワード検索や、登録時に付与した属性情報による絞り込み検索が可能です。さらに、全文検索機能を備えたシステムも多く、高度な検索ができます。そのため、目的の文書を効率的に探し出せます。

セキュリティ対策とアクセス制限

機密性の高い文書に対し、アクセス権限の設定やダウンロードの制限を行う機能を備えています。また、利用者の操作履歴を詳細に記録し、いつ、どのような操作が行われたかを正確に確認できるため、情報漏洩や不正アクセスを防ぎ、より安全で効率的な文書管理を実現します。

バージョン管理と変更履歴の追跡

文書の更新履歴を管理し、最新版と過去のバージョンを適切に保持する機能です。この機能を利用すると、最新版への迅速なアクセスが可能になり、過去のバージョンとの比較も容易になります。また、文書の変更履歴を正確に追跡できるため、編集の経緯を明確に把握できます。さらに、誤った編集が発生した場合も、以前の状態に簡単に戻すことができます。

ワークフロー管理機能

文書の登録や更新を行う際に、上長や責任者の承認プロセスをシステム内で完結できる機能です。申請と承認を電子化することで、ペーパーレス化を促進し、業務の効率向上と迅速化を実現します。さらに、承認履歴を記録・管理することで、内部統制の強化にも貢献します。

文書管理システムの種類

文書管理システムは、企業内の文書を効率的に整理し、保管や共有を行うためのツールです。目的や用途に応じて、さまざまな種類が提供されています。

①社内文書向け（保管・活用型）

このタイプは、社内規定や報告書、稟議書などの社内文書を適切に保管し、必要なときに迅速に取り出せるようにすることを目的としています。文書の種類に関係なく、一元的に管理したい場合に適しています。また、テレワーク中の文書アクセスやプロジェクトチーム内での共同作業を円滑に進めるうえでも有効です。さらに、業務効率の向上や情報共有の強化にも役立ちます。

②社内文書向け（作成・共有型）

文書の作成から利用、保管、廃棄までのライフサイクル全体を効率的に管理するのに適したタイプです。例えば、営業に関する知識を社内で共有したり、業務マニュアルを共同で作成したりする場面で活用できます。チーム内の情報共有やコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化や生産性の向上につながります。また、組織全体の知識を蓄積し、有効に活用できるようになります。意思決定の迅速化にも寄与します。

③契約書管理（保管・活用型）

契約書などの台帳管理や更新管理を効率化することを目的としたタイプです。締結後の契約書をデータ化し、必要に応じて迅速に取り出せるデータベースを構築することで、契約書の検索や参照が容易になります。その結果、契約内容の確認や更新時期の把握がスムーズになり、業務の効率化が進むとともに、リスク管理の強化にもつながります。

④契約書管理（作成・共有型）

契約書の作成プロセスを効率化し、取引先との文書のやり取りを円滑に進めることを目的としたシステムです。契約書のドラフト作成から修正、承認、締結までの一連の流れをシステム上で管理することで、業務の効率化とミスの防止が期待できます。さらに、バージョン管理やアクセス権限の設定により、情報のセキュリティも確保されます。これにより、契約業務の透明性が向上し、より迅速な対応が可能になります。

文書管理システムの選び方と比較ポイント

文書管理システムを選定する際には、自社のニーズに適した機能や要件を満たす製品を選ぶことが重要です。

検索性の高さ（キーワード検索・タグ管理）

文書管理システムを選定する際に最も重要な要素の一つは、検索機能の充実度です。必要な文書にスムーズにアクセスできるかどうかは業務の効率に直結するため、高い検索性を備えたシステムを選ぶことが重要です。具体的には、全文検索機能やタグ管理機能に加え、画像のOCR処理が搭載されているかを確認することが求められます。また、管理する文書の種類を考慮し、最適な検索機能を備えた製品を選ぶとよいでしょう。システムによっては、文書番号の自動生成や自動分類機能を備えているものもあり、手作業による仕分けの負担を大幅に軽減できます。適切な機能を備えたシステムを導入することで、業務の効率化が図れます。

法令や各種制度への対応（電子帳簿保存法、コンプライアンス）

文書管理システムは、法令や業界の規制に準拠した機能が求められる場合があります。例えば、電子帳簿保存法やISO認証、e文書法に対応したシステムを選択することが重要です。これらの規制を遵守するためには、タイムスタンプの付与や改訂履歴の管理機能が必要となる場合があります。JIIMA認証を取得しているシステムは、これらの要件を満たす機能を備えています。導入を検討する際には、自社の業界特有の法令に対応できるかどうかを、事前に十分に確認することが大切です。

セキュリティ対策・アクセス制限の柔軟性

セキュリティは、機密情報や個人情報を取り扱う企業にとって非常に重要です。システムのセキュリティ対策としては、アクセス権限の管理や操作履歴の記録に加え、データの暗号化やダウンロード・印刷の制限などが挙げられます。どの情報に誰がアクセスできるのか、また編集や閲覧の範囲をどのように制限するのかを柔軟に設定できるシステムを選ぶことが、情報漏洩のリスクを減らすための重要なポイントとなります。

ワークフロー管理機能の有無

社内で承認や回覧が必要な文書を適切に管理するためには、ワークフロー管理機能が欠かせません。この機能を活用することで、文書の進捗状況や承認の有無をリアルタイムで確認でき、業務の停滞を防げます。特に、機密性の高い文書や重要な書類を扱う場合は、ワークフロー管理とセキュリティ機能を連携させることで、リスク管理が強化され、業務の効率化も一層進みます。

JIIMA認証の有無とシステム連携の可否

JIIMA認証を取得した文書管理システムは、電子帳簿保存法や関連法規に対応した機能が標準装備されており、法令順守を確実に実現できます。また、システムを選定する際は、他の業務システムとのデータ連携が可能かどうかも重要なポイントです。スムーズなデータ連携ができる製品を導入することで、業務の自動化や効率化が期待できます。さらに、システムの拡張性やオプション機能の有無も確認し、長期的に柔軟な運用ができる製品を選ぶことをオススメします。

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紙の文書をそのまま保管する方法は、長年にわたり一般的な文書管理の手法として用いられてきました。しかし、紙の保管には限界があり、文書の量が増えると保管スペースの確保が大きな課題となります。文書管理システムの導入をしたくても、費用や教育コストがかかることからまだ紙での保管をしている企業も多く見られます。このような問題を解決する手段の一つとして、書類保管サービスの活用が挙げられます。

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