書類のデータ化で業務効率化！便利で安全な管理方法を解説

膨大な紙の書類を効率的に管理する方法として、書類のデータ化が注目されています。書類をデータ化することで、業務効率の向上やコスト削減だけでなく、セキュリティや環境面でのメリットも得られるでしょう。

この記事では、ペーパーレス化が求められる背景やデータ化の進め方、メリット、注意点をわかりやすく解説します。業務改善の一歩としてぜひ参考にしてください。

書類のデータ化とは？

書類のデータ化とは、紙で管理している書類をスキャンやOCR（光学文字認識）技術を活用して電子データとして保管・管理する作業を指します。具体的な方法には、スキャナーやスマートフォンのアプリを使用して書類を撮影し、PDFやJPEGなどの形式で保管する方法があります。

企業に求められるペーパーレス化の背景

近年、働き方や法律の変化、さらには環境問題への配慮が重要視される中で、ペーパーレス化の必要性が一層高まっています。以下に、ペーパーレス化が注目される理由について解説します。

・デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進

デジタルトランスフォーメーションとは、企業がデジタル技術を活用し、業務プロセスやビジネスモデル、組織文化などを改革する取り組みを指します。業務のデジタル化や自動化が進むことで、企業は競争力を高められるでしょう。

・ハイブリッドワークの普及

リモートワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリッドワークが広がる中で、電子書類の導入は欠かせません。どこからでもアクセス可能な電子書類は、業務の効率化だけでなく、柔軟な働き方を支える重要な要素となっています。

・電子帳簿保存法の改正による影響

デジタルトランスフォーメーションの推進策の一環として、電子帳簿保存法が改正されました。この改正により、特に「電子取引」においては、紙での保管が認められなくなりました。電子取引とは、インターネットを介して行われる取り引きのことです。

具体的な例としては、以下のようなものが挙げられます。

• 電子メールによる請求書の受領や送付
• ウェブサイトからの請求書ダウンロード
• 請求書管理クラウドを利用したやり取り
• キャッシュレス決済に伴う利用明細や決済データの管理
• EDIシステムを活用したデータの授受
• ペーパーレスFAX
• 請求書データを記録したDVDなどのメディア受領

一方で、紙で受領した請求書については従来通りの保管が可能です。しかし、電子データと紙の書類が混在すると管理が煩雑になるため、多くの企業ではスキャンして電子化し、電子データとして全てを管理する企業が増えています。

・インボイス制度への対応

インボイス制度は、正式名称を「適格請求書保存方式」とし、2023年に開始されました。この制度では、適格請求書発行事業者から発行された請求書の保管が義務づけられています。受領した書類と発行した書類を保管する必要があるため、膨大な書類量と事務処理が発生します。こうした状況を踏まえ、管理コストの削減を目指して、電子化が急務となっています。

紙の書類のデータ化の進め方

紙の書類をスキャンする方法には、簡単に実施できる手法から、専用の設備を活用する本格的な方法まで、多岐にわたる選択肢があります。

自社でのスキャン方法

1.複合機を利用したスキャン

オフィスで使用する高性能な複合機を活用することで、紙の書類を効率よくデータ化できます。自動原稿送り装置（ADF）が搭載されている複合機であれば、大量の書類を一度にスキャンできるでしょう。

2.スマートフォンアプリを利用

請求書などの特定の書類については、スマートフォンで撮影する方法が認められています。この方法は手軽で便利ですが、用途や書類の性質をよく考慮して活用してください。

3.コンビニのスキャンサービスを利用

コンビニのスキャンサービスは、オフィスにスキャン設備がない場合や少量の書類を一時的にデータ化したい場合に便利です。コンビニに設置されているマルチコピー機を使用すれば、簡単に書類をスキャンしてデータとして保管できます。

スキャンを行う際は、コピー機の操作パネルでスキャン機能を選択し、保管先としてUSBメモリやクラウドを設定したあとにスキャンを開始します。利用時には以下の点に注意が必要です。

• 原稿の置き忘れによる情報漏洩
• 機密情報を含む書類を外部サービスにてスキャンするリスクの検討

上記の方法を活用し、用途や状況に応じて最適なスキャン手段を選びましょう。

専門のサービス会社に依頼する方法

自社でデータ化が難しい場合、専門サービス会社へ依頼する方法もあります。高速スキャナーやOCR技術を活用して、大量の紙書類を短期間で効率よくデータ化に対応してくれるでしょう。また、高品質なスキャナーやOCR機能を使用し、視認性の高いデータを生成するだけでなく、テキストデータとしても活用可能な状態にします。さらに、ファイルの命名や分類も対応してくれるため、管理の手間を大幅に削減できます。ただし、外部委託には初期費用やサービス料が発生します。また、機密性の高い書類を取り扱う場合は、サービス会社のセキュリティ対策を事前に確認しましょう。

紙の書類が溜まっている場合や書類のデータ化に困っているなら、書類保管サービスの「書庫番人」にお任せください。

書類データ化の5つのメリット

紙の書類をデータ化することで、セキュリティ対策、業務効率、管理のしやすさなどが大幅に向上します。

管理コストの削減

・オフィススペースや保管費用の削減について

紙の書類を保管するためのスペースは、特に都市部において大きなコストが発生します。書類をデータ化することで、キャビネットや倉庫といった広い保管スペースが不要となり、これに伴うコストを削減できます。また、保管スペースを減らすことで、オフィススペースをより有効に活用できます。

・印刷やファイリングにかかる人件費の削減

紙の書類を作成したり、整理したりするために必要な人件費も大幅に抑えられます。特に、頻繁に資料を印刷したり、ファイリングを行ったりする業務においては、こうした作業を省略することで業務効率が大きく向上します。

業務効率の向上

・書類検索時間の短縮

紙の書類を探す場合、保管場所を確認し、目的の書類を取り出すまでに多くの時間がかかります。これに対し、データ化された書類はパソコンやクラウドを使用することで、キーワードや日付を入力するだけで即座に検索できるため、必要な書類を探す時間を大幅に短縮できます。

・データ共有の迅速化

データ化された書類はクラウドを活用することで、社内外を問わず迅速に共有できます。リアルタイムで資料を共有できるようになるため、チーム間のコミュニケーションが円滑になります。また、この仕組みはテレワークの推進にも寄与します。例えば、出張中でも必要な資料にアクセスできることは、大きなメリットといえるでしょう。

セキュリティの向上

・紙媒体に比べた安全な管理方法

紙の書類は紛失や盗難のリスクが伴います。一方、データ化された書類はアクセス権の管理やパスワードによる保護が可能です。さらに、定期的にバックアップを行うことで、予期せぬトラブルが発生した場合にも対応できるでしょう。

・アクセス制限やバックアップの利便性

重要な機密情報は、アクセス権を制限することで、特定のメンバーだけが閲覧できるように設定できます。また、災害やシステム障害が発生した際にも、バックアップデータから迅速に復元できるでしょう。このように、セキュリティの面で高い安心感を得られる点が特徴です。

災害リスクへの備え

・災害や劣化による紙書類紛失リスクの解消

紙の書類は地震や洪水などの自然災害、また経年劣化によって失われる可能性があり、このリスクを軽視することはできません。データ化することで、重要な資料を自然災害から保護できます。さらに、データをクラウドや外部ストレージに保管すれば、オフィス設備が損傷した場合にも対応できます。

環境保護への貢献

・ペーパーレスによる森林保護と廃棄物削減について

紙の使用量を減らすことは、森林資源の保護や紙廃棄物の削減に貢献します。また、紙の製造や輸送、廃棄に伴うCO₂排出を抑えることで、環境への負担を軽減できるでしょう。さらに、環境配慮の姿勢を示せれば、他企業からの信頼獲得につながります。

書類のデータ化における注意点

法的な保存要件への対応

スキャンした書類は、法律によって保存要件が求められる場合があります。例えば、電子帳簿保存法では、スキャンデータに対して以下のような要件が定められています。

• 書類受領後、スキャンを行うまでの期間（おおむね7営業日以内または受領後2カ月＋7営業日以内。ただし、方式によって異なります）
• スキャナーの仕様書や説明書の備付けすること
• スキャンデータと帳簿の関連性を確保すること
• 解像度が200dpi以上、24ビットカラーであること
• 受領後2カ月＋7営業日以内にタイムスタンプを付与すること
• スキャナー設定情報を記録・保管すること
• 訂正や削除の履歴を保管すること
• 入力者の情報を記録すること
• 速やかに閲覧可能なモニターなどの環境を整えること
• データ検索機能を備えること

これらの要件を満たすことで、法的な保管基準に対応できるでしょう。

セキュリティ対策の重要性

スキャンした書類には、機密情報が含まれる場合があります。そのため、データ化の段階で十分なセキュリティ対策を行いましょう。具体的には、アクセス制限の設定やデータの暗号化を実施することが求められます。また、クラウドサービスを利用する場合は、サービス提供者のセキュリティ基準を確認したうえで利用することが推奨されます。

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