【2023最新】タイムカードの保管期間

2020年の法改正により、タイムカードの保管期間は3年間から5年間となりました。タイムカードの保管期間を間違えて保管してしまわないように、改めておさらいしておきましょう。そもそもタイムカードとは？　保管期間はいつから5年間？　などの間違えやすいポイントも解説します！

そもそも保管すべきタイムカードとは？

タイムカードとはどういうものなのでしょうか。

タイムカードは法定三帳簿（「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」）のうち「出勤簿」にあたる書類です。

「出勤簿」は労働基準法によって保管義務が課せられています。そのため企業は、アルバイト・パート・派遣などの雇用形態に関わらず従業員全員のタイムカードをしっかりと保管する必要があります。派遣社員に関しては、派遣先も派遣元も管理しておかなければならないため、注意が必要です。退職した従業員のタイムカードについても保管義務があるのでしっかりと保管しておきましょう。

ただし、管理職やみなし労働時間制で働く従業員のタイムカードについては保管義務はありません。

タイムカードの保管期間

タイムカードの保管期間は2020年の法改正により変わりました。変更内容は以下のとおりです。

2020年3月31日までのタイムカード

3年間保管でも違法ではない。※できれば5年保管が望ましい。

2020年4月1日以降のタイムカード

5年間保管。

ただし2020年3月31日までのタイムカードも5年間は退職金や賃金の請求権があります。いざというときの為にも5年保管しておくと安心でしょう。またタイムカードの保管期間の起算日は「最後に記録をした日」となっています。つまり「タイムカードを使って賃金計算をし、支払った日」から5年保管になります。法改正前は起算日が明確に記載されていませんでしたが、現在は明確に起算日が定められました。今一度社内の書類保管規定を見直しておきましょう。

タイムカードの保管期間を守らなかった際の罰則

タイムカードなどの出勤簿の保管期間を守らなかった際には、労働基準法によって罰則が設けられており、保管期間を守らなかった場合には30万円以下の罰金が科せられます。従業員からの未払い請求や残業代請求をされた際に、正当な労働時間を証明する証拠となるため、タイムカードはしっかりと保管しておく必要があります。またタイムカードは、紫外線などで劣化してしまう恐れがあるため、大切な情報を失わないためにも保管場所には注意が必要です。

タイムカードの保管方法

ではタイムカードはどのように保管するのが良いのでしょうか？

まとめ方、保管箱、保管場所についてそれぞれ触れていきましょう。

タイムカードのまとめ方

タイムカードをまとめる方法として最も一般的な方法が、「年月ごと」もしくは「従業員ごと」です。

「年月ごと」にまとめると、監査対応がとてもスムーズになり効率的です。

また「従業員ごと」にまとめると、従業員から未払い請求などがあった際にも探しやすいといったメリットがあります。

オススメなのは「年月ごと」にまとめる方法です。廃棄のタイミングが同じものをまとめて保管しておくことで、保管から廃棄のサイクルをうまく回すことができます。保管期間を過ぎた書類が溜まっていくのを防ぐことで、スペース効率化にも繋がります。

タイムカードの保管箱

タイムカードをまとめる方法として、輪ゴムや封筒などを使っている会社も多いようです。ですが、輪ゴムは経年劣化しやすく長期保管には向きません。また封筒での管理だと、封筒が破損し紛失に繋がる恐れがあるため、あまりオススメしません。タイムカードを保管する時にはタイムカード専用BOXなど、箱で保管すると良いでしょう。

タイムカードの保管場所

タイムカードは大切な個人情報です。鍵付きの棚に保管するなどして、経理や一部の従業員以外には見えないように保管しなければいけません。また保管場所についても注意が必要です。紫外線が当たる場所や湿度の高い場所は大切な情報が消えてしまう恐れがあります。災害対策にも気を付なければいけません。このように、タイムカードの保管には何かと手間がかかります。いざという時のためにも、一度会社の保管体制を見直してみましょう。

タイムカードを安全に保管するには

法改正により保管期間が3年から5年と延びました。5年分のタイムカードを管理するためには、かなりのスペースを要します。従業員が多い会社だと社内での保管には限界があるかもしれません。

そんなときは書庫番人の書類保管サービスに預けてみてはいかがでしょうか。

書類保管サービスは書類を外部倉庫に預けられるサービスです。保管しておきたい書類を段ボールにまとめるだけ。web管理システムで管理できるため、社内で管理するより断然お手軽です。セキュリティはもちろん、日当たりや湿度対策、災害対策など保管環境にも配慮されているため、タイムカードを安全に保管できます。

また書庫番人の書類保管サービスなら、書類の保管期間が満了するタイミングで通知されるため、余計な保管料も発生しません。

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