カルテ(診療録)の保管期間は電子カルテも紙カルテも5年間と定められています。保管期間を間違えて保管してしまわないように、改めておさらいしておきましょう。保管期間はいつから5年間?電子カルテに移行後の紙カルテはどうするの?大量のカルテはどうやって保管するの?などの気になるポイントも解説します!
カルテの保管期間は決まっている
診療に関わる文書にはそれぞれ各種法令で保管期間が規定されています。
診療記録である紙カルテの保管期間は「保険医療機関及び保険医療養担当規則」によると完結の日から5年間と定められています。
第9条 保険医療機関は、療養の給付の担当に関する帳簿及び書類その他の記録をその完結の日から三年間保存しなければならない。ただし、患者の診療録にあっては、その完結の日から五年間とする。
(出典:保険医療機関及び保険医療養担当規則)
保存期間(保管期間)の起算日は、初診日ではなく「完結の日から」と記されています。そのため保管期間は一連の診療を終了した日からの5年間ということになります。
最近は電子カルテのデータ移行も多く見られますが、電子カルテの場合も紙カルテ同様に5年保管とされています。また電子カルテに移行した際でも、原本である紙のカルテを残しておくことで真正性・保存性が確保されるため、保管しておくと良いでしょう。
さらに、患者から損害賠償請求される可能性もあります。カルテがないと、正当な医療行為であったことを証拠に基づいて主張立証していくことが困難になります。そのため患者や患者遺族等から医療過誤の訴えが起こされる可能性がある期間は、カルテを廃棄せず保管しておくことが望ましいといえます。損害賠償請求消滅時効期間は「被害者が医療機関側の過失であることを知ったときから5年間」、「医療行為をおこなった時点から20年間」とされているため、20年間の保管をしておくと安心です。
カルテの保管方法
医療機関の規模や患者数によっても違いはありますが、患者が増えるほどカルテの量も増えていくため、保管にはかなりのスペースを要します。
カルテを医療機関がどのようにして保管しているのでしょう。一般的な保管方法を紹介していきます。
受付周りや開いているスペースに保管
一番多い保管方法が受付周りや、院内の開いてるスペースでの保管です。
ですが、年々増えていくカルテを院内で保管するにはそれなりにスペースが必要です。加えてカルテは個人情報ですので保管方法にも注意しましょう。またカルテが必要になった場合に、山のようにあるカルテの中から探し出すのは一苦労です。普段使わないカルテは倉庫など別の場所に保管することも考えましょう。
外部倉庫会社などに保管
来院が遠のいた患者のカルテを保管するスペースが必要無くなるため、カルテを探す際にもとても効率的です。カルテは大切な個人情報ですので『外部委託するのは不安。』と感じるかもしれませんが、機密文書保管サービスなどセキュリティがしっかりしているサービスもあります。
電子カルテにデータを移行
紙のカルテをスキャンし電子カルテとして保管するといった方法もあります。電子カルテにするとスペースがスッキリとし、データの閲覧や検索などが簡単にできるというメリットがあります。ただし電子カルテにする際は守るべき3原則と呼ばれるものがあります。「真正性」「見読性」「保存性」を担保していない電子カルテはカルテとしての効力を失ってしまうため、移行の際には注意しましょう。
カルテ長期保管なら書庫番人の書類保管サービスがおすすめ
カルテの保管期間は5年間ですが、万が一の場合を考えると長期的に保管しておくとより安心です。院内での保管でお困りの方、書庫番人の書類保管サービスに預けてみてはいかがでしょうか。
書類保管サービスは書類を外部倉庫に預けられるサービスです。保管しておきたい書類を段ボールにまとめるだけ。web管理システムで管理できる為、社内で管理するより断然お手軽です。セキュリティはもちろん。日当たりや湿度対策、災害対策など保管環境にも配慮されているので、カルテを安全に保管できます。
また書庫番人の書類保管サービスなら、書類の保管期間が満了するタイミングで通知される為、余計な保管料も発生しません。
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