電子帳簿保存法に対応するためのスキャナ保存の要件とは？

電子帳簿保存法への対応に不安を感じていませんか。紙の書類をどのようにスキャナ保存し、法的要件を満たす形で管理するべきか悩んでいる企業も少なくないでしょう。この記事では、スキャナ保存を導入する際に知っておくべき要件やスキャナ保存のメリットデメリットについて、わかりやすく解説します。スキャナ保存をする際に、電子帳簿保存法への厳守にスムーズに対応できるようにしていきましょう。

スキャナ保存とは？

スキャナ保存とは、紙で受領した書類や企業で作成した書類をスキャナでデータ化し、電子的に保管することを指します。スキャナ保存に関連する法律は電子帳簿保存法とe-文書法に定められています。電子帳簿保存法は「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引」という3つの保存区分があり、そのうちのスキャナ保存は、紙で受領・作成した国税関係書類をデータとして保管するための制度です。紙での帳簿や書類の保管が原則であったものを、一定の要件を満たせば電子データで保管できるように定められています。重要書類の中でも、税務関連の書類や取り引きに関わる書類は、法令に沿った形で保管しなければなりません。スキャナ保存の導入は、紙の書類が大量に発生する業務や、効率的な書類管理が求められる場合に役立つでしょう。また、税務調査や監査において、法令に準拠した形での書類保管も求められるため業務において大きなメリットがあります。

tips e-文書法と電子帳簿保存法の違い

スキャナ保存に関する法律は、電子帳簿保存法以外にもe-文書法が存在します。e-文書法と電子帳簿保存法は共に書類の電子化を扱う法律ですが、スキャナ保存する場合の法的要件が変わってきます。大きな違いとして挙げられるのは、対象となる書類の種類です。e-文書法では、帳簿、領収書、請求書、納品書、預金通帳、建築図面、診察記録、契約書、株主総会・取締役会議事録、定款などのさまざまな書類を扱っています。一方、電子帳簿保存法は主に会計帳簿や決算書類といった帳簿に関連する書類の電子化のみを扱っています。電子化する書類の種類によって適用される法律が異なるため、書類を電子化する前にどちらの法律に従うべきか確認をしましょう。

スキャナ保存の対象書類

今回はスキャナ保存における法的要件を電子帳簿保存法のみで確認していきます。まずは対象書類を確認していきましょう。

重要度	書類名
非常に高い（資金や物の流れに直結、連動する書類のうち重要な書類）	契約書、領収書
高い（資金や物の流れに直結、連動する書類）	請求書、納品書、送り状、預り証、借用証書、預金通帳、小切手、約束手形、有価証券受渡計算書、社債申込書、契約の申込書（定型的約款なし）
中程度（資金や物の流れに直結、連動しない書類）	検収書、入庫報告書、貸物受領証、見積書、注文書、契約の申込書（定型的約款あり）

1.非常に高い重要書類

契約書や領収書は法的効力を持ち、将来的なトラブル防止や監査、税務調査時に必ず提出が求められる重要書類です。これらの書類は、一連の取引過程における開始時点と終了時点の取引内容を明らかにする書類であり、取り引きの中間過程で作成される書類の真実性を補完する役割を果たします。スキャナ保存を通じて確実に管理し、バックアップを取ること、そして法定期間内に適切に保管することが求められます。

2.高い重要書類

請求書や納品書は、経理業務や取り引きの確認に欠かせない書類です。これらの書類は、一連の取り引きの中間過程で作成されるもので、所得金額の計算と直結・連動する重要な役割を持ちます。スキャナ保存をする際には、正確にデータ化し、適切なフォーマットで保管することが求められます。

3.重要度が中程度の書類

検収書や見積書などの一般書類は、業務に必要な情報を記載する書類ですが、法的な重要度はやや低めです。これらの書類は、資金の流れや物の流れに直接関与しない場合が多いです。ただし、必要なときにすぐにアクセスできるようスキャナ保存しておくことで業務効率化につながるでしょう。

電子帳簿保存法に対応するためにスキャナ保存の要件を知ろう

項目	要件	補足
解像度	200dpi以上でスキャン	重要書類・一般書類ともに適用
カラー画像	赤・緑・青それぞれ256階調（約1,677万色）以上	一般書類はグレースケール保存が可能
タイムスタンプ	書類受領後7営業日以内に付与	訂正削除不可システムの使用で代替可能
帳簿との相互関連性	書類と帳簿の関連性を確認できるようにする	2024年以降、重要書類にのみ必要
訂正や削除	訂正・削除ができないシステムで保存	バージョン管理システムで履歴も確認可能
検索機能	日付・金額の検索、範囲指定の検索機能	2つ以上の条件を組み合わせた検索が必要
見読可能装置	14インチ以上のディスプレイ、カラー対応	一般書類はグレースケール保存でカラー不要
入力期間	書類受領から7営業日以内または業務サイクル内	事務処理規程を整備することが必須
システムの備え付け	操作説明書、事務手続き書類の備え付け	オンラインマニュアルも可

スキャナ保存のメリット

スキャナ保存は、企業が紙で受け取る膨大な書類をデジタル化し、効率的に管理する方法として注目されています。電子帳簿保存法のもとで適用されるスキャナ保存は、単に紙の書類を電子化するだけでなく、保管スペースの削減や業務効率の向上といった多くのメリットをもたらします。

保管スペースの削減

スキャナ保存を導入することで、紙の書類をデジタル化し、これまで物理的に必要だった保管スペースを大幅に削減できるでしょう。中でも、大量の書類を日常的に扱う企業にとっては、ファイルキャビネットや倉庫の維持にかかるコストが大きな負担となります。スキャナ保存により、紙の書類を管理する必要がなくなり、オフィススペースを有効活用できるだけでなく、書類の保管に伴うコストも削減できるため、企業の経費削減に大きく貢献します。

業務効率の向上

従来、紙の書類を扱う際には、ファイルを探し出して確認し、再び保管するまでの一連の作業に多くの時間と手間がかかっていました。しかし、デジタル化された書類は、検索機能を活用することで、必要な情報に瞬時にアクセスできるため、作業のスピードが格段に向上します。さらに、OCR（光学文字認識）技術を使用すれば、スキャンした書類の内容をテキストデータとして認識でき、書類内のキーワード検索が可能となるため、業務全体の効率化に寄与するでしょう。

スキャナ保存のデメリット

スキャナ保存は、書類管理の効率化やスペースの削減に大きなメリットをもたらす一方で、導入に際して注意すべきデメリットも存在します。中でも、初期投資やシステムの運用にかかるコスト、そしてデジタルデータ特有のセキュリティリスクが挙げられます。

スキャナ保存の導入にかかる初期費用

スキャナ保存を導入するには、スキャナ機器やソフトウェアなどの初期投資が必要です。特に、解像度やカラー設定に対応した高性能なスキャナや、14インチ以上のカラーディスプレイ、さらに長期保管に適したデータ形式を扱えるシステムを導入する場合、機器やシステムの購入および整備にかかる費用が大きくなるでしょう。中小企業にとって、これらの初期費用は負担となる場合が多く、導入時には予算の確保が必要です。加えて、スキャナ保存を業務フローに組み込むためには、従業員への教育や研修を行い、新しいツールを使いこなせるようにしなければならないため、その分のコストも考慮する必要があります。

スキャナ保存に必要なセキュリティ対策

電子データとして書類を保管する場合、セキュリティ対策は欠かせません。紙の書類では盗難や紛失が主なリスクとなりますが、デジタルデータでは、情報漏洩や改ざん、不正アクセスといったリスクが高まります。特に、機密情報を含む書類や経理データをスキャナ保存する際には、サイバー攻撃や内部不正に対するセキュリティ対策を徹底する必要があります。また、データが消失したり、システム障害が発生したりする場合には、重要な書類が復元できないリスクもあります。これらのリスクに備えるために、データの定期的なバックアップやアクセス権限の厳格な管理、ファイアウォールやデータ暗号化技術の導入が不可欠です。

書類保管サービスの「書庫番人」に書類の管理を任せてみませんか？

書類保管サービスの「書庫番人」は、オフィスに溜まった書類を安全かつ効率的に保存します。機密文書や一般書類を問わず、古い書類のスキャナ作業が手間だと感じる場合には、書類をそのまま預ける方法をお任せください。スキャナ保存の準備が整う前に、増え続ける書類を一時的に保管でき、必要なときに迅速に取り出すことが可能です。また、書類をダンボールで送るだけで済むスキャナ保存代行（電子化）サービスも提供しており、書類管理の負担を大幅に軽減します。さらに、不要になった書類の廃棄サービスも格安で利用でき、機密文書だけでなく溜まった一般書類の安全な廃棄もサポートしています。はじめて書類保管サービスを利用する企業でも安心して使えるよう、手厚いサポート体制が整っています。書類の効率的な管理と安心を求める方は、ぜひ活用してください。

▼こちらからお気軽にご相談ください。