文書管理規程の必要性と作成のポイントを解説

投稿日 2024年10月21日
著者書庫番人コラム編集犬
カテゴリー書類保管
カテゴリー機密文書廃棄

必ず作成しておきたい文書管理規程。文書管理規程がなぜ必要なのかについて説明し、作成のポイントを解説していきます。社内に文書管理規程がない、もしくは見直したいと考えている方必見です。

文書管理規程とは？

文書管理規程とは、社内の文書の管理方法を制定するための規則です。

この規程を設けることで、社内での文書の取り扱い方が明確になります。小規模な企業でも最低限の規程は作成しておくことが重要です。この規程は社内の誰にでも見られるようにし、紙文書と電子文書の両方の取り扱い方についても記載しておくことが必要です。さらに、運用のために具体的な管理方法を記した文書管理マニュアルを別途設けることが推奨されます。

▼文書管理マニュアルの作り方はこちら

文書管理規程の必要性

1.法律遵守

文書管理規程は、法律を守るための管理体制を確立するために必要です。法令に基づいた文書の保存期間や廃棄方法を定めることで、法的なトラブルを避けることができます。

2.業務効率化

文書管理規程を設けることで、文書の取り扱いが社内で統一され、業務の効率化が図れます。また、適切な廃棄方法を規定することで、オフィスの物理的スペースを増やすことも可能です。

文書管理規程に必要な項目

実際に文書管理規程を作成するときには、以下のような項目が必要になります。ここで上げるものはあくまでも一般的な文書管理規程です。企業によっては異なる項目が必要になったり、全く異なる様式で作成される場合もあるため、参考程度に留めていただければと思います。

規程や文書の定義

この規程を設ける目的や、「文書」の定義、規程内で使用される用語の定義などを記載します。

文書の責任者

文書管理の責任者について、その役職や管理業務内容を記載します。部署や書類の種類ごとに責任者を設定することが一般的です。任命の手順なども記載することがあります。

文書の保管・保存

書類の保存期間を永年、10年、5年などに分けて設定します。保存期間は法律で定められているものを基準とすることが一般的です。別表に書類別の保管期間を記載してまとめることもあります。管理台帳の作成や、運用の決まりも記載します。

ほぼすべての企業で一部書類の電子保管が必要になった今は、電子の場合の管理方法も忘れずに記載する必要があります。

▼法定保存文書の保存期間一覧はこちら

文書の廃棄

文書の廃棄タイミング、承認者、廃棄記録の作成義務などを記載します。

文書管理規定を守れなかったときの罰則・対応

文書管理規程が守られなかった場合の罰則や対応について記載します。

文書管理規程の更新方法・更新頻度

法律の変更や社内体制の変更に伴い、文書管理規程を変更する際の手続きを記載します。また、定期的な見直しの周期や責任者、履歴の残し方についても記載します。

文書管理規程の運用方法

文書管理規程は頻繁に変更するものではありませんが、法律の改正などにより変更が必要な場合もあります。そのため、定期的な見直しや周知をしなければいけません。全社員が閲覧できるようにして、誰でも文書の取り扱いの概念を理解できるようにすることがベターです。機密文書の取り扱いにはアクセス制限を設けることも検討する必要があります。さらに、実際の管理現場で規程が守られているか定期的にチェックし、運用状況を確認することも重要です。