書庫番人コラム編集犬 
オフィスの狭さは、レイアウトの工夫やオフィスの使い方を見直すだけで改善できるケースがあります。
今回は、狭いオフィスを改善したいと考えている方に向けて、狭いオフィスを快適にする方法をご紹介します。
狭いオフィスとは？
小規模なオフィスだと一人当たりの面積が狭く、近くに人がいて集中できないといった悩みが出たりします。オフィスの環境は仕事の効率化を図るうえで重要な条件のひとつです。どうすれば快適な環境を作ることができるのか、狭いオフィスを快適にする方法についてお話しします。
オフィスの一人当たりの快適な面積
オフィスで気持ちよく働くためには、社員一人当たりのフロア面積が十分に確保されていることがとても大切です。
事務所衛生基準規則では、社員の健康と安全を守るために執務スペースの気積(空気の総量)を一人当たり最低10立方メートル確保するよう定めています。
社員の増員によりオフィスが手狭になったり、年々増えていく書類にスペースを圧迫されるなど、様々な理由によって一人当たり面積が3坪を下回るオフィスが増えています。ですが一人当たり面積が3坪を下回ると、作業スペースが狭くなって窮屈さを感じやすくなります。
狭いオフィスのデメリット
オフィスが狭いと作業に集中できないことで作業効率が下がり、結果的に業務に支障を及ぼす原因となってしまうため、早めに改善する必要があります。
ここでは、狭いオフィスを改善しないと生じるデメリットについて紹介していきます。
ストレスを感じやすくなる
一定のパーソナルスペースが確保されてない状態だと、「隣の人と距離が近いな」と不快に感じたり、イライラした感情を引き起こしたりする要因になります。
集中力および生産性の低下を招く可能性がある
オフィスが狭いと、周囲の視線や音などが気になり、気が散ってしまったり、業務に集中できなかったりなどといった問題が生じ、生産性の低下を招く危険性があります。
社内でコミュニケーションが取りにくい
通路が狭いと、コミュニケーションを取る際に通路を塞いでしまって、業務上の確認などを含めてコミュニケーションが取りづらくなってしまう可能性もあります。
狭いオフィスを快適にする方法
オフィス内が狭い場合、どのような工夫をすればオフィスの手狭さを解消していくことができるのか、改善していくための方法をご紹介致します。
オフィスの出勤者数を減らす
テレワークなどを取り入れ、オフィスへの出勤者数を減らすことで、オフィスを広く使うことができます。ネット環境さえあれば自宅や好きな場所で仕事できるため、社員のワークライフバランスを保つことにも繋がります。 また、オフィス内でソーシャルディスタンスを保ちやすくなります。
社員数は変えず出勤者数を減らしたい場合は、テレワーク制の導入なども検討してみましょう。
ペーパーレス化で保管スペースを省く
オフィスを狭くしている要因のひとつとして、不要な書類や荷物がオフィス内に放置されていることが挙げられます。書類や荷物の保管場所や管理を見直すだけでも、オフィス内が整理整頓され、狭さを解消することができるでしょう。書類の占めるスペースが大きすぎて手狭になっている場合、ペーパーレス化によって紙類を減らす方法もおすすめです。ペーパーレス化は、保管スペースのコンパクト化だけでなくテレワークの推進にも有効的です。でも紙の書類をすべてなくすことは難しいですよね。そんな時は外部委託で書類を保管するサービスもあるため利用してみると良いでしょう。
空間を広く見せるオフィス家具を買う
オフィスが狭く圧迫感を感じさせる要因のひとつとして、家具の背の高さが挙げられます。背の低い家具は、目線を遮ることなくオフィス全体を見渡せるため、空間に余白が生まれ広くスッキリとした印象になります。また抜け感のある収納庫をパーティション代わりに使用したり、デスクや収納庫の配置を変え適切な通路幅を確保したりすることで、印象は大きく変わる場合もあります。
フリーアドレスを導入する
今まで、一人一席の固定席で運用している場合には、座席設定率を見直して、フリーアドレスを導入することでスペースの効率化を図ることができます。フリーアドレス化すると、テレワークでオフィスに出社していない人、日中外回りでオフィスにいない営業部の座席数は、最低限で設定するなどして、スペースを無駄なく有効に活用することができます。
共有スペースを複数の用途に使用する
会議室と応接室を兼用したり、昼食で利用しているスペースをミーティングで利用するなど、ひとつの場所を多目的で活用することでスペースの効率化を図ることができます。
使ってない什器を処分する、預ける
ペーパーレス化などで使用しなくなった什器を処分したり、什器を預けられる外部サービスなどを利用し、空間を見直してみましょう。
これらでも改善できない場合、オフィスの移転も考えてみましょう。
www.keepex.co.jp広いオフィスへ移転する
いろいろ試してみても物理的にオフィスにスペースがない場合、広いオフィスへの移転を考えるのも業務効率化のためには必要なことかもしれません。
ただオフィスを移転すると言っても、退去作業や新オフィスの選定、引っ越し後のオフィス造りなど同時に行う必要があります。また法律上の注意点もたくさんあり、通常業務と並行して行うには労力がかかります。
オフィス移転をサポートしてくれるサービスもあるので、有効活用しましょう。
まとめ
働きやすい快適な空間にするためには「テレワークやフリーアドレスの導入」「レイアウトや配置の変更」「専用スペースの兼用」「不要な書類や什器の整理」など様々な対策をとることで、改善することが可能です。どうやって空間を確保していくかを考え、無駄を削ぎ落とすことで業務の効率化にも繋がります。まずは書類から見直してみるといいでしょう。
社内にあふれかえる書類にお困りの方は、ぜひ書庫番人の書類保管サービスをご利用ください。
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