文書管理ルールの目的と重要性をわかりやすく解説

文書管理は、企業活動において非常に重要な役割を果たします。しかし、文書管理のルールやプロセスが曖昧だと、情報漏洩や紛失といったリスクが生じるだけでなく、業務効率低下にもつながりかねません。本記事では、企業が安心して文書を管理し、円滑に業務を進めるために知っておきたい「文書管理ルール」について詳しく解説します。文書の分類方法やアクセス権限の設定など、実践的なアプローチを通じて、より安全で効率的な文書管理の仕組みを構築するためのポイントをお伝えします。

文書管理ルールとは？

文書管理ルールとは、企業が保有する文書を適切に取り扱うために定められた指針のことです。このルールにより、情報の安全性を確保し、業務の円滑な進行が支援されます。具体的には、文書の保存期間、保管方法、アクセス権限の設定などが含まれ、文書の紛失や漏洩といったリスクを軽減します。さらに、ルールが統一されることで、社内全体で文書管理に関する一貫した運用が実現し、効率的な情報活用が可能です。

文書管理とは何か？

文書管理とは、企業内の文書を体系的に分類・保存し、必要に応じて迅速に取り出せるようにするプロセス全般を指します。紙媒体の文書だけでなく、電子文書も含めた全ての情報資産を一元管理することを目的とします。この管理プロセスには、保存のルール設定、文書の改訂履歴の追跡、アクセス権の管理などが含まれます。適切な文書管理を行うことで、情報の検索や共有が迅速化されるため、業務の円滑な運営が可能です。

文書管理が必要な理由

文書管理が重要である理由は、大きく3つに分けられます。第一に、法令に基づくコンプライアンスの遵守が必要です。企業は、法律で定められた期間にわたり特定の文書を保存する義務があり、これを確実に履行するための文書管理が不可欠です。第二に、適切な文書管理により、文書が整理され、情報の混乱や誤用を防ぐことで業務効率が向上します。第三に、文書管理は企業内の知識やノウハウを蓄積し、属人的な情報運用を防ぐ手段となります。これにより、組織全体のパフォーマンスが向上し、チーム全体での効率的な情報活用が可能です。

文書管理ルールの基本的な要素

文書管理ルールには、文書の保存場所、保存期間、アクセス権限、管理担当者の明確化といった基本的な要素が含まれています。これらを適切に設定することで、文書の紛失や誤廃棄を防ぎ、重要な情報が適切に保管されることを確保できるでしょう。

基本的な要素	詳細
保存場所	文書の保管場所を物理的および電子的に明確に定めます。特に重要な文書は、専用の保管庫やクラウド上のセキュリティのある場所に保存することが推奨されます。
保存期間	法的に保存が必要な文書と、社内で定める保存文書の保存期間を設定します。文書の種類に応じて、例えば1年から永久保存までの期間を明確にする必要があります。
アクセス権限	誰がどの文書にアクセスできるかを定めます。特に機密性の高い文書に関しては、アクセス権限を厳格に管理し、閲覧履歴の記録を検討することが望ましいです。
管理担当者の明確化	文書管理には、担当者を明確にすることが重要です。これにより、責任の所在が明確になり、管理業務の一貫性と信頼性が確保されます。

文書管理ルールの作成ステップ

効率的な文書管理ルールを作成するためには、段階的なプロセスを順に進めることが大切です。以下に、文書の整理と管理を行うための3つのステップについてご説明します。

ステップ1｜文書を種類ごとに分類する

文書管理の基本は、まず文書を種類ごとに分類することです。文書を適切に分類することで、管理が容易になり、必要な情報へ迅速にアクセスできるようになります。具体的には、「報告書」「契約書」などの種類ごとに分類するだけでなく、重要度に応じた分類も必要です。「社内機密」「一般業務書類」「プロジェクト関連書類」といったカテゴリーに整理し、各文書に適切なアクセス権限を設定することが求められます。これにより、必要な関係者のみが文書にアクセスでき、情報漏洩のリスクを低減できます。また、文書の分類時には、不要な書類の整理や処分も重要です。このプロセスを通じて、管理対象の文書が明確になり、業務の効率が向上します。

ステップ2｜文書の管理方法を決める

次に行うべきは、文書管理方法の決定です。紙の文書の場合は、フォルダやキャビネットを使用して整理し、適切な場所に保管します。一方で、電子文書については、共有サーバー、クラウドストレージまたは専用の文書管理システムを利用する方法が考えられます。紙文書に関しては、アクセス権限の制限や物理的なセキュリティ対策を徹底することが求められます。一方で、電子文書では、検索性を向上させるためのタグ付けやフォルダ構造の整理が重要です。また、定期的なバックアップを行い、データの改ざんや漏えいを防ぐために、アクセス権限の厳格な設定も必要です。これにより、必要な人材だけが適切に情報へアクセスできるようになります。

ステップ3｜文書管理のライフサイクルを考える

最後に、文書管理のライフサイクルを踏まえたルールの策定が重要です。文書は『作成』から『廃棄』までの一連のプロセスを経るため、各段階において適切なルールを設定することが、文書管理の質を向上させる鍵となります。

このように文書の管理プロセスを各段階で適切に実施することで、効率的かつ安全な文書管理が可能になります。特に、「保管」と「保存」の違いを正確に理解することが、文書管理の成功において重要な要素です。保管は、すぐに使用できる状態を保つことを重視し、保存は法的要件などに対応するための長期的な管理を意味します。この違いを考慮したルールの設定が、企業における文書管理の強化につながります。

文書の保存期間

文書の保存期間は、法的要件や企業の内部管理ニーズに応じて異なります。それぞれの文書の特性に応じた適切な保存期間を設定し、管理することは、企業のコンプライアンスとリスク管理において非常に重要です。このセクションでは、文書の保存期間に関する詳細とその具体的な管理方法について解説します。保存期間の分類や、各文書の種類ごとの取扱いに関する実務的な知識を提供します。

保存期間の分類

文書の保存期間は、法的な義務や業務上の重要性に基づいて決定されます。適切な保存期間の管理は、コンプライアンスの遵守、リスクの軽減、そして業務効率の向上において不可欠な要素です。ここでは、保存期間を「永久保存」「10年」「7年」「5年」「3年」「1〜2年」の6つに分類し、それぞれに該当する文書について詳しく説明します。

永久保存が必要な文書

企業にとって永久保存が必要な文書は、将来的にも参照する必要がある極めて重要なものを含んでいます。具体的には以下の文書が該当します。

• 定款や株主名簿など、企業の基本情報に関する文書
• 登記関連書類や訴訟に関わる書類（権利証や判決書など）
• 株主総会や取締役会など、重要会議の議事録
• 特許証や登録証など、知的財産に関する書類
• 社内規則や社則に関わる重要文書
• 製品の開発や設計に関連する重要技術文書

これらの文書は、企業活動の証拠や根拠となるため、将来にわたって必要になる可能性が高く、適切な管理と保存を行うことで法的リスクの回避に役立ちます。

10年、7年、5年、3年、1～2年保存が必要な文書

保存期間が定められている文書については、法律や業務のニーズに応じて異なる保存期間が法律により規定されています。それぞれの保存期間に該当する代表的な文書は、一般的には次の通りです。

保存が必要な年数	書類の例
10年間	株主総会議事録や取締役会議事録など、会社法に基づく重要な会議記録です。また、製造物責任法に基づく製品の製造・販売記録も含まれます。
7年間	取引帳簿や取引証憑書類（仕訳帳、現金出納帳など）が該当します。これらは法人税法や消費税法に基づいて保存が義務付けられている書類です。また、給与所得者に関する申告書などの税関連書類も該当します。
5年間	事業報告書や会計監査報告書など、企業活動や財務に関する文書です。さらに、産業廃棄物の管理票（マニフェスト）や環境関連の法的文書も含まれます。
3年間	労働者名簿や労働関係書類（タイムカードなど）が該当します。これらは労働基準法に基づく文書で、保存期間は最終記入日から3年間とされています。また、官公庁の認可文書などの簡易な社内文書も、実務上3年間の保存が推奨されています。
1～2年間	雇用保険関連の書類や健康保険・厚生年金保険関連の書類が該当し、これらは雇用保険法や健康保険法に基づいて保存義務があります。さらに、受信・発信文書や当直日誌などの簡易な社内文書も、業務上1〜2年間の保存が望ましいとされています。

このように、文書の種類や内容によって適切な保存期間が異なります。詳しく知りたい方は、保存期間一覧もご覧ください。

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