事務職必見！電子取引データの正確な保存方法と電帳法改正の最新情報

近年、電子取引が急速に広まり多くの業務がデジタル化されています。事務職にとって書類の管理は不可欠な仕事の1つであり、電子取引データの保存は新たな課題となっています。この記事では電子取引とはなにか、そして電子取引データをどのように正確に保存するのかをわかりやすく解説します。また、最新の電子帳簿保存法改正による影響もわかりやすく紹介します。事務作業をより効率的に進めるための情報を提供しているため、ぜひ参考にしてください。

電子取引とは

電子取引の対象書類とは、ビジネスの現場で電子データの形でやりとりされる取引関連の書類を指します。電子取引の書類は、企業や個人が商取引を行う際の情報の伝達手段として使われます。具体的には、取引の各段階で必要とされる請求書、見積書、商品やサービスの履行を示す納品書、取引の要求を明示する注書類、支払いの証明となる領収書、双方の取引条件を明確にする契約書などが挙げられます。これらの書類は、取引の透明性や信頼性を確保するための不可欠な要素となっており、正確な情報の伝達と管理が求められます。

これらの電子取引書類は、効率的かつ迅速なビジネス運営を実現する上で非常に重要な役割を果たします。企業はこれらの書類を用いて取引の履歴や詳細を確認できるようになります。また、電子取引書類は環境保護にも貢献しており、紙の使用を減らすことができるというメリットもあります。ただし、電子取引の対象書類も適切な保存と管理が必要です。保存期間は法的要件や企業のポリシーに依存し、遵守すべき重要な規定があります。この点に関して、企業は関連する法律や規制を十分に理解し、遵守することが求められます。

電子取引の具体例

現代ビジネスにおいて欠かせない電子取引は形態が多岐にわたります。具体的な電子取引は以下の通りです。

取引媒体	取引内容の例
メール	メールを通じて電子データの請求書や領収書などの送受信
ウェブサイト上	ウェブサイトからの関連書類 （PDFダウンロードや表示画像のスクリーンショット） の取得
クラウドサービス	スマートフォンアプリや交通系ICカードを使った電子的取引での電子請求書や領収書の授受
EDIシステム	業界や企業間で標準化された通信手段を使用して、特定の業務間で電子データ交換を行う
複合機のペーパーレスFAX	紙の書類を電子化してFAXで送信、受け取り側は電子データとして受け取る
記録媒体	DVDやCDなどに保存されたデータやファイルのやり取り

参考：国税庁：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

取引書類の電子データ化のメリットとデメリット

企業では日々多くの書類が扱われます。近年、環境問題や効率化への取り組みが進む中、書類の電子データ化がますます推奨されています。事務職の方や経営者にとって、電子データ化のメリットとデメリットを理解することは極めて重要です。以下に主要なポイントを紹介します。

メリット

1.経済的な利益

書類の電子データ化は、紙やプリンターインクなどの物理的リソースの節約をもたらし、企業の経済的負担を軽減します。その結果、継続的なコスト削減が期待できます。さらに、必要な物理的ストレージスペースが減少し、オフィスのスペース効率が向上します。

2.アクセスと検索の容易さ

デジタル管理より、データベースやクラウド上で効率的に情報の管理が可能になります。時間と労力を節約するとともに必要な情報をすばやく検索・取得できます。

3.柔軟性

テレワークやリモートワークが普及している現在、インターネット環境がある場所であればどこからでもアクセス可能です。テレワークや出張中でも業務を円滑に進められます。

4. セキュリティの強化

デジタルデータ管理ではパスワード保護や権限設定を利用して、データのセキュリティを高めることが可能です。これにより、不正アクセスや情報漏洩のリスクを大幅に減少できます。

デメリット

1.関係者とのコミュニケーション

電子データ化の導入時には、取引先や社内のメンバーとの調整が欠かせません。全員がスムーズに適応できるよう支援やフォローアップが必要となります。

2.導入にかかるコスト

新たなシステムやツールの導入は、スタッフにとって新しい学習の場となります。これに伴い、研修やトレーニングのコストが増加する可能性があります。

3.セキュリティの懸念

電子データはサイバー攻撃のリスクも伴います。セキュリティの維持と更新には継続的な対策と専門の知識・技術が必要です。

4.法律遵守

電子データの保存や取り扱いに関する法律を守る必要があります。企業は、変わりゆく法律や規制の変更を把握し、適切な対応を取っていくことが重要です。

書類の電子データ化は業務を効率化し、環境に優しい一方、新しい課題やコストも発生します。これらのメリットとデメリットを十分に理解し、適切な戦略と準備を行うことで、企業は電子データ化を有効に活用できるでしょう。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、法人税法や所得税法などの国税関連の法律に基づく帳簿や書類の保存方法を記した法律です。電子帳簿保存法により、紙の形式ではなく電磁的記録、つまり電子データとしてこれらの帳簿や書類を保存することが正式に認められました。電子帳簿保存法は、コスト削減および業務効率化のニーズの高まりやデジタル時代の帳簿管理に適応するために制定されました。電子帳簿保存法により、データの迅速なアクセスや効果的なデータ管理などが可能となり、企業の運営効率が大幅に向上します。

また、環境保護への貢献も促しています。災害時のデータ損失リスクを緩和し、企業が重要な情報を安全かつ安心して保存できるような点から、電子帳簿保存法は非常に重要です。

電子帳簿保存法の改正（電子データ化の義務について）

令和3年度（2021年度）の税制改正において、電子帳簿保存法の改正などが行われ（令和4年（2022年）1月1日施行）、帳簿書類を電子的に保存する際の手続きなどについて、抜本的な見直しがされました。

参考：国税庁発行：電子帳簿保存法が改正されました

令和3年度（2021年度）の税制改正による電子帳簿保存法の大きな変更点が、電子取引で作成される書類の取り扱いです。以前は、電子取引に関連する書類を紙に印刷して保存することが許可されていましたが、電子帳簿保存法の改正後はこの方法が禁止となりました。

例えば、クラウドを利用したビジネス取引、メールで受信したPDF形式の請求書、オンラインショッピングの際に発行される領収書など電子取引に関わる書類は紙として保存せず、電子形式での保存が義務づけられています。一方、紙で直接作成された書類や紙として受け取ったものは原則として紙の形で保存することができます。また、電子帳簿保存法に従えば、これらを電子化して保存することも可能です。会計ソフトを用いて作成した帳簿や紙で提供された書類は、適切に電子化することで法律に則った保存として認められています。

改正された電子帳簿保存法の下で、企業と個人事業主はこれらのルールを遵守する必要があります。正確な税務処理を行い、法的なトラブルを回避するためにも適切な保存方法への対応が必要です。

電子取引の保存要件

電子帳簿保存法は、電子的に生成または受信したデータの不正や改ざんを防ぐための厳格なルールを設けています。この法律が指定する保存方法や条件は「保存要件」と呼ばれています。データを保存する側と保存される側の双方が、適切な管理と責任を担うことが求められます。電子取引の保存要件は、「真実性の確保」と「可視性の確保」の大きく2つに分けられます。

1.真実性の確保

電子取引の関係書類の管理においては、書類の真実性を確保することが非常に重要です。データ交換後すぐにタイムスタンプを付与する、あるいはデータ交換の後段階でタイムスタンプを付与する、いずれかの手法が挙げられます。さらに、データの訂正や削除が行われた際の履歴をトラッキングできるシステムを導入することで、書類の管理が更に効率的かつ透明に行えるでしょう。加えて、訂正や削除を防止する規定の設置で書類の改ざんリスクをさらに低減できます。

2.可視性の確保

電子データは必要なときに迅速にアクセスできる状態でなければなりません。第一に、保存場所には適切な設備の整えが必要です。例えば電子機器、ソフトウェアプログラム、ディスプレイ、プリンターなどの操作マニュアルを配置することにより、データへの迅速かつ効率的なアクセスが可能になります。データは整然としたフォーマットであり、明確な状態での保存が必須です。これにより、必要な電子データを素早く出力できる環境が保たれます。さらに、効果的な電子データ管理のためには進んだ検索機能の確保が必要です。取引の日付、金額、取引先といった項目に基づいて検索できるようになります。

電子取引の保存方法の種類

電子取引の発展に伴い、電子データの保存方法も多岐にわたります。保存方法は以下の通りです。

1.クラウドストレージ

GoogleドライブやDropboxなどのクラウドサービスを使用します。リモートでのアクセスやデータの安全性が確保できます。

2.ローカルストレージ

企業内のネットワークドライブにデータを保存します。セキュリティの強化は容易ですが、物理的な故障のリスクを伴います。

3.電子契約（電子取引）サービス

電子契約（電子取引）サービスとは、インターネット上で電子ファイルの契約書に電子署名やタイムスタンプを付与して契約を締結できるサービスです。

電子契約（電子取引）サービスを活用するメリットは以下の通りです。

1.収入印紙不要

電子契約は、紙の契約に比べて収入印紙が不要となり、コストが大幅に削減されます。

2.郵送費削減

物理的な送付が不要となるため、郵送にかかる費用やそれに関連する人件費が削減されます。

3.契約時間の短縮

従来の紙ベースの契約に比べ、電子契約は迅速に締結され、双方の作業時間が大幅に短縮されます。

4.書類管理の効率化

電子データのため、過去の契約内容を瞬時に検索し参照することが可能となります。

5.コンプライアンス強化

アカウントの閲覧権限を設定することができ、業務の透明性も向上します。

オススメの電子契約（電子取引）サービスの「クラウドサイン」は、安全性の面でも、暗号化通信、ワンタイムパスワード、IPアドレス制限といったセキュリティ機能が充実しており、安心して利用することができます。また、国内の大手企業も多数導入しているため、連携がスムーズに行えます。初心者でも使いやすいUIと多機能なサービスが提供されており、導入時のサポートや外部サービスとの連携も充実しているため、スムーズに電子化への移行が図れます。

電子取引（電子契約）システムの申込は書庫番人がオススメ

電子取引（電子契約）システムを考えている方は、書庫番人からの申込みがオススメです。電子取引システムを使えば、電子データの管理も一層簡単になります。電子取引のデータだけではなく、新しい書類やスキャンする予定の書類が増えてきたら、順番にデジタル化を進めていくと効率的です。古い紙の書類を一枚一枚スキャンするのは、かなりの労力と時間がかかるため、そのままの形で保存するか、書類保管サービスを利用することを検討しましょう。また、紙の書類をスキャンして電子化するサービスもありますので、書類を電子化していつでも見られるようにしたいという場合にはこちらもオススメです。

書類保管サービスの「書庫番人」は、紙の書類の保存だけでなく、電子帳簿保存法に対応した電子データの保存方法のアドバイスなども提供しています。さらに、書類をスキャンして電子化するサービスもご提供していますので、書類ごとに適切な保存方法を取ることができます。

また、電子取引をもっとスムーズにしたい場合は、クラウドサインのような電子取引システムが便利です。書庫番人を通じてクラウドサインの契約をすると、書類関連のサービスを一元化して管理できるだけでなく、さらにお得な条件で電子取引システムが利用可能です。

ご質問や不明点があれば、こちらからお問い合わせください。

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