書庫番人コラム編集犬 
書類を紛失してしまって焦った経験のある方はチェック！ 紛失した書類の探し方を一覧でご紹介。一通り試してみても見つからなかったときのために、対処法や予防する方法についても合わせてご説明します。
書類を紛失したときの探し方9つ
書類を紛失してしまうと、「必要な手続きができない」「法律上の書類の保管義務を果たせない」「情報漏洩」など大きな問題に繋がることもあります。できるだけ早く見つけておきたいものです。
しかし、焦っているときには視野が狭くなりがちなもの。まずは深呼吸して落ち着いてから書類を探してみましょう。
この記事では、書類を紛失したときの探し方をひとつひとつ紹介していきますので、困ったときは一通り試してみてください。書類以外のなくしものにも使えるテクニックもあります。
リストアップ
書類を探すときには書類を紛失した原因から考えて、なくしそうな場所、ありそうな場所をリストアップしてから探しましょう。一度探したところもリストアップして、もう一度探してみましょう。焦っていて書類を見逃していることも少なくありません。
よく書類を置き去りにしがちな場所はプリンター・会議室・トイレです。忘れずにリストアップしておきましょう。
書類が重なっていないかチェック
新しい紙などは他の書類とぴったり重なってしまい、気づかないことがあります。本やファイルの間などに挟まっていないかなどもチェックしてみましょう。
あり得ないところも探す
「書類を紛失した！」と思ったときには、すでにめぼしいところは一度探していることと思います。探しても探しても書類が見つからない場合は、大抵予想外のところにあるものです。
棚の隙間やデスクの間などに書類が落ちていることも少なくありません。静電気や、金具に引っかかっているなど、デスクの引き出しの裏にくっついているなんていうケースもあります。
記憶を信じずに探す
人間の記憶というのはあてにならないもので、探している書類の見た目が記憶と違うこともよくあります。「このくらいのサイズだったはず」「この色だったはず」「書類のこのへんに図があったはず」「こんな封筒に入れておいたはず」など固定概念に囚われず、書類っぽいものはすべて自分の目で確認しましょう。
目線を変えてみる
書類がなかなか見つからない場合、普段の目の高さでは気づかない場所に置いてあるかもしれません。座っているときに「忘れないようにここに置いておこう」と思った場所も、立っていると目につかない可能性があります。例えば、デスクを探す場合、「立った状態」「座った状態」の2通りの探し方をして、目線の高さを変えることで書類が見つかることもあります。
ついでに片付けもする
「ない！ない！」とデスクをひっくり返しているうちにさらにデスクがぐちゃぐちゃになり……そこに紛れているのに気がつかないという可能性もあります。また、一度探した場所を何度も探す羽目になる可能性も。
書類を探すときは、探す場所を整理して分類し、要らないものは処分しながら探してみましょう。探す場所がスッキリ整頓されていれば、探している書類があるかないか一目瞭然となるはずです。
社内の人間に確認
隣の席の人や、掃除を担当している従業員などにも確認してみましょう。置き忘れたものがなくならないよう保管してくれていたり、想像のつかないところに戻してくれていたりする可能性があります。
捨てていないかチェック
あまりやりたくないかもしれませんが、ゴミ箱もチェックすべきです。シュレッダーなどで処理してしまった可能性がないかも思い返してみましょう。
外出先に連絡
飲食店などに持ち込んだ場合は、忘れ物がないかそのお店に電話などで確認してみましょう。どこかに落とした可能性がある場合は、警察や交通機関（鉄道会社など）、お店などにも連絡して、「落とし物がないか」「今後届けられた場合に連絡してもらえるか」を聞いてみましょう。
警察庁のサイトにも、落とし物をしたときの対応方法が載っています。
また、歩いた道に落ちていないか実際に歩いて探す場合には、地面だけでなく塀の上なども探してみましょう。「落ちたままでは踏まれてしまうから」と親切心で汚れにくい場所に置き直してくれている可能性があるためです。
以上が紛失した書類の探し方の紹介となります。
家に持ち帰った場合も、社内と同様に予想外のところにないか、家具の隙間なども探してみましょう。家族や同居人などにも書類を見た記憶がないか確認しましょう。
もし、さまざまな探し方を試してみても書類が見つからなかった場合には、そのまま事態を放置して大きな問題になる前に対処をする必要があります。
紛失した書類がどうしても見つからなかったときの対処法
書類を紛失したときには、迅速に対処することが大切です。まずは書類の紛失をすぐに報告し、謝罪する必要があります。気は乗らないかもしれませんが、紛失したという報告が早ければ早いほど失う信用は少ないと言えます。どのみち報告する（もしくは発覚する）ことになるのですから、すぐにでも報告・謝罪を行いましょう。
上司や関係者に報告・謝罪
まずは素直に反省し、しっかりとした報告と謝罪を行います。謝罪と報告を行うときは、以下の点を含めましょう。
- まず書類の紛失を謝罪
- どのような経緯で書類を紛失したのか報告
- 生じる可能性のある不利益を伝える
- 取れそうな対処法を伝える
- 二度と書類を紛失しないための改善策を伝える（記事後半参照）
できるだけ早い段階で報告することで、上司に協力を仰ぎつつ対策を取ることができます。どうしようもない段階になってから書類の紛失が発覚した場合、信用は地に落ちますが、対処可能な段階で報告しておくことで「素直な人間だ」と評価されることもあります。
書類を紛失した場合、その責任は自分だけではなく「書類の管理をまかせた上司」にも存在するため、上司としても報告が早ければ早いほど助かります。まだ探しきっていない段階でも「探し中ですが、書類を紛失してしまったかもしれません」と早めに報告することをオススメします。紛失したと思っていた書類を実は上司が持っていたという可能性もありますし、書類を探しながら書類が見つからなかったときの対処法を考えることもできます。
バックアップを探す
バックアップがあれば対応可能な書類は、バックアップも探しておきましょう。バックアップという名目で書類のデータを保存していない場合、メールの添付データなどもチェックするとよいでしょう。
注意点としては、「書類を紛失したことを必ず報告した上で行う」ことです。書類を紛失したときに最も危惧すべき問題は「情報漏洩」です。情報漏洩に関しての取り得る対応をした上でバックアップを利用しましょう。
書類を紛失しないための管理方法
書類を紛失してしまった場合、二度と書類を紛失しないための改善に努めなければなりません。始末書などにも改善策を記入することになるでしょう。
書類の紛失は従業員ひとりひとりの問題でもありますが、会社全体の管理体制の問題も大きいといえます。従業員がよく書類を紛失する会社は、書類をなくす社員だけが悪いわけではなく、会社の管理体制が不十分である可能性があります。従業員が気をつけるだけでなく、できれば会社の管理体制から見直せるとよいでしょう。
文書管理規程を確認し、それに沿った取り扱いをする
大抵の会社には、文書管理規程やそれをもとにしたマニュアルがあるはずです。まずは文書管理規程もしくはマニュアルを確認しましょう。もし社内に文書管理規程が整備されていないのであれば、すぐにでも作成すべきです。
文書管理規程には、書類の保管期間などの他に、「書類の管理者」「書類の持ち出しのルール」などが定められています。情報漏洩すると大きな問題になってしまう機密文書などは、決められた従業員以外が触れられなかったり、鍵のついた棚に保管したりする決まりになっているはずです。それらの規程が形骸化しているような会社では、書類の管理に対する意識が低く、正しい書類の管理ができていない状態にあります。書類の紛失に繋がりやすい環境のため、すぐにでも改善すべきです。正しい書類保管のルールを周知して、従業員ひとりひとりが守れる状態にしておくとよいでしょう。
社外への持ち出しを避ける
書類を紛失してしまう事態は、大抵が社外に書類を持ち出したときに発生します。社内で書類を紛失したのであれば情報漏洩の危険性も低く、比較的大きな問題に繋がりにくいといえます。しかし、社外で個人情報などの記載された書類を紛失した場合には、会社の評判にも関わるような大きな問題になってしまいます。
近年はテレワークの普及などで家に書類を持ち込むこともあるかと思いますが、重要書類はできるだけ社外に持ち出さず、社内のみで取り扱うようにしましょう。
もしくは、書類の電子化を進めて書類のクラウド管理システムなどを利用することで、書類のデータ自体を持ち歩かないようにするなどの工夫をするのもよいでしょう。
デスクを整理する
デスクが乱雑な場合には、大切な書類がどこにあるかわからずに誤って処分してしまうかもしれません。書類はできるだけデスクに置いておかずに、社内の書類棚に保管しておきましょう。
書類棚の整理・改善
書類棚の書類が整理されておらず、どこにどの書類を保管すればよいのかわからない状態だと、従業員も書類棚のどこに書類を保管すべきなのかわからずに手元に書類を置いておきがちになります。従業員ひとりひとりの手元にたくさんの書類がある状態では紛失のリスクが高まるだけでなく、どこに書類があるかわからず業務にも差し支えます。
書類はしっかりと分類・整理しファイリングしたうえで、わかりやすいようにラベルを貼っておきましょう。
もし書類棚に書類が収まりきらずに困っている場合は、普段使っていない書類を書類保管サービスに預けるなどして、書類の保管スペースを余裕のある状態にしておきましょう。
書類のお困りごとは書庫番人にご相談ください
「書類を紛失しないように整理してしっかり管理できる体制にしたい」「書類があふれて困っている」という場合は書庫番人の書類保管サービスの利用をオススメします。
書庫番人の書類保管サービスは、ただ書類を預かるだけではなく、「どの書類を預けると管理・運用がしやすいのか」というところまでコンシェルジュがご提案します。書類の分類・廃棄などもできますので、書類の管理に困っている場合はお気軽に無料相談・無料見積もりをご利用ください。
今すぐ書類保管サービスの料金を調べてみませんか？登録は不要です。
お電話でもご相談受付中
043-241-6891
043-241-6891
（平日 AM 9:00 ～ PM 5:00）