書庫番人コラム編集犬 
ペーパーレスは便利そうだけれど、面倒という印象を受けている方も多くいらっしゃるかと思います。ペーパーレスにはメリットがありますが、デメリットも多くあります。この記事ではペーパーレスのデメリットとメリットについて解説しています。両方を正しく理解した上で導入を考えてください。
ペーパーレスはなぜ注目されているのか
ペーパーレスは紙の書類を電子に切り替えることです。業務効率化やコスト削減ができることで注目を集めており、新型コロナウイルスの感染拡大によってテレワークが急速に普及したことでその重要性は高まっています。近年は電子帳簿法やe-文書法など、法整備が進んでおり国をあげて推進されています。
ペーパーレスによってさまざまなメリットが期待できますが、導入したもののペーパーレスを活かせずデメリットになってしまう場合があるというのも事実です。
ペーパーレスのメリットとデメリットをしっかりと把握して自社の状況に合わせて導入を検討しましょう。
電子帳簿法：税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とした法律で、経理のデジタル化を図れる。（参考サイト：国税庁）
e-文書法：民間事業者が行う文書の保存、作成、閲覧等について原則として電磁的記録によることを可能とするもの。（参考サイト：厚生労働省）
ペーパーレスはデメリットが意外と多い
ペーパーレスはデメリットが意外と多いものです。デメリットを理解した上で、本当に必要かどうか考えましょう。
導入までの工数がかかる（導入にコストがかかる）
紙の書類をなくして電子化するにあたって、IT化やペーパーレスに関するデバイスやシステムの導入が必須です。このために、人員や準備期間なども必要となりペーパーレスの恩恵を受ける前に手間に感じる方もいます。
ペーパーレス後の書類の扱いに悩む
拡大が必要な大きな図面などをペーパーレス化してしまうと視認性が落ち業務効率が下がりかねません。すべての書類をペーパーレス化してしまうと業務効率を下げてしまう可能性があるため、社内でペーパーレス対象の書類を判別するような運用方法も考える必要があります。
機器やシステムが故障すると閲覧できなくなる
ペーパーレスによって電子化された書類は機器があればいつでもどこでもアクセスできますが、機器やシステムが障害を起こしてしまうと閲覧ができません。場合によってはデータの消失も考えられます。日ごろからの対策や不測の事態に備えた運用整備も必要になるでしょう。
データが飛ぶ可能性がある
機器やシステムの故障、また人為的なミスによってデータが飛んで閲覧が出来なくなる可能性があります。バックアップの回数や場所など社員教育や運用面での対処をする必要があります。
利用者にITリテラシーが必要
ペーパーレスの活用には電子書類を扱えるITリテラシーが必須です。紙の書類に慣れていると電子書類は不便だと感じる人も少なからずいるはずです。また、機密書類などの扱いにも注意が必要で、ITリテラシーの低さによるリスクを出来る限り低くしなければなりません。ペーパーレス化のためにはITリテラシーを高める教育も必要でしょう。
紙の方が便利な場合がある
すべてが電子になると意外と不便なこともあります。例えば、2つの書類を見比べたい時です。パソコンの画面では限界があり、場合によってはモニターなど新たなデバイスの導入を検討する必要も出てきます。また、書類に書き込みたいときなどは紙の方が便利な場合もあります。利用シーンを想定した部分的な導入が必要でしょう。
ペーパーレスのメリットとは？
デメリットについてお話ししてきましたが、ペーパーレス化にはどんなメリットがあるのでしょうか。いくつかの例についてご説明します。
業務効率化の推進
ペーパーレスの一番のメリットといえるのが業務の効率化です。他拠点に書類を送る際、ペーパーレスの場合はメールでのやり取りで済みます。また、どこにいても書類にアクセスできれば承認待ちや決裁者の不在による無駄な時間がなくなり効率化が進むでしょう。さらに、書類の管理と保管に関しても効率化が望めます。紙ベースで必要だった物理的なスペースや、書類の山から必要な書類を探す時間がペーパーレスによってなくなります。
セキュリティの向上
紙の書類だと持ち出し時の情報漏洩、災害時に紛失すると復元が不可能というリスクがあります。ペーパーレスを行えばパスワードによるロックやバックアップをとれば復元が容易なことから、これらのリスクは低減されるでしょう。
多様な働き方が可能になる（テレワーク拡大など）
ペーパーレスによって情報共有が容易になります。サーバー上の書類にはインターネット環境があればアクセスできるため、わざわざ出社する必要もなくなるでしょう。また、決済や承認の社内手続きも電子で実施できるため、承認や決済の書類を取りに出社するといった事も必要なくなります。ペーパーレスによって、より多様な働き方が可能になるでしょう。
企業イメージの向上（環境問題（SDGs）など）
紙は木を原料としていることから、ペーパーレスによって木の使用量が減り森林の伐採量が抑えられるので環境問題の解決にも繋がります。SDGsの取り組みにも通ずる環境に対する効果もあるため、企業イメージの向上にも繋がるでしょう。
ペーパーレスにお困りなら電子化サービスも
ペーパーレスを導入したいけど「何からしていいかわからない」や「うちでも導入できるの？」など不安に思っている方には電子化サービスがおすすめです。
書類保管サービスの書庫番人では書類の電子化からその後の書類保管に関するコンシェルジュもつきます。「どこから電子化すればいいの？」や「どうしたら、効率化やコスト削減ができるのか？」などの疑問にコンシェルジュが答えます。
まずは無料相談で気軽に悩みをお聞かせください。
shoko-bannin.comペーパーレスの前に書類保管サービスに預けてみませんか？
「ペーパーレスはうちには難しい……」と感じている方は紙媒体の書類保管サービスもあります。紙の書類には種類によって保存期間が異なり場所もとります。書類保管サービスでは、書類の預け入れから出庫、廃棄までを依頼することができます。セキュリティ対策、災害対策や湿度対策もされており、盗難・紛失・劣化などの不安もなく預けることができます。
こちらのサービスも無料相談ができるので、お困りの方は是非ご相談ください。
今すぐ書類保管サービスの料金を調べてみませんか？登録は不要です。
お電話でもご相談受付中
043-241-6891
043-241-6891
（平日 AM 9:00 ～ PM 5:00）