領収書の電子化にはメリットがたくさん？導入方法ご紹介【改正電帳法対応】

この記事では領収書の電子化を考えている方のために、電子化のメリットや導入方法についてご紹介します。2022年に施行された改正電子帳簿保存法にも対応しています。

領収書の電子化は必要？

近年、電子帳簿保存法の改正により、書類の電子化が急速に普及しています。これからの書類の管理体制を考え、少しずつ電子化を進めていこうと考えている方も多いのではないでしょうか。さまざまな企業で書類の電子化が進んでいる中、取引先すべてに紙での領収書や契約書の請求を行っていては、対応してもらえずに契約を終了されてしまう可能性もあります。これから書類の電子化に取りかかる方には、比較的電子化しやすい領収書から進めることをオススメします。

また、電子帳簿保存法の改正により、現在は「電子上でやりとりした書類は電子保存しなければならない」ことになっています。猶予期間があるため、2023年12月31日までは電子化できる環境がない会社のみ見逃されています。まだ書類を電子保存できる環境が整っていない場合、2024年1月1日までに「電子上で受け取った書類は電子保存する」体制を整えましょう。

領収書の電子化のメリット・デメリット

書類の電子化を進めた方がよいとはいえ、領収書の電子化にはメリットもデメリットもあります。

領収書の電子化のメリット

• 領収書の保管スペースの削減
• 領収書を紛失しにくくなる
• テレワークでの領収書の管理ができる
• 経理関連のソフト・システムとの連携ができる
• 収入印紙が不要になる

領収書の電子化のデメリット

• 電子化の導入には機材やシステムなどの費用がかかる
• 電子化の導入には教育コストがかかる
• コンピュータの故障・停電などの影響を受ける
• システムやアプリ等のエラー・サービス終了の影響を受ける

領収書の電子化の大きなデメリットは、導入のコストがかかることです。しかし、電子上でやりとりした書類は電子保存しなければならないため、結局電子化の導入はほぼ必須と言えます。今のうちに書類を電子保存できる環境だけでも整えておき、備えましょう。

領収書を電子化する方法

領収書を電子化するには、「紙の領収書を電子化する」方法と、「電子データとして作成した領収書を電子保存する」方法があります。e-文書法や電子帳簿保存法に従い保存しましょう。「紙の領収書を電子化する」場合も「電子データとして作成した領収書を電子保存する」場合も、「真実性の確保」「可視性の確保」を満たす必要があります。要するに、「正しいデータ」「確認できるデータ」である必要があるということです。

紙の領収書を電子化する方法（スキャナ保存）

領収書をスキャナで取り込んで保存するか、領収書をカメラで撮影して保存する方法です。カメラで撮影して保存する場合のカメラはスマートフォンのものでも問題ありません。しかし、スキャナで取り込んだり、撮影したりする際には法的な要件を満たす必要があります。しっかりと必要な条件を確認してから取りかかりましょう。

領収書のスキャナ（カメラ）保存に必要な条件

• 200dpi以上の解像度による読み取り
• カラー画像による読み取り
• 解像度と階調情報の保存
• 用紙の大きさ情報の保存（受領者の場合、A4以下の書類であれば不要）
• スキャン文章と帳簿の相互関連性
• 改ざん防止（タイムスタンプの付与、訂正・削除記録の残るシステムの利用、事務処理規程の備え付けのいずれか）
• 検索機能（取引年月日・取引金額・取引先）
• 14インチ以上のカラーディスプレイの備え付け
• 明瞭な出力が可能な環境（プリンターなど）
• 電子計算機処理システムの開発関係書類の備え付け

電子データの領収書を電子保存する方法

電子データでやりとりした領収書を電子上で保存する場合には、「改ざんできない」「すぐ出力できる」ように保存する必要があります。

2021年までは電子データでやりとりした領収書を紙に印刷し保存することができました。現在は猶予期間ではありますが、電子データでやりとりした書類は電子保存しなければいけないことになっています。まだ書類を紙に印刷して保存している場合には、すぐにでも電子保存できる形式を整えましょう。

近年は電子レシートというサービスを提供している企業も増えてきました。電子レシートとは、買い物をしたらメールなどで電子データの領収書が届くというものです。領収書の管理を電子データで一元化したいという場合には、電子レシートを発行しているお店を利用してみるのもよいでしょう。

電子化された領収書の保存に必要な条件は以下になります。

電子化された領収書の保存に必要な条件

• 改ざん防止（タイムスタンプの付与、訂正・削除記録の残るシステムの利用、事務処理規程の備え付けのいずれか）
• 検索機能（取引年月日・取引金額・取引先）
• 14インチ以上のカラーディスプレイの備え付け
• 明瞭な出力が可能な環境（プリンターなど）
• 電子計算機処理システムの開発関係書類の備え付け

領収書など書類の電子化のやり方に迷っているなら

書類の保存に関係する法律は多岐にわたるうえ、頻繁に変わっており、対応しきれないという方も多いのではないでしょうか。

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ご相談は無料ですので、書類をどう保存したらいいのか迷っている方はお気軽にお悩みをご相談ください。