注文書と発注書の違いとは？注文書と発注書の法的な取り扱い

注文書と発注書の法的な取り扱いや、普段の業務での取り扱いを知りたい方のために、注文書と発注書の違いや、取り扱い方についてわかりやすく解説します。

注文書と発注書の違いとは

注文書と発注書との違いと、注文書（発注書）を発行する場合の契約書との違いについて解説します。

注文書（発注書）とは

注文書（発注書）とは、購入者が販売者に発注の意思を示すために発行する書類のことです。

注文書と発注書は法的には同じとされています。金額や商品、サービスの区分けとして業務上分けて使っている会社もあります。もし、注文書と発注書の明確な基準がなく、混在して使っているようならどちらかに統一したほうが業務上よいでしょう。

注意点は、購入者が注文書（発注書）を発行するだけでは、販売者が受け取ったことにならない場合があることです。例えば、メールに注文書（発注書）を添付したとしても、販売者側のメールサーバに保存されただけでは受け取ったことにはなりません。販売者のPC端末自体に保存される必要があります。そのため、注文書（発注書）を発行する場合には、相手が受領したことを証明するために、発注請書や注文請書を発行してもらうようにしましょう。

関連書類一覧

注文書・発注書	購入者が発注したいときに発行する書類
注文請書・発注請書	販売者が注文書・発注書を受け取ったことを伝える書類
注文書控え・発注書控え	原本は販売者に渡すため、購入者が手元に残しておく控え
注文請書控え・発注請書控え	原本は購入者に渡すため、販売者が手元に残しておく控え

契約書との違い

注文書（発注書）と契約書は異なりますが、「注文書（発注書）」と「注文請書（発注請書）」のセットが契約書と同じ効力を持つようになるため、契約書としても取り扱う必要があります。注文書（発注書）を発行するだけではただの意思表示にすぎないので、契約書と同じ扱いにはなりません。

なお、継続的な取引では注文書（発注書）に返答をしないと契約が成立し、契約書と同じ扱いになるので注意が必要です。

また、購入者と販売者の間の基本契約書で注文書（発注書）の発行とともに自動的に契約が成立することになっている場合、課税の対象になるので収入印紙が必要になります。

注文書（発注書）の発行が必要な場合とは

注文書（発注書）の発行が必要な場合と発行方法について解説します。

注文書（発注書）の発行が必要な場合

下請法が適用される取引の場合発行が義務づけられており、発行しないと罰則を受ける可能性があるため気を付けましょう。下請法は比較的力の弱い中小企業や個人を守るための法律のため、多くの場合はフリーランスなどに頼むときに適用されます。

下請法の適用範囲

「もの」の場合（物品の製造・修理など）	・購入者の資本金3億円以上で販売者の資本金3億円以下 ・購入者の資本金1千万円〜3億円で販売者の資本金1千万円以下
「サービス、コンテンツ」の場合（情報成果物作成・役務提供委託など）	・購入者の資本金5千万円以上で販売者の資本金5千万円以下 ・購入者の資本金1千万円〜5千万円で販売者の資本金1千万円以下

※個人も含む

注文書と発注書の発行方法

注文書（発注書）の発行は、紙でも電子データでもどちらでも可能です。特に記載する項目に決まりはないため発注先の金額や発注内容、相手の宛名などの下記のような基本的な項目を網羅していれば問題ありません。

注文書（発注書）に記載する基本的な項目

1. タイトル【注文書（発注書）】
2. 発注先の宛名
3.  発注番号・発注日
4.  件名
5.  発注元情報
6.  納期・支払い条件・発注書の有効期限
7.  発注金額
8.  発注内容（詳細）
9.  小計・消費税・合計
10.  備考

注文書（発注書）の保管期間は決まっている

注文書と発注書は法人税法で保管が定められています。保管期間については、以下のとおりです。

1. 基本的な注文書（発注書）は7年間保管
2. 欠損金が生じた注文書（発注書）は10年間保管

1．基本的な注文書（発注書）は7年間保管

注文書（発注書）に関しては、7年間保管（起算日：確定申告書類の提出期限の翌日）が原則です。

保管期間の起算日（数えはじめの日）は確定申告書類の提出期限の翌日からとなっているので注意が必要です。例えば、会社が3月決算であれば7年後の5月末までの保管が必要となります。

2．欠損金が生じた事業年度の注文書（発注書）は10年間保管

欠損金が生じた（赤字のある）年度の注文書（発注書）の保管期間は現在10年間です。

しかし、平成30年3月31日までに終了した欠損金のある事業年度の保管期間は9年間となっています。それ以降の欠損金のある事業年度の注文書（発注書）の保管期間については、繰越欠損金制度の延長に伴い法改正され、10年間に変更されています。

書類管理がややこしいと感じる方には「欠損金の生じた事業年度がある場合はまとめて10年間保管する」と保管のルールを決めておくのがオススメです。経理書類には保管期間が10年と定められているものが多いため、他の書類とまとめて10年間保管しておくと効率的です。

法人税法によって決められた書類の保管期間

基本的な書類	欠損金が生じた事業年度の書類（〜平成30年3月31日まで）	欠損金が生じた事業年度の書類（平成30年3月31日以降）
7年間	9年間	10年間

注文書（発注書）を適切に保管しよう

注文書（発注書）などの書類の保管に困っているなら、書類保管サービスを利用すると、管理の手間や書類保管スペースが削減できて便利です。普段使わない注文書（発注書）を優先して預けることで、集配送の料金もかからず低コストでの書類の管理ができます。

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