トランクルームでの書類保管はOK？貸し倉庫や書類保管サービスとの比較

「書類保管のためにトランクルームを借りたいけど、利便性やセキュリティってどうなんだろう？」とお悩みの方のために、貸し倉庫・書類保管サービスなどと比較して、書類保管の際に気をつけるべきポイントや、どこに書類を預けるべきかなどを解説していきます。

トランクルームとは

「捨てられない書類が増えてきたし、書類保管用にトランクルームを借りようかな……」と思っている方も多いのではないでしょうか。まずはトランクルームを借りたことのない方に向けて、トランクルームとはどんなサービスなのかをご紹介します。

トランクルームとは、収納スペースを借りられるサービスのことです。どちらかと言うと法人より個人の方向けのサービスです。

トランクルームを借りた利用者は貸し出された鍵を使って、自分が借りた部屋だけを利用できます。借りられる部屋は小型の箱サイズのものから、ワンルーム程度のサイズが一般的です。屋内型のものと屋外型のものとがあり、大抵のトランクルームではセキュリティ対策がされています。

トランクルーム以外の書類保管方法

書類を預けることのできるサービスには、トランクルームのほかに貸し倉庫・書類保管サービスがあります。それらについても簡単に説明していきます。

貸し倉庫

貸し倉庫はその名の通り倉庫のスペースを借りられるサービスのことです。倉庫をまるまる一軒貸しているものと、倉庫の一部を貸し出しているものがあります。トランクルームや書類保管サービスに比べ、面積あたりの利用料は安い傾向にあります。

貸し倉庫は書類以外の大きなものも預けられて便利ですが、温度や湿度の調整がされなかったり、セキュリティに不安が残ったりするため、書類保管に適しているとは言いがたいでしょう。

書類保管サービス

「書類保管」サービスというだけあって、書類保管には最も適していると言えるサービスです。基本的に書類に適した湿度管理・セキュリティ対策がされており、集配送のサービスもあります。保管状況の管理もwebで行えるため便利です。書類の保管料も、書類を預ける量によってはレンタルルームより安いこともあります。また、預けた書類をそのまま廃棄できる廃棄サービスがついていることも多く、書類保管だけでなく管理の面でも便利なサービスです。

トランクルームでの書類保管はアリ？

トランクルームには、利用者がそれぞれ好きなものを預けられます。しかし、書類を預けるとなると、セキュリティや利便性などさまざまな点が気になるところです。

ここでは、トランクルームでの書類保管について、ポイントごとに解説していきます。

セキュリティ

大抵のトランクルームでは、監視カメラや防犯システムなどのセキュリティ対策を行っています。保障などもあることから、大切なものを預けている方もいるのではないでしょうか。

しかし、トランクルームのセキュリティ対策は書類保管専門のものではありません。書類保管のセキュリティとしては、少し不安が残るところです。家庭の個人的な書類なら問題ないかもしれませんが、法人の書類については注意が必要です。とくに個人情報など機密レベルが高く、流出した際に大きな問題となる機密文書は預けない方がよいと言えます。トランクルームに預けた書類が万が一流出した際に「適切な書類の保管方法を取っている」とは言いがたく、責任を問われてしまうかもしれません。

書類向けの保管環境

トランクルームは温度や湿度が調整されていないことがあります。調整されていても、書類に適した環境ではないかもしれません。湿度に弱い書類は傷んでしまう可能性があります。

とくに屋外型のトランクルームは全く温度や湿度の調整がされていないだけでなく、外気の影響を受けやすいと言えます。書類の保管には全く向いていません。

ただ、大きな図面など、大きすぎる書類は書類保管サービスに預けられず、トランクルームや貸し倉庫に預けるしかないこともあります。

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書類保管以外の用途

もし書類以外にも預けたいものがあるなら、トランクルームは便利です。書類保管サービスは書類保管専門のサービスなので、書類しか預けられません。書類も備品も什器も預けたい！というときにはトランクルームや貸し倉庫だとなんでも預けられて便利です。

書類の預け入れ・取り出し

トランクルームに書類を預ける場合、自分で預け入れ・取り出しをしなければいけません。会社や自宅の横にトランクルームがあるのならよいですが、車を利用できない場合には徒歩で書類を持ち運ぶことになります。書類は想像以上に重たく、たった1箱でも腰を痛めてしまうこともあります。

書類保管サービスであれば、集配送は書類保管サービスの会社が行うため便利です。しかし、書類保管サービスの場合、早くても翌日の集配送になることが多く、「今すぐ書類が欲しい！」という場合には不便です。その点、トランクルームであれば24時間営業のものも多く、深夜帯に急に書類が必要になった際も安心です。

書類の管理

トランクルームや貸し倉庫に書類を預けた場合、書類の管理はすべて自分でやらなければいけません。すぐに取り出せるように日頃から整理しておく必要があります。

その点、書類保管サービスであれば預けた書類をwebで確認できるため、書類を探す手間を省くことができます。

預けられる書類の量

トランクルームであれば、預けたい書類が少なくても問題ありません。書類保管サービスの中には預けられる最小ロットが大きいものもあり、少ない量の書類は預かってくれないこともあります。

「あふれた書類をちょっとだけ預けたいなぁ」という場合には、トランクルームが便利です。

書庫番人の書類保管サービスならダンボール1箱からOK！

なお、トランクルームでは保管する量が変動しても借りているスペース分だけ定額で発生するのに対して、書類保管サービスでは預けている箱数分だけの費用となり、保管料の少ない月は費用を抑えることができます。

今回はトランクルームでの書類保管について、気になりがちなポイントを紹介しました。これらのことから、書類をトランクルームに預けることが適しているケースは以下のようになります。

• 個人事業主や個人など、預けたい書類の数が少ない
• 預けたい書類は機密文書ではない
• 書類以外も預けたい

次の項目では、トランクルーム・貸し倉庫・書類保管サービスの比較もしていきます。

トランクルーム・貸し倉庫・書類保管サービス比較

	トランクルーム	貸し倉庫	書類保管サービス
セキュリティ	△	△	◎
書類向けの保管環境	△	×	◎
書類保管以外の用途	○	◎	△
書類の預け入れ・取り出し	△	△	○
書類の管理	×	×	◎
預けられる書類の量	入る量のみ	たくさん預けないと割高	少ないと難しい

書類を預けるときに一番気になるセキュリティに関しては、一般的に
書類保管サービス＞トランクルーム＞貸し倉庫
となるでしょう。
「書類」のみの保管の観点で言うと、書類保管サービス一択と言えます。

ちなみに、利用料に関しては預けたい書類の量や借りるスペースの広さによって異なるため、どれがお得とは言いがたいものです。

ただ、機密文書などのセキュリティが気になったり、書類の管理を簡単にしたりしたいのであれば、「書類は書類保管サービスに預け、それ以外の備品や什器はトランクルームや貸し倉庫に預ける」が正解でしょう。

まとめ

書類保管に関しては書類保管サービスの利用がベターと言えるでしょう。ただ、書類の量が少なく、機密文書がない場合は、レンタルルームも選択肢に入ります。

書類は書類保管サービスに預けよう！と思っている場合は、「書庫番人」の書類保管サービスをオススメします。
書庫番人の書類保管サービスであれば、ダンボール1箱から預けられるため、書類の量が少なくても安心です。また、大きな書類や什器も預けられます。お気軽に見積もりを取っていただき、レンタルルームの利用料・セキュリティ対策などと比較していただければと思います。

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