オフィス整理の方法｜スッキリ空間で生産性アップ！

業務効率を高めたいなら、まずは「オフィスの整理」から。書類や備品が山積みになった環境では、集中力が低下し、無駄な時間も増えてしまいます。本記事では、誰でもすぐに始められるオフィス整理術から、散らかりを防ぐ仕組みづくりまで、実践的な方法をご紹介します。

「オフィスが整理されている」とは？

整理整頓されたオフィスにしようと思っても、ただ収納するだけでは整理された状態を保つことができません。整理されたオフィスを保つためには、以下のようなポイントが整っていることが重要です。

• 収納ルールやフローが整備されている
• 定期的な廃棄やメンテナンスが行われている
• 動線に無駄がなく、使いやすい配置になっている

収納や廃棄のやり方がわからないオフィスでは、どんどんオフィスが散らかっていくだけでなく、機密情報の漏洩などのリスクも高まっていきます。社員のデスクが散らかっている場合でも、実はオフィス全体の構造やルールが整理されていないことが原因であるケースが多いのです。

今すぐ始めたい！オフィスの整理の具体的な方法

業務効率化やリスクヘッジのためにオフィス整理したいと思っても、なにから取り組んでいいかわからないという方も多いはずです。そこで、オフィスの整理をするための具体的な方法について解説していきます。

1. 書類の整理

まず取りかかりやすいのは書類の整理です。書類ごとの法的な保管期間を把握し、保管期間が過ぎたものを廃棄していきます。保管期間が過ぎていない書類は分類し、ファイルごとにラベルを貼り、カテゴリごとにまとめます。

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2. 書庫や収納スペースの見直し

什器や書類のスペースが不足している場合は、収納棚やキャビネットの追加も検討しましょう。収納場所に統一性がなく、運用しづらくなっている場合は、収納場所にはルールを設け、「誰が・何を・どこに収納するか」を明確にします。

3. 書類の電子化

紙の書類が多すぎる場合は、スキャンしてPDF化するなど、電子化を進めると省スペース化が図れます。検索性も高まり、業務効率もアップすることがあります。

4. 外部倉庫・書類保管サービスの活用

会社の什器・イベント備品・普段使わない書類などは、外部倉庫を利用すると省スペースになり、整理されたオフィスをつくりやすくなります。書類は書類保管サービスを利用すると、保管期間アラートで廃棄のタイミングを知ることができるため、管理もスムーズになります。

5. 大掃除と廃棄

オフィスにものが多すぎる場合、まずは思い切って大掃除を計画する必要があるかもしれません。いらない備品や保管期間切れの資料など、不要なものを一掃しましょう。毎日使わないものは処分して、レンタルに切り替えるなどの工夫も有効です。

6. オフィスリニューアル

動線が悪い、収納が足りないといった構造的な課題がある場合は、オフィス自体のリニューアルや移転も視野に入れましょう。

常に整理されているオフィスにするために必要なこと

せっかく整理しても、時間が経てば元通り……という事態は避けたいものです。以下のような仕組みを整えることで、きれいな状態をキープしやすくなります。

• 備品の使用ルールや収納場所をまとめたマニュアルの整備
• 定期的な見直しと廃棄のスケジュール設定
• 整理担当者の配置や責任の明確化
• 電子化や保管サービスなどのシステム導入

整理されたオフィスを保つためには、仕組みから整えることが必要になっていきます。オフィスのトップ層から働きかけ、プロジェクトチームを結成することが理想的ですが、それが難しい場合もあるでしょう。そういった場合は、不要なものの処分と、収納場所の適切な配置を考えていくこととがまず取れる手段といえます。

まずは「場所の確保」から始めよう

オフィス整理の第一歩は、「使っていないものを取り除き、収納場所を確保すること」です。収納が足りない場合は、外部倉庫や書類保管サービスを活用するのも一つの手です。

書類保管・廃棄なら書類保管サービスにお任せ

まずは場所の確保が必要です。オフィスに収納がない場合、書類保管サービスの利用がおすすめです。普段使わない書類を外部倉庫に保管することで、オフィスがスッキリするだけでなく、保管期間アラートを設定して管理できるため、廃棄のフローも簡単になります。

書類保管サービスの「書庫番人」なら、書類保管だけでなく、什器やイベント備品の保管の相談も受け付けておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。