書類が片付くファイリング術とは？散らからない仕組みの作り方を解説

デスクの書類の山にお困りではありませんか。

効率的な書類整理を実現するためには、不要な書類の廃棄から始まり、使用頻度に応じた分類、適切な収納スペースの設定という3つのステップが重要です。さらに、バーチカルタイプやバインダータイプなど用途に応じたファイリング方法を選択し、色分けやラベリングで視認性を高めることで、必要な書類をすぐに見つけられる快適な職場環境を構築できます。本記事では、書類整理に失敗しないための具体的な準備方法と実践的なコツを詳しく解説します。

書類整理に失敗しないための準備

不要な書類を廃棄する

デスクの上に書類が山積みになってしまう原因の多くは、必要な書類と不要な書類が混在していることにあります。書類整理を成功させるためには、まず不要な書類を思い切って廃棄することからはじめることが大切です。整理の際は「本当に必要な書類だけを残す」ということを意識するとよいでしょう。この基本的な考え方を実践することで、デスク周りがすっきりと片付き、必要な書類をすぐに見つけられるようになります。

・すぐに処分できる書類の特徴

具体的には、期限切れの案内やお知らせ、複数枚ある同じ内容の書類、メモ程度の走り書きなどは思い切って処分しましょう。また、会議で配布された資料であっても、議事録や決定事項が別途共有されているものは、手元に残しておく必要はありません。ただし、個人情報や機密情報を含む書類を廃棄する際には、適切な処理方法を確認するなど十分な注意が必要です。この基本的な考え方を実践することで、デスク周りがすっきりと片付き、必要な書類をすぐに見つけられるようになります。

書類を分類する

書類の量を適正化したあとは、残った書類を使いやすく分類していきます。

・アクセス頻度で決める配置分類

書類整理で最も実用的なのは、どのくらいの頻度で使用するかによる分類です。毎日確認する書類は手の届く範囲に、週単位で参照する書類はデスク周辺に、月単位や年単位の書類は少し離れた場所に配置するようにしましょう。この方法により、よく使う書類ほど取り出しやすく、使用頻度の低い書類は邪魔にならない場所に収納することができます。こうした整理を行うことで、デスク周りがすっきりと片付き、必要な書類をすぐに見つけられるようになります。

・時期で管理する時系列分類

請求書や報告書などの時間の流れと関連性の高い書類は、時系列分類が適しています。月ごとにファイルを作成し、古い順から新しい順へと整理することで、特定の時期の書類を効率的に検索することができます。年末の経費精算や四半期レポートを作成する際には、この分類方法が特に威力を発揮します。

・テーマごとにまとめる案件分類

複数のプロジェクトを同時進行している場合は、案件やテーマごとに分類することが最適です。各案件に専用のファイルを割り当て、関連する全ての書類を一箇所に集約します。このようにすることで、プロジェクトの全体像を把握しやすくなり、チームメンバーとの情報共有もスムーズになります。

収納スペースを設定する

最後に、各書類の収納スペースを決めます。ファイルや収納ボックスなどを活用して、視認性の高い配置を心がけましょう。

・手の届く範囲での配置戦略

毎日使用する書類は、座ったままで手が届く範囲に配置します。デスクの引き出しの最上段や、デスクサイドのワゴンなどが理想的な場所です。進行中のプロジェクト資料、よく参照するマニュアル、連絡先リストなどがこのカテゴリーに該当します。これらの書類を探すために席を立つ必要がないようにすることで、集中力を維持しながら作業を継続できます。

・中距離エリアの活用法

週に数回程度使用する書類は、オフィス内の中距離エリアに保管します。ファイルキャビネットや共有の書庫など、歩いて数歩で到達できる場所が適しています。月次レポートのバックナンバー、契約書の控え、年間スケジュール表などをここに配置することで、必要なときに素早くアクセスできます。

・アーカイブエリアでの長期保管

使用頻度が低い書類や法的保管義務のある古い書類は、オフィスの隅にあるキャビネットや別室の保管庫に収納します。物理的な保管スペースが限られている場合は、スキャンしてデジタル化し、クラウドストレージに保管することも効果的な選択肢です。重要なのは、これらの書類にも明確な保管場所を設定し、必要なときに確実に見つけられる状態を維持することです。

効果的なファイリングの種類

書類のファイリングの準備が完了しましたら、次にどのような方法で保管するかを決めます。

バーチカルタイプ

バーチカルタイプは、書類を個別のフォルダに入れて、引き出しやファイルボックスに垂直に収納する方法です。書類を綴じる必要がないため、追加や差し替えを簡単に行うことができます。日常的に更新される資料や、一時的に保管する書類の管理に適しています。このタイプの最大のメリットは、書類の出し入れにかかる時間を短縮できることです。忙しい業務の中で素早く書類を取り出したい場合には、理想的な方法です。ただし、フォルダから書類が飛び出しやすく、整理整頓を怠ると書類が混在してしまうリスクがあります。

バインダータイプ

バインダータイプは、書類を穴あけパンチで穴を開けてバインダーに綴じる方法です。背表紙にラベルを貼ることで、棚に並べた状態でも内容が一目でわかります。重要な書類や長期保管が必要な書類の管理に最適で、書類がしっかりと固定されるため紛失のリスクが低くなります。また、ファイル全体を持ち運んでの会議や外出先での作業も安心して行うことができます。しかし、書類を綴じる作業に時間がかかり、途中でページを追加する際には既存の書類を一度外す必要があるなど、メンテナンスに手間がかかる面もあります。

レターケースタイプ

レターケースタイプは、複数の引き出しがあるケースに書類を平置きで収納する方法です。引き出しごとに異なる種類の書類を分けて保管できるため、細かい分類が可能になります。デスク上に設置すれば、座ったままで複数種類の書類にアクセスできる利便性があります。各引き出しにラベルを貼ることで、必要な書類を瞬時に見つけることができます。コンパクトな設計のものが多く、限られたスペースでも効率的な書類管理が可能です。一方で、書類は平置きになるため厚みのある資料には不向きで、ケース自体の購入コストも他の方法と比べて高くなる傾向があります。

ボックスタイプ

ボックスタイプは、専用のボックスファイルに書類をフォルダごと収納する方法です。レターケースとは異なり、ボックス全体を持ち運ぶことを前提とした設計になっています。プロジェクトや案件ごとに1つのボックスを割り当てることで、関連書類をまとめて管理することができます。このタイプの特徴は、ボックスごとに完結した書類管理ができることです。会議室への移動や他部署との共有作業時には、必要な書類を漏れなく持参することができます。また、プロジェクト終了後は、ボックスごと保管庫に移動させることで、効率的に書類を移動することが可能です。ただし、レターケースと同様に、書類は平置きになるため厚みのある資料には不向きです。また、ケース自体の購入コストも多くなる傾向があります。

効果的なラベリングと色分けで視認性を向上

書類管理をさらに効率化するためには、ラベリングと色分けを組み合わせた視覚的な工夫を取り入れることをオススメします。人間の脳は文字よりも色の情報を素早く処理できるため、適切な色分けシステムを導入することで、書類検索の時間を大幅に短縮することができます。

状態別ラベリングシステム

書類の処理状況を一目で判断できるよう、「未処理」「処理中」「処理済み」「確認待ち」などの状態別のラベルを活用します。これにより、各書類がどの段階にあるかを瞬時に把握することができ、作業の優先順位付けや進捗管理が容易になります。また、ラベルは剥がしやすいタイプを選ぶことで、状況の変化にも柔軟に対応できます。

部署・機能別色分けルール

財務関連書類には緑色、人事関連には青色、営業関連には赤色というように、部署や機能ごとに一貫した色分けルールを設定します。この色分けシステムをオフィス全体で統一することで、誰でも直感的に書類の内容を理解できるようになります。ただし、色の種類が多すぎると逆に混乱を招くため、5〜7色程度に留めることをオススメします。

緊急度・重要度の視覚化

緊急性の高い書類には赤いシールを貼り、重要度の高い書類には星型のマークを付け、期限が迫っている書類には黄色の付箋を使用するなど、優先度を色や形で視覚的に表現します。この方法を取り入れることで、多くの書類の中からも重要なものを見落とすリスクを大幅に減らすことができます。

書類をファイリングする際のコツ

使ったらもとの場所に戻す基本習慣

ファイリングシステムを効果的に維持するためには、書類を使用したあとに必ず元の場所に戻すことが大切です。せっかく保管場所を決めても、元の場所に戻さずに机の上に積み重ねてしまっては意味がありません。この「使ったら戻す」という習慣を身につけることで、書類を探すために費やしていた時間を、より重要な業務に有効活用できるようになります。

過度な細分化を避ける

効率的なファイリングを目指すあまり、分類を細かくしすぎてしまうのは避けた方がよいでしょう。細分化しすぎてしまうと、どのカテゴリーに分類すべきか迷う時間が増えてしまい、かえって非効率になってしまいます。まずは大まかなカテゴリーからはじめて、必要に応じてサブカテゴリーを追加していく段階的なアプローチが効果的です。

定期的なシステム見直し

月に一度はファイリングシステム全体を見直し、不要になった書類の処分や分類方法の調整を行うことをオススメします。業務内容の変化に応じてシステムを柔軟に改善することで、常に最適な状態を維持することができます。定期的なメンテナンスを行うことにより、書類が大量に蓄積される前に対処でき、整理作業の負担を最小限に抑えることが可能です。

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