工事に関係する書類の保存期間とは？管理ルールと注意点を解説

投稿日 2025年7月7日
更新日 2025年8月19日
著者書庫番人コラム編集犬
カテゴリー書類保管

建設工事における書類管理は、建設業法により厳格に義務付けられており、違反すると過料や行政処分のリスクを伴います。契約書、施工図面、検査記録などの工事関連書類は、その種類に応じて3年から30年まで幅広い保存期間が設定されており、適切な管理が求められています。本記事では、工事書類の具体的な保存期間一覧から効率的な管理方法、労働災害や契約トラブル発生時の書類の重要性まで、建設事業者が知っておくべき書類保存のルールと注意点を詳しく解説します。

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工事に関係する書類の保存期間の詳細

建設工事では元請から下請へと続く発注構造により、契約書類、見積書、施工図面、検査記録など多数の書類が発生します。これらの書類は、法律により、書類の種類や性質によって3年から30年まで幅広く設定された保存期間に従って管理しなければなりません。建設業法第40条により、全ての建設事業者は帳簿の作成や書類の保管義務が定められており、適切な保存が行われていない場合には過料が科せられる可能性があります。

参考：e-Gov法令検索｜建設業法

保存期間一覧表

保存期間	書類の種類
3年	安全衛生委員会議事録特別教育の記録騒音測定記録クレーン過負荷制限特例記録/デリック過負荷制限特例記録クレーン点検記録/デリック点検記録/エレベーター点検記録移動式クレーン点検記録/簡易リフト点検記録建設用リフト点検記録有機溶剤作業環境測定記録有機溶剤作業環境測定結果の評価記録鉛作業環境測定記録鉛作業環境測定結果の評価記録特定化学物質用局所排気装置/除じん装置/排ガス処理装置/廃液処理装置点検記録/特定化学設備またはその付属設備点検記録特定化学物質作業環境測定記録特定化学物質作業環境測定結果の評価記録酸素欠乏危険作業場所環境測定記録粉じん用局所排気装置および除じん装置点検記録
5年	健康診断個人票有機溶剤健康診断個人票鉛健康診断個人票四アルキル鉛健康診断個人票特定化学物質等健康診断個人票（特別管理物質は30年間）放射性物質濃度測定記録
7年	帳簿帳簿の添付書類（契約書、下請負人に支払った下請代金の額、支払年月日および支払手段を証明する書類またはその写し、施工体制台帳）粉じん作業環境測定記録粉じん作業環境測定結果の評価記録
10年	営業に関する図書（工事内容に関する発注者との打ち合わせ記録、完成図、施工体系図）
15年	設計図書（配置図、各階平面図、二面以上の立面図、二面以上の断面図、基礎伏図、各階床伏図、小屋伏図、構造詳細図、構造計算書その他、工事監理報告書など）
30年	特別管理物質製造取扱作業記録特定化学物質等健康診断個人票（特別管理物質のみ）電離放射線健康診断個人票

保存義務が設けられていない書類もある

全ての工事関連書類に保存義務があるわけではありません。建設業法や労働安全衛生法では、多くの書類に詳細な保存期間が定められていますが、一部の文書については法的な保存義務が設けられていないのが実情です。

しかし、法的義務がないからといって、これらの書類を軽視すべきではありません。労働災害発生時の原因調査や労働環境の改善履歴として重要な意味を持つため、企業の判断で一定期間保存することが推奨されます。特に安全管理に関する記録は、事業者の安全配慮義務を果たしていることを示す貴重な証拠となる可能性があります。

保存期間満了後も長期保存が推奨される書類

法定保存期間が経過した書類であっても、事業運営上の観点から継続保存が有効な場合があります。建設業界では、過去の実績や経験が将来の事業展開で重要な価値を持つことが多いためです。特に注文書や請求書などの契約関連書類は、保存期間を超えた後でも重要な価値を持ち続けます。これらの書類は、技術者や管理責任者の実務経験を証明する際の重要な証拠となるからです。建設業法では、監理技術者や主任技術者の配置に一定の実務経験が要求されており、過去の施工実績を示す資料が必要となる場面があります。また、建設業許可の更新や新規取得時でも、過去の施工実績を示す資料として活用できるため、法定期間経過後も戦略的に保存しておくことで、将来的な事業展開に役立てることができます。

工事に関係する書類の保存義務は建設業法で厳格に定められている

工事に関係する書類は、建設業法によって保存期間と保存方法が厳格に定められています。これは単なる推奨事項ではなく、建設業許可を取得している全ての事業者に課せられた法的義務です。建設業法第40条の3では、「建設業者は、国土交通省令で定めるところにより、その営業所ごとに、その営業に関する事項で国土交通省令で定めるものを記載した帳簿を備え、かつ、当該帳簿及びその営業に関する図書で国土交通省令で定めるものを保存しなければならない」と規定されており、営業所単位での適切な書類管理が義務付けられています。この法的要件の背景には、建設業界の健全な発展と消費者保護の観点があります。建設工事は高額な取り引きであり、長期間にわたって品質や安全性が問われるため、適切な記録保存により事業の透明性と信頼性を確保することが重要視されているのです。

さらに重要なのは、これらの義務を怠った場合の罰則規定です。建設業法第55条第5号では「帳簿を備えず、帳簿に記載せず、若しくは帳簿に虚偽の記載をし、又は帳簿若しくは図書を保存しなかった者」に対して10万円以下の過料が科されると規定されています。適切な書類管理は、法令遵守はもちろん、事業の持続的な成長を支える重要な基盤となっています。

参考：e-Gov法令検索｜建設業法

法令違反による罰則を回避するために

建設業法では、国土交通大臣と都道府県知事に建設事業者への立入検査権限が認められており、必要に応じて帳簿書類の提出を求めることができます。この検査で適切な書類保存が確認できない場合、10万円以下の過料が科されるだけでなく、行政処分の対象となるリスクも存在します。行政処分は企業の信頼性や事業継続に深刻な影響を与えかねません。建設業許可の取消しや営業停止処分を受けた場合、既存の工事契約への影響はもちろん、新規受注の機会も大幅に制限されることになります。工事書類の適切な保存は、このような重大なリスクを回避するための最も基本的で確実な対策です。

労働災害発生時の証明書類として必要

建設現場では高所作業や重機使用により労働災害のリスクが高く、職業性疾病の発症リスクも存在します。特に塵肺や石綿による疾病など、工事従事後に症状が現れる職業性疾病の場合、発症時点での証明書類の存在が極めて重要となります。従業員に労働災害が発生した際、労災認定を受けるためには対象者がその現場で従事していたことを証明する書類が必要です。施工体制台帳、作業員名簿、安全教育記録などの工事関連書類は、労働者の就労実態を客観的に示す貴重な証拠となります。適切な書類保存を怠ると、従業員の労災認定に支障をきたし、企業としての責任を果たせない事態となる可能性があります。

契約トラブル発生時の重要な証拠

工事完了後に発注者や下請事業者との間で金銭トラブルや品質に関する紛争が発生することがあります。建設業界では工事期間が長期にわたることも多く、契約内容の解釈や施工品質の見解の相違から争いに発展するケースも少なくありません。このような場合、契約書、施工記録、検査報告書、変更指示書などの工事書類は自社の正当性を証明する重要な証拠となります。書類を適切に保存していれば法的争いで有利な立場を確保できますが、保存期間を守らずに廃棄してしまうと、不利な状況に追い込まれるリスクが高まります。特に工事代金の支払いや追加工事費用の請求に関する紛争では、詳細な記録の有無が結果を大きく左右することになるのです。

工事書類の保存期間に関するよくある質問

工事書類の適切な廃棄方法とは

保存期間が満了した工事書類を廃棄する際は、機密情報の保護に十分注意する必要があります。契約書、設計図書、施工記録などには企業の重要な機密情報や個人情報が含まれているため、一般ゴミとして処分することは絶対に避けなければなりません。特に建設業界で扱う図面類は大型サイズが多く、一般的なシュレッダーでは処理が困難です。また、大量の書類を社内で処理するには時間とコストがかかりすぎるため、機密文書専門の機密文書廃棄サービスを利用することをお勧めします。これらの専門事業者は、溶解処理や焼却処理により完全な情報抹消を保証し、廃棄証明書の発行も行っているため、情報漏洩リスクを確実に回避できます。

案件別・保存期間別の効率的な分類方法とは

膨大な工事書類を効率的に管理するには、体系的な分類システムの構築が不可欠です。まず案件ごとに分類し、その中で契約締結日順に整理することが基本となります。この際、案件名と工事期間を明記したラベルを使用すると、後の検索作業が格段に楽になります。さらに重要なのは、保存期間別のファイリングです。同一案件内でも書類の種類によって保存期間が異なるため、3年保存、5年保存、10年保存など期間別にセクションを分けて整理します。この分類システムを採用することで、期限切れの書類を特定しやすくなり、適切なタイミングでの廃棄が可能になります。問題発生時に必要な書類を迅速に特定でき、書類管理全体の効率を大幅に向上させることができるでしょう。

書類保管サービスは活用できる？

工事で発生する膨大な書類の管理には、専門の書類保管サービスの利用が極めて効果的です。物理的な保存スペースの節約だけでなく、温度・湿度管理された適切な環境での書類保存により、長期間にわたって文書の品質を維持できます。

ただし、建設業界では大型図面や規格外サイズの書類が多数発生するため、これらを適切に保管できる設備を持つサービスを選ぶことが重要です。また、必要時の迅速なアクセス体制や、保存期間満了時の安全な廃棄処理まで一貫して対応できるサービスを選ぶことで、工事書類特有の管理課題を包括的に解決できます。さらに、デジタル化サービスを併用すれば、物理的な保管と電子データでの検索性を両立でき、業務効率の向上と同時にリスク分散も図れるため、現代の建設業界における理想的な書類管理体制を構築できるでしょう。