書庫番人コラム編集犬 
「そもそも法定三帳簿って？」「何を記載したらいいの？」「保管期間は？」などの気になる基本をしっかりご紹介します。
そもそも法定三帳簿とはどのような書類を指すの？
法定三帳簿とは、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の3つの帳簿のことを指しています。
労働者を雇用した際には、法定三帳簿を整えて一定期間保管することが労働基準法で義務付けられており、 各帳簿とも法令により記載事項が決められています。また労働基準法第120条に基づくと、法定三帳簿に関して違反があった場合、企業に対してそれぞれ30万円以下の罰金が、法定三帳簿すべてに違反が認められた場合は最大90万円の罰金が科せられるため、しっかりと管理していきましょう。
法定三帳簿の作成の基本
法定三帳簿は労働基準法や厚生労働省のガイドラインなどにより、記載内容の細かい規則があります。また法定三帳簿はe-文書法にて電子保管での保存も可能です。
労働者名簿
労働者名簿とは、企業が雇用している従業員の氏名や採用日などの情報を記した書類のことです。
会社の規模などに関係なく従業員を雇い入れている場合、労働基準法第107条によって作成、整備が義務付けられています。
労働基準法第107条 使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者（日日雇い入れられる者を除く。）について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。 ②前項の規定により記入すべき事項に変更があった場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。 (労働基準法 | e-Gov法令検索)
労働者名簿に記載する事項は、以下のように定められています。（労働基準法施行規則の第53条参照）
- 性別
- 住所
- 従事する業務の種類
- 雇用年月日（※実際に雇用をした日）
- 退職年月日と退職理由（※退職した場合）
- 死亡年月日と死亡原因（※在職中に亡くなった場合）
9項目を満たしていれば、特に決まった形式はありません。
不安な人は、厚生労働省主要様式ダウンロードコーナーから様式を確認できるので活用してみると良いでしょう。
賃金台帳
賃金台帳とは、労働基準法の第108条で作成が義務付けられた書類で、従業員への給料の支払情報を記載するものです。
労働基準法第108条 使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。 (労働基準法 | e-Gov法令検索)
賃金台帳に記載する事項は、以下のように定められています。（労働基準法施行規則の第54条参照）
- 1. 氏名
- 2. 性別
- 3. 賃金計算期間
- 4. 労働日数
- 5. 労働時間数
- 6. 時間外・休日・深夜労働時間数
- 7. 基本給や手当の種類およびその額
- 8. 控除内容とその額
こちらも厚生労働省主要様式ダウンロードコーナーから様式を確認できます。
出勤簿
出勤簿は、従業員の正確な労務管理を行うための書類で、労働基準法第109条の「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に当たり、すべての会社に作成・整備が義務付けられています。
労働基準法第109条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。 (労働基準法 | e-Gov法令検索)
企業は、雇用形態に関係なくすべての従業員に対し、出勤簿に勤務状況を記載しなくてはいけません。ただし、労働基準法第41条第2項に規定されている「管理監督者」に該当する管理職については、必ずしも出勤簿に記載する必要はないとされています。
出勤簿に必ず記載しなければならない内容は、以下のとおりです。
- 出勤日・労働日数
- 出勤（始業）・退勤（終業）の時刻
- 日別の労働時間数
- 時間外労働を行った日付・時刻・時間数
- 休日労働（休日出勤）を行った日付・時刻・時間数
- 深夜労働を行った日付・時刻・時間数
出勤簿の様式は、特に決まりはありません。
法定三帳簿の保管期間
法定三帳簿は労働基準法もしくは労働基準法施行規則で保管が定められています。労働基準法の第109条と労働基準法施行規則の第56条で、法定三帳簿はすべて起算日から5年間の保管が義務付けられています。
- 労働者名簿 労働者の退職、解雇、死亡から5年
- 賃金台帳 最後に書き入れた日から5年（賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合、その申告書等の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間の保管）
- 出勤簿 労働者が最後に出勤した日から5年
各帳簿とも保管期間は5年とされていますが、起算日が異なるため注意しましょう。なお、労働基準監督署や年金事務所などの調査で必要になるため、提出を求められた際にいつでも見せられるように管理しておく必要があります。
とはいえ、全従業員5年分の法定三帳簿を管理するためには、かなりのスペースが必要です。従業員数が多い会社だと社内での保管には限界がありますし、個人情報のため、厳重に管理しなくてはいけません。
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