永久保存すべき書類一覧をチェック！

永久保存すべき書類を一覧にして、解説を交えながら紹介していきます。「永久保存すべき書類ってどの書類？」とお悩みの方は必見です。

法律上永久保存しなければいけない書類はある？

会社で発生する書類のほとんどは法律によって書類の保存期間が定められており、定められている保存期間を守って保存しなければなりません。

しかし、法律上「永久保存」という保存期間が定められている書類はありません。「では永久保存すべき書類はないの？」と思う方もいるかもしれませんが、会社を存続していくために、実質的に永久保存すべき書類はいくつもあります。例えば、定款などはずっと保存しておかなければ困るものですよね。

この記事では、そういった「永久保存すべき書類」をまとめて一覧にし、解説していきます。

永久保存すべき書類一覧

一般的な企業で永久保存すべき書類の一覧は、次の通りとなります。

• 定款
• 株主名簿
• 永続する契約の契約書
• 登記に関する書類
• 権利・財産に関する書類
• 製品開発・設計に関する重要書類
• 官公庁への提出書類など
• 社規・社則
• 労働組合との協定書など

また、株主総会の議事録や稟議書などは、法律で定められた保存期間とは関係なく永久保存としている企業も多く見られます。業務形態により、永久保存しておきたい書類は異なるはずです。一度、社内の書類保存規定などを見返して、考えてみるとよいでしょう。

▼法律で保存期間が定められている書類についてはこちらをご覧ください

法定保存文書の保存期間一覧

法定保存文書の保存期間一覧 法定保存文書の保存期間一覧 ここでは法律で定められた書類（法定保存文書）の保存期間…

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永久保存すべき書類解説

前項で挙げた「永久保存すべき書類」について、簡単に解説していきます。

定款

定款とは、会社における憲法のような書類です。会社の名称・所在地などの会社概要や、会社の規則がまとめられています。

定款は法律によって保存期間が定められているわけではありませんが、会社にとってとても重要な書類です。そのため、会社が存続している限りはずっと保存しておく必要があります。

株主名簿

株主名簿は、株式会社を設立する際に作成する書類です。株主に関する情報がまとめられており、株式の状態に変更があった際には更新しなければいけません。

法律などによる保存期間の定めはありませんが、株主名簿の性質上、永久保存すべきと言えます。新株予約権原簿・端株原簿・社債原簿・株券喪失登録簿も株主名簿と同じく、永久保存しておきましょう。

永続する契約の契約書

契約書の保存期間は会社法により「契約終了後10年間」と定められています。契約が続いている限りは保存しておく必要があるため、永続的な契約の契約書は、永久保存する書類として大切に保存しておきましょう。

登記に関する書類

登記は会社のオフィスなどの土地や建物の所在地・面積などの権利関係が記載されている書類です。土地や建物の所有を証明できる書類は永年保存すべきと言えます。

権利・財産に関する書類

会社の権利や財産に関係する書類は、その権利や財産を保持しているという証明になるものです。権利や財産を保持している限りは、永久保存すべきです。

製品開発・設計に関する重要書類

開発中もしくは開発した製品の情報や、研究結果などが記載された書類は、流出してしまうと大きな損害を被る可能性があります。特殊な技術を使っているものは特に機密文書として厳重に保存しておく必要があります。過去の製品の情報も、今後の新たな製品に応用できるかもしれないため、永久保存としておくのがよいでしょう。

官公庁への提出書類など

事業を始めるにあたり官公庁へ提出した書類や、官公庁からの通達などの書類も、何かあった際の証明となるため、永久保存すべきと言えます。

社規・社則

社規や社則などは、会社のルールです。常に掲げておく必要のある書類のため、永久保存することとなるでしょう。社規や社則が変わったとしても、過去の歴史を見返しておけるように、古いものも更新履歴として永久保存しておくべきと言えます。

労働組合との協定書など

労働組合からなにかしらの申し出があった際に、協定書などを確認することになります。古い協定書なども、過去のやりとりを見返せるように保存しておきましょう。協定の見直しなどの際にも、参考になるはずです。

永久保存すべき書類の保存方法

永久保存が必要な書類は、すべて重要な書類です。セキュリティ対策として、金庫や鍵付きの書類棚などに厳重に保存しておくべきと言えるでしょう。できれば災害対策や湿度対策なども行っておきたいところです。

しかし、永久保存すべき書類は電子化などによる保存スペースの削減ができない書類ばかりです。社内に書類を保存しておくスペースの確保に困っている場合は、書類保管サービスなどの利用をオススメします。しっかりとしたセキュリティ対策や災害対策、湿度対策などを行っている書類保管サービスを選ぶことで、安心して書類を預けることができます。書類保管サービスに書類を預ける際は、あまり使用しない書類を預けるとよいでしょう。そうすることで集配送の料金のコストを抑えられます。

以下の料金シミュレーションから、社内の書類保存スペースの確保に必要な費用との比較ができますので、ぜひ一度お試しください！