【書類の捨て方で悩んでいる方】業務で発生した書類の処分方法は？処分方法をわかりやすく解説

各種書類の処分方法が分からずオフィスや倉庫を圧迫していませんか？

昨今では契約書やマニュアルなど様々な書類が電子化されていますが、業界や取引先の都合などで、請求書や契約書など、まだまだ書類での管理が多い事業者も多いのではないでしょうか。今回のコラムでは、業務などで発生した書類の捨て方の解説をします。

業務で発生する書類は、各種法律で保管期間が定められています

業務遂行に必要な請求書や領収書、雇用契約書などの書類は会社法などの各種法律で、それぞれ保管期間が定められています。また社内業務のために必要な書類などもあり、実際に捨てても構わない書類かどうかはそれぞれ慎重な確認が必要です。

法律で定められた書類の保管期間を知りたい方は、リンク先の保管期間を参考にご覧ください。

法定保存文書の保存期間一覧

法定保存文書の保存期間一覧 法定保存文書の保存期間一覧 ここでは法律で定められた書類（法定保存文書）の保存期間…

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業務で発生した書類の捨て方には、主に二つの方法があります

• 社内でシュレッダーをかけ「事業系一般廃棄物」として業者へ引き渡す
• 書類専門処理業者による処分

社内でシュレッダーをかけ「事業系一般廃棄物」として処理業者へ引き渡す

業務で発生する書類には、多くの機密情報や個人情報が記載されている場合がほとんどで、多くの書類は社内シュレッダーにかけてから、「事業系一般廃棄物」として捨てる必要があります。また、社内シュレッダーにかける前には、書類にホッチキスやクリップが含まれているかどうかを確認する必要があります。

書類専門処理業者による処分

書類専門処理業者とは、業務などで発生した書類を、オフィスなどから回収し、溶解処理やシュレッダー処理をする専門業者のことです。サービスの特徴は個人情報や機密情報の漏えいが起きないよう安全に処理できる点にあります。書類専門業者へ頼む場合は、所定の箱に書類を詰め、回収依頼をするだけで安全に書類を捨てることができます。溶解処理の場合は、書類にクリップやホッチキスが含まれていても、そのまま処分することができます。

それぞれのメリット・デメリット

捨てる書類の量や内容によって、社内で書類を処理をするか、書類専門業者に頼むかで悩む場合も多いと思います。この章では、それぞれのメリット・デメリットを説明します。

社内でシュレッダーをかけ「事業系一般廃棄物」として処理業者へ引き渡す

書類の社内処理が向いている事業者は、捨てる書類が定期的に発生せず、廃棄する書類の量が少ない場合です。事業規模が大企業のように大きくなく、そもそも書類をほとんど使用しない事業者の場合などが当てはまります。

メリット

• 作業する人件費以外に処理コストがかからない。

デメリット　

• シュレッダーにかける前に、書類についているクリップやホチキスの分別が必要。
• 断裁した書類は、ゴミ袋に移し替えるなどして、廃棄物の回収場所まで運搬する必要がある。
• 社内シュレッダーでは、細断に時間がかかり、最大枚数や連続稼働時間のほか、裁断された紙屑の容量にも気を使う必要があり、過給紙などによる故障リスクも多い。

書類専門処理業者による処分

書類専門業者への依頼が向いている事業者は、日々大量の書類が発生する行政機関や大企業などに加え、業界慣習などで各種書類が電子化できない事業者などが向いています。このような事業所の場合、定期的に大量の書類を捨てる必要があり、自社で処理する場合と比べ、専門業者へ依頼することで圧倒的に手間が減ります。

メリット

• 廃棄箱に詰めて回収依頼をするだけで書類を捨てられる
• 専門スタッフがオフィスに回収しにくるため、ごみ捨ての手間がない
• 溶解処理の場合は、書類についた クリップやホチキスはそのままでOK

デメリット

• 専門処理業者への依頼費用が掛かる。
• 機密文書や個人情報が含まれた書類を取り扱うので、セキュリティ体制がしっかりした業者を選任する必要がある。
• シュレッダー処理の場合は、書類についたクリップなどは外す必要がある。

専門業者の選び方

業務で発生する書類には、多くの機密情報や個人情報が含まれている場合がほとんどです。書類の処理業者を選ぶ際は、自治体などとの取引実績や、情報セキュリティ管理にまつわる国際認証（ISO27001）などを取得した、信頼のおける業者を選ぶことが大切です。

業務で発生した書類の処理なら、「書庫番人」にお任せ

「書庫番人」は書類専門の廃棄処理サービスです。環境に優しく、セキュリティ面でも安心。一般的な処理費用は一箱1,500円ほどですが、「書庫番人」では破格の1箱600円でご提供しています。また、機密文書保管サービスをメインに扱っているため、機密文書の取り扱いには細心の注意を払っており、社員教育やISMS/ISO27001・プライバシーマークの取得もばっちりです。

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