個人情報流出の対策は万全ですか？見落としがちな書類のセキュリティ

個人情報流出対策は、紙かデジタルかを問わず、日常業務の中でどこにリスクが潜んでいるのかを見極め、現実的な対策を講じることが重要です。本記事では、情報管理の見直しに役立つポイントと、安全性を高める手段について解説します。

なぜ今、個人情報流出の対策が求められているのか

近年、情報漏洩の事件が相次ぎ、企業の信用が損なわれるリスクが一段と高まっています。さらに、法改正や社会全体の関心の高まりを受けて、企業の情報管理に対する姿勢も厳しく見られるようになってきました。こうした背景から、内部統制やコンプライアンスの観点でも、経営層による明確な方針の打ち出しと実行が求められています。

最近では、大企業だけでなく、その子会社や関連企業といったサプライチェーン全体を狙った攻撃も増えており、中小企業であっても対策は必須となります。

▼個人情報とはなにかについては、こちらの記事でもわかりやすく解説しています。

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個人情報流出対策にかかる費用対効果のバランスを考える

個人情報流出対策にかかる費用は、つい「余計な出費」と感じてしまいがちです。しかし、ひとたび流出が起これば、信頼の低下、損害賠償、業務の停止など、被る損失は計り知れません。こうした対策は必要なコストとして考える必要があります。まずはリスクの大きいものから対策していくとよいでしょう。

考えられる個人情報の流出経路と具体的な対策例

個人情報の流出を防ぐには、まずどんな経路で流出する可能性があるかを把握し、その上で具体的な対策を検討することが大切です。ここでは、流出経路を大まかに分類してご紹介し、それぞれの対策についても解説します。

1.人的ミス（誤送信・紛失・誤廃棄）

リスク内容
メールやFAXの誤送信、書類の置き忘れ・紛失、重要書類の誤廃棄

対策
ファイル送信時のダブルチェック運用（上司による確認やツールの導入）、個人情報を含む書類の持ち出し禁止と管理表の運用、重要書類と一般書類の明確な廃棄ルールの設定、機密文書廃棄サービスの利用

2.内部不正（情報の持ち出し・不正利用）

リスク内容
従業員や退職者による不正コピー・流出、業務上知り得た情報の漏洩

対策
アクセス権限の最小化、退職時のアカウント無効化と端末の返却徹底、内部通報制度の整備と処分方針の明確化

3.外部からの攻撃（サイバー攻撃・マルウェア）

リスク内容
フィッシングやマルウェアによる不正アクセス、社内ネットワークを通じた個人情報の窃取

対策
EDR（Endpoint Detection and Response）の導入、ファイアウォールや侵入検知システムの導入と体制整備、不審メールやURLを開かないための啓発教育

4.保管環境の不備（紙書類の物理的リスク）

リスク内容
書類の放置や盗難、自然災害による損失、保管期限切れ情報の放置

対策
鍵付きキャビネットやセキュリティルームでの保管、書類保管サービスの活用、入退室管理や保管台帳の運用、定期的な棚卸しと保存年限に基づく廃棄処理

5.社内ルール・教育不足

リスク内容
ルールが整備されていても、現場で遵守されていない、新入社員や派遣社員による無意識な違反

対策
情報セキュリティポリシーの策定と周知徹底、年1回以上のセキュリティ研修の実施、現場で実行しやすい仕組みの導入

個人情報が流出したあとの対策も重要

個人情報が流出した際には、迅速かつ適切な対応が必要になります。初動が遅れると被害範囲が拡大し、取引先や顧客からの信頼を大きく損なう恐れがあります。

社内で対応フローと責任体制をあらかじめ整備し、「誰が、何を、どの順番で行うか」を文書化しておくことが大切です。

主な初動対応としては、以下の点が挙げられます。

• 流出経路の特定と拡大防止措置
• 顧客・取引先・社内関係者への説明と謝罪
• 関係機関（個人情報保護委員会など）への報告
• 必要に応じた被害者への補償
• 原因の再発防止策とその社内共有

事後対応の誠実さとスピードは、企業としての信頼性に直結します。事故は避けられない場合もありますが、その後の対応こそが評価を左右します。

個人情報流出対策をはじめるには？

まずは現状を把握して、リスク評価から始めるのがよいでしょう。優先順位をつけて段階的に対策を進めることが成功の鍵です。経営層の承認を受け、ある程度独自に動ける権限を持つ対策チームを設立し、社内の協力体制を整えるとスムーズに進みます。

なお、「個人情報」の流出対策を考える際は、個人情報保護委員会のサイトに詳しいガイドラインがあります。対策チームは必ず目を通しておくべきでしょう。法令を遵守できるようになるだけでなく、個人情報の取り扱いの基礎を学べます。

個人情報保護法等 ｜個人情報保護委員会

個人情報保護委員会のホームページです。法令ガイドライン、漏洩等の対応、改正個人情報保護法等の個人情報保護法に関するページへのリンクを掲載しています。

www.ppc.go.jp

また、専門のコンサルティング会社の支援を受けることで、プロの視点から最適な対策を提案してもらえます。自社だけで進めるより、短期間で効果的に進められることも多いです。自社だけでは難しかったり、導入のための時間や人員が足りない場合には活用するとよいでしょう。

まとめ

• 個人情報流出対策は今や必須
• リスクを洗い出し、具体的な対策を講じる
• 万が一流出が起きた際の事後対応も準備しておく
• 難しい場合はコンサル会社の活用も検討

紙の書類のセキュリティは書類保管サービスがオススメ

個人情報流出対策は、さまざまな角度からの対策を取ることが大切ですが、紙媒体の書類のセキュリティ対策としては、書類保管サービスの利用がおすすめです。保管・管理・廃棄を専門の業者に任せることで、セキュリティを強化しつつ業務の効率化も図れます。

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