図面保管方法で業務効率が変わる！保管方法・保管期間・データ化のメリット解説

図面の保管方法と管理の課題、そして図面をデータ化するメリットを徹底解説。紙面保管や自社での管理、専用システムの利用方法から、紛失リスクや情報共有の難しさ、セキュリティ強化まで。図面保管の効率化とコスト削減を目指す方に必見の内容です。

建設業界や製造業界に携わる方々にとって、図面の保管は日常業務の中で避けて通れない重要な業務です。しかし、図面の保管方法や法的な保管期間について、明確に把握している方は少ないかもしれません。この記事では、図面の保管における課題やリスクを整理し、解決するための方法を詳しく解説します。さらに、紙の図面をデジタルデータとして保管するメリットや、専用の図面管理システムの活用方法についても触れ、業務効率を大幅に向上させるためのヒントを提供します。効率的で安全な保管方法を見つけて、図面保管に関する不安を解消しましょう。

図面保管とは

図面保管とは、建築業や製造業において使用されるさまざまな図面を適切に保管し、管理することを指します。保管方法には、紙で作成された図面のファイリングやデジタル形式のCADデータの整理などが含まれます。

中でも、建築業では、配置図や各階平面図などの重要な図面は法的な保管期間が義務付けられています。他にも、紛失や改ざんを防ぐために厳格な方法が求められます。

製造業では、一つの製品に対して「見積用の図面」や「変更を加えた図面」など、複数のバージョンが存在することが多く、それらを素早く正確に見つけ出す工夫が重要となってきます。また、製造業においても製造物責任法（PL法）により、一定期間の図面保管が推奨されており、これも適切な管理を必要とする理由の一つです。

企業にとって、図面管理は欠かせない業務である一方、その管理には手間やコストがかかるため、多くの企業にとって負担となっています。適切な管理体制を構築するために、自社内で明確なルールを設定し、効率的な保管方法を導入していきましょう。

建築業の場合の保管期間

建築業における図面や関連書類には、建築士法施行規則第21条にて保管が義務づけられています。保管期間は各事業年度の終了日から15年間です。この期間内に、万が一のトラブルや検査が発生した場合に備えて、図面や帳簿を確実に保管しておく必要があります。紙のファイルだけでなく、デジタル形式の記録媒体も含まれています。

参考：建築士法施行規則第21条

製造業の場合の保管期間

製造業における図面は、製造物責任法（PL法）に基づいて製品の引き渡しから10年間保管するとよいでしょう。製造物責任法（PL法）とは、製品の欠陥によって人の生命や身体、財産に被害が生じた場合に、被害者が製造会社に対して損害賠償を求めることができるとする法律です。PL法によると、製造会社に図面の保管義務はありません。しかし、損害賠償請求に対応するために、10年間保管することが望ましいです。

参考：製造物責任法第5条1項2号

図面の保管方法

図面の保管方法には、主に3つの選択肢があります。従来の紙面の図面保管方法、電子での図面保管方法、そして専用の図面管理システムを利用する方法です。それぞれの方法には異なるメリットとデメリットがあるため、企業のニーズや業務環境に応じて適切な方法を選択していきましょう。

紙面の図面保管方法

紙面の図面保管方法は、長年にわたり建築業界や製造業界で広く利用されてきた伝統的な手法です。具体的には、図面をファイルに綴じ、書庫や専用の保管場所で整理して保管します。

この方法は、パソコン操作に慣れていない人々にとって扱いやすいというメリットがあります。さらに、紙の図面であれば、手書きで修正を加えられるため、現場での即時対応が求められる場合などでも便利です。また、初期費用がほとんどかからないため、導入コストが低く抑えられる点も魅力です。

しかし、紙面の図面保管にはいくつかのデメリットもあります。まず、図面の数が増えるにつれて、物理的な保管スペースが次第に不足していきます。そのため、追加のファイルキャビネットや書庫が必要となり、これが新たなコストとスペースの問題を引き起こすかもしれません。また、紙の図面は整理や検索が手作業となるため、目的の図面を探すのに時間がかかる場合があります。これにより、情報の共有や確認作業が煩雑になり、業務効率の低下を招くかもしれません。さらに、紙の図面は物理的なものゆえに、紛失、破損、盗難といったリスクが常に付きまといます。

電子での図面保管方法

電子での図面保管方法は、紙面保管が難しくなった場合の管理手法として扱うとよいでしょう。

企業によっては、自社で管理システムを開発し、図面をデジタル形式で保管・管理しています。この方法では、既存のシステムにはない独自の機能を実装できる点が大きなメリットとなります。しかし、独自システムの開発には高いコストとITノウハウが必要となるため、特に中小企業にとっては導入が難しい場合もあります。コスト面での負担を考えると、大企業以外ではあまり一般的ではないと言えるでしょう。

システム開発が難しい場合には、まず手動での管理方法を検討してみましょう。紙を電子化する場合には、図面をスキャンしてTIFF、JPEG、PDF形式などで電子化します。そして保存フォルダを整理してExcelなどの表管理ソフトで台帳をつくり管理しましょう。図面を最初から電子データとして作成している場合も保管方法は同様です。

専用の図面管理システムを利用する方法

専用の図面管理システムを利用する方法では、全ての図面を一元管理することができます。専用システムの大きなメリットは、図面の更新履歴を自動的に記録する機能が備わっている点です。これにより、常に最新の図面を簡単に確認でき、誤ったバージョンの使用によるミスを防げるかもしれません。さらに、専用システムの利用によって、図面の検索性や版管理が大幅に向上するでしょう。必要な図面を迅速に検索できるだけでなく、ワークフロー管理やユーザー管理などの機能も充実しており、業務全体の効率化やセキュリティの強化にもつながります。特に、専門的な知識がなくても利用できるシステムが多く提供されている点もメリットの一つです。

図面保管の課題

図面保管には、多くの課題が存在します。課題を認識し、適切な対策を講じることが、図面管理の改善には不可欠です。

図面の紛失や破損のリスク

図面を紙で管理する場合、物理的な劣化や保管場所の制約からさまざまなリスクが生じます。紙は湿気や温度の変化に弱く、時間が経つにつれて劣化が進み、長期保管が難しくなることが多いです。また、保管場所が整理されていないと、必要な図面が紛失する危険性が高まります。中でも、プロジェクトが複数進行している場合や大量の図面を管理している場合、このリスクはさらに大きくなるでしょう。

一方、デジタルデータとして図面を管理する場合でも、リスクは依然として存在します。バックアップが十分に行われていない場合、システム障害や操作ミスによって重要なデータが失われる可能性があります。また、データが不適切に管理されていると、紛失や誤って削除されるリスクも高まります。これらのリスクを回避するためには、紙とデジタルの双方で、適切な管理と保護が不可欠です。

最新図面の確認が困難

図面の更新が頻繁に行われる業務では、常に最新の図面を正確に把握することが不可欠です。しかし、紙ベースでの管理や分散されたデータベースでは、どの図面が最新であるかを特定するのが難しい場合が多くあります。このため、古い図面を誤って使用してしまい、結果として誤った製品が生産されるリスクが生じます。このようなリスクを防ぐために、図面をまとめたファイルなどに作成日付や図面の名称を記載したり、保管場所がバラバラにならないように気を付けたりしましょう。常に最新の情報にアクセスできる体制を整えることが重要です。

情報共有の難しさ

図面が個人のパソコンや特定の場所に保管されている場合、他部署や他のチームメンバーとの情報共有が困難になるケースが多々あります。例えば、図面管理者が不在の際に、他の従業員が必要な図面を探し出すのに時間がかかることが頻繁に発生します。特に設計図書に関しては、法律で定められた通り、迅速に探し出せるようにするため、徹底したフォルダ整理や検索機能の整備が必要とされています。さらに、複数の取引先や部門と同時にプロジェクトを進める際、どの図面がどの取引先や部門に対応しているのかが不明確になることも少なくありません。このような状況では、情報の共有が滞り、プロジェクト全体の進行が遅れるリスクが生じます。情報共有を円滑に行うためには、図面を一元管理し、誰でも迅速かつ正確にアクセスできる体制を整えることが求められます。

セキュリティの脆弱性

図面が適切に保護されていない場合、紛失や外部への漏洩といったセキュリティリスクが発生します。紙の図面には、盗難や無断での持ち出しのリスクが常につきまといます。また、デジタルデータで管理している場合でも、セキュリティ対策が不十分であれば、ハッキングや情報漏洩の危険にさらされる可能性があります。特に、図面には企業の機密情報が含まれていることが多く、その漏洩が企業にとって重大な損失につながるかもしれません。

これらのリスクを軽減するためには、管理体制を整え、図面へのアクセスを適切に制限することが不可欠です。紙の図面に対しては、物理的な保護手段を強化し、デジタルデータについては暗号化やファイアウォールの導入、アクセス権の厳格な管理など、セキュリティ対策を徹底しましょう。

図面をデータ化して保管するメリット

図面のデータ化は、現代のビジネス環境で効率性と競争力を高めるための重要な手段です。紙の図面をデジタルデータに変換することで、多くの業務課題を解決し、コスト削減やセキュリティの強化が図れます。

図面管理の業務効率化を図れる

図面をデジタル化すると、業務効率が大幅に向上します。紙の図面を探す手間がなくなり、キーワード検索やカテゴリ分けで必要な図面を瞬時に見つけ出せます。また、複数の担当者が同時に図面を確認できるため、作業のスピードも向上します。さらに、オンラインで図面を共有でき、遠隔地のチームともスムーズに情報交換が可能です。

コストを削減できる

デジタル化により、保管スペースの賃料、輸送費用などのコストを削減できます。特に保管スペースの縮小は、オフィスコストの低減に寄与します。また、業務効率が向上することで、人件費の削減や生産性の向上も期待できます。

図面の劣化を防げる

紙の図面は劣化が避けられませんが、デジタルデータであれば長期間にわたり高品質を保てます。また、古い図面でも画像補正技術を利用して鮮明に復元し、適切に保管できます。

セキュリティを強化できる

デジタル化された図面は、アクセス権限や操作ログの管理でセキュリティを強化できます。これにより、情報漏洩のリスクを低減し、企業の機密情報を安全に保護できます。さらに、バックアップ体制を整えることで、万一の際にも迅速なデータ復元が可能です。

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