書類保管倉庫に書類を預けてみたいと思っても、なにをしてもらえるのか、どこのサービスがいいのかお悩みの方も多いのではないでしょうか? そこで、書類保管倉庫のサービス内容や、自社に合ったサービスを選ぶときのポイントを解説します。
書類保管倉庫とは?
一般的に「書類保管倉庫」と呼ぶときは書類保管専門の倉庫会社(またはそのサービス)を指します。書類保管倉庫は、オフィス内の書類の保管・管理をアウトソーシングする形で利用されます。「書類保管サービス」というサービス名で提供されているケースが多く見られます。
書類保管サービスでは、主に書類保管・集配送・廃棄と、その管理・手続きのためのWeb管理サービスを行っています。
料金形態は倉庫会社によりさまざまですが、書類以外の倉庫と同じように、書類箱1箱ごとに月々の料金がかかる形態が一般的です。書類保管倉庫は機密文書の保管を想定された設計になっており、基本的には厳しくセキュリティ管理されています。

サービス | 内容 |
---|---|
書類保管 | 書類の入ったダンボール箱を保管します。書類に適した湿度管理とセキュリティ管理がされています。 |
集配送 | 倉庫への書類の収集と、倉庫からの書類の配送を行います。書類保管とは基本的に別料金です。郵送などで対応しているケースもあります。 |
廃棄 | 不要になった書類を廃棄処理します。書類保管倉庫に預けた書類を廃棄する場合だけでなく、オフィス内の書類を廃棄する場合にも対応していることがあります。シュレッダー廃棄と溶解処理廃棄があります。書類保管とは別料金です。 |
Web管理 | ほとんどの書類保管倉庫では、預けた書類をWeb上で管理し、保管・集配送・廃棄の依頼をすることができます。 |
書類保管倉庫の選び方
どの書類保管倉庫を選べばよいのかわからない方も多いのではないでしょうか? 料金はもちろん、細かなサービス内容もそれぞれ異なります。単純に安価なところを探すのではなく、自社に合う書類保管倉庫を選ぶことで書類保管をより簡単なものにできるでしょう。
そこで、書類保管倉庫の選び方のポイントを解説します。
セキュリティ対策
一番大切なチェックポイントは、しっかりとしたセキュリティ対策が取られているかどうかです。機密文書が漏えいすると、社会的な信用を失ったり、賠償責任を問われたりと大きな損害をもたらします。
例えば書類保管倉庫の「書庫番人」では、監視カメラ、入退室管理システム、侵入検知センサーをはじめとするさまざまなセキュリティ設備で24時間体制で書類保管倉庫を管理しています。集配車にもセキュリティ対策を施しており、機密情報が漏れない仕組みになっています。
また、書類保管倉庫や集配車のセキュリティ対策に加え、情報管理体制が取れている証であるプライバシーマークやISMSの認証取得などをしているかも重要なチェックポイントになります。
災害対策
セキュリティ対策がしっかりしていても、災害時に書類が失われては意味がありません。災害対策が取られているかもチェックしておきたいところです。
書類保管倉庫の耐震性や立地、また書類棚の耐震設備などを確認しておくとよいでしょう。
集配送の早さ
集配送の依頼をしてから、どのくらいの早さで来てくれるのかをチェックしておくとよいでしょう。集配送に数日かかる書類保管倉庫もあります。
対応エリア・倉庫の場所
全国に支社がある企業であれば、全国対応の書類保管サービスを選ぶことで、他の支社への書類の配送などもできることがあります。
また、集配送は最短でも翌日配送という書類保管倉庫がほとんどです。もしごく近場に書類保管倉庫があるのであれば、緊急時に集配送を待たずに書類を取りに行くことができる場合もあります。(※書類保管倉庫により受け付けていないこともあります)
湿度管理
書類保管には書類に適した湿度管理が必要です。書類専門の倉庫では、基本的に湿度管理がされているはずですが、念のため確認しておくとよいでしょう。なお、書類を一般倉庫やトランクルームに預けている企業もまれにありますが、湿度管理はされていませんので、書類が劣化してしまう可能性があります。
サポート体制
書類保管倉庫をはじめて利用するのであれば、気軽に質問できるサポート体制があると嬉しいのではないでしょうか。特殊な書類が多い場合や、預ける書類の相談に乗って欲しい場合や、書類保管がはじめての場合は、サポートの充実した書類保管倉庫をオススメします。大手の書類保管倉庫だと、マニュアル対応しかしてもらえないこともよくあります。
預けられる書類の種類
書類保管倉庫は、書類であればなんでも預かっているわけではありません。大きな図面やカルテ、レントゲンフィルムなど特殊な書類は断られてしまうこともあります。書類保管倉庫では書類が書類箱ごと保管されるため、その書類箱に入りきらないサイズの書類は受け付けていない場合があるのです。また、書類保管と廃棄が連動したサービスの場合、一般的な廃棄方法では廃棄できないレントゲンフィルムやカーボン紙なども受け付けていない場合があります。
ホームページの実績や利用シーンなどをチェックするか、直接問い合わせをして、預けたい書類が預けられるか確認しておくとよいでしょう。
オプション
書類保管倉庫には便利なオプションがある場合もあります。業務内容などによっては、オプションを利用することで大きなメリットを受けられる場合があります。
オプションの例として、「書庫番人」のオプションには、
- 書類の分類作業
- CD-Rなどの電子媒体の保管
- 電子化(PDF)
- 特急の当日配送
などがあります。
自社倉庫かどうか
書類保管サービスは、運営会社と書類保管倉庫の会社が別会社なことがあります。複数の企業で運営されているよりも、自社倉庫で書類を保管しているほうがセキュリティが強固になりやすく、万が一のときの保証も責任を持って負う傾向にあるといえるでしょう。
最小ロット数
書類保管倉庫は、最小の預かり数が書類箱10箱からというようなところも多く見られます。小さな企業の場合や、試しに少しだけ預けてみようという場合には注意が必要です。
書類保管倉庫の料金のコスト削減方法
書類保管倉庫に書類を預けることで、オフィスの省スペースや機密文書のセキュリティの向上が見込めると思っても、利用料金がネックだと考えている方も多いでしょう。そこで、書類保管倉庫にかかるコストを減らせるような利用のコツを解説します。
三期制の書類保管倉庫を選ぶ
書類保管倉庫も一般的な倉庫と同じく、一期制・三期制などの料金体系が取られている場合がほとんどです。
一期制は、1ヵ月○○円という料金計算です。
三期制は、1ヵ月を三分割して料金計算します。
三期制の場合、例えば月の下旬(1ヵ月を三分割した際の最後の期間)に書類を預ければ、その月の保管料は1/3で済みます。三期制の倉庫なら、書類の出し入れが頻繁な場合に料金を大きく削減できます。書類の出し入れが頻繁ではない場合でも、書類の預け入れ日を調整することで、料金を削減できます。
普段使わない書類を優先的に預ける
前述の通り、集配送が少ないほうが料金がかかりません。使用頻度が少なく、保管期間が過ぎるまで預けっぱなしでよいような書類から優先的に預けるのが、書類保管倉庫の利用のコツです。
書類保管倉庫なら「書庫番人」
書類保管倉庫の書庫番人は、はじめての方向けの書類保管サービスです。お客様ごとにコンシェルジュがつきます。書庫番人は手厚いサポートが特徴的なサービスです。「何から預けると管理が楽?」「こんなものも預けられるの?」など、なんでもお尋ねいただけます。
検討段階でも構いませんので、お気軽にお問い合わせフォームからご連絡ください。預けたい書類の種類や量を教えていただけると、よりスムーズなご案内ができます。