書庫番人コラム編集犬 
この記事ではシュレッダー以外の書類廃棄方法を紹介していきます。「シュレッダーが壊れた！」「シュレッダーってセキュリティ的に安全なの？」とお困りの際に役立つ記事です。
書類を廃棄する際に考えるべきこと
シュレッダー以外の方法を検討する前に、一度機密文書などの書類を廃棄する際に考慮すべきことについて考えてみましょう。書類の廃棄方法を検討する際には、以下の4つの点に注目する必要があります。
- セキュリティ
- 手間のかからなさ
- お金のかからなさ
- 環境への優しさ
まず最も重要視すべきはセキュリティです。機密情報が漏れてしまっては、社会的な責任を問われてしまうかもしれません。
次に考えるべきは手間とお金のバランスです。お金がかからない方法でも、手間がかかってしまってはその分の人件費がかかっていることになります。
最後に環境についても考えておきましょう。環境に優しい方法を取ることは企業の義務です。また、それだけではなく社員に「社会貢献のできる会社に勤めている」というポジティブな感情を持たせることで、働くモチベーションの向上へと繋げられるかもしれません。
シュレッダーでの書類廃棄
シュレッダー以外の書類廃棄方法に触れる前に、シュレッダーでの書類廃棄のメリット・デメリットについても触れておきましょう。
シュレッダーにかける
| セキュリティ | ☆☆☆☆ |
| 手間のかからなさ | ☆☆☆ |
| お金のかからなさ | ☆☆☆ |
| 環境への優しさ | ☆ |
機密レベルの低い書類であればシュレッダーでの処理でもよいかもしれません。シュレッダーなら裁断されるので安全と考えてしまいがちですが、シュレッダーごみからの書類の復元も不可能とは言い切れません。特に、裁断の幅が広いものについては復元しやすいだけでなく、シュレッダーごみのままでも文字が判別できることもあります。そのため機密レベルの高い書類をシュレッダーで廃棄するのであれば、シュレッダーごみも人の目に触れないように捨てるなど＋αの工夫が必要でしょう。
シュレッダーのメリットは、一度買ってしまえば壊れるまではお金がかからないことです。しかし、高性能なシュレッダーほど価格も上がります。最低限「電動」「複数枚同時処理可能」「裁断の幅が細かい」などの機能は欲しいところです。
シュレッダーのデメリットはとにかく手間がかかることです。こまめに書類を処理しているのであればよいですが、機密文書を処理する際には一度にある程度の枚数の書類を処分することが多いのではないでしょうか。そういった場合にはシュレッダーにつきっきりになってしまうため、時間と手間がかかります。また、シュレッダーで複数枚の書類を同時に処理しようとすると、詰まって動かなくなってしまうことも。「シュレッダーの詰まりを直すためにさらに時間が取られてしまった……」という経験がある方も多いのではないでしょうか。
なお、シュレッダーでの書類廃棄は環境にはあまり優しくありません。シュレッダーで紙の繊維が裁断されてしまうため、リサイクルが難しく、焼却する必要があります。
シュレッダー以外の書類廃棄方法一覧
それでは、シュレッダー以外の書類廃棄方法にも触れていきましょう。
機密文書廃棄サービスを利用する
| セキュリティ | ☆☆☆☆☆ |
| 手間のかからなさ | ☆☆☆☆☆ |
| お金のかからなさ | ☆☆☆ |
| 環境への優しさ | ☆☆☆☆☆※溶解処理の場合 |
機密文書廃棄サービスとは、廃棄したい機密文書をダンボールに詰めることで、集荷され、工場での廃棄処理が行われるサービスのことです。（なお、大きなシュレッダーを搭載したトラックによる出張シュレッダーサービスというものもあります）
書類の多い大企業では、ほぼ機密文書廃棄サービスを利用していると言ってもよいでしょう。最小ロットが1箱からの機密文書廃棄サービスを選べば、中小企業でもお手軽に利用できます。
機密文書廃棄サービスには「溶解処理」のものと「シュレッダー処理」のものがありますが、溶解処理の機密文書廃棄サービスのほうが安価な傾向にあり、オススメです。溶解処理をした書類はリサイクルされ、トイレットペーパーやダンボールなどになるため、環境にも配慮できます。
また、機密文書廃棄サービスには「機密文書回収ボックス」というものもあります。機密文書回収ボックスとは、オフィス内に鍵付きのボックスを置いておき、そこに廃棄したい機密文書を入れると定期回収・廃棄処理されるサービスのことです。社内でのセキュリティも担保できるため、最もセキュリティレベルが高いと言えるでしょう。
料金は相場の3分の1！書庫番人の機密文書廃棄・溶解処理サービス
そのまま捨てる
| セキュリティ | ☆ |
| 手間のかからなさ | ☆☆☆☆☆ |
| お金のかからなさ | ☆☆☆☆☆ |
| 環境への優しさ | ☆☆☆ |
個人情報や機密事項、仕事内容などが一切記載されていない紙であれば、そのまま古紙回収に出しても問題ありません。もちろん、機密文書をそのまま捨てる行為は絶対に避けるべきです。
シュレッダーはさみで切る
| セキュリティ | ☆☆☆☆ |
| 手間のかからなさ | ☆ |
| お金のかからなさ | ☆☆☆☆ |
| 環境への優しさ | ☆ |
シュレッダーはさみとは、シュレッダーのように書類を切ることのできるはさみです。
シュレッダーはさみには1000円以下のものもあるため、非常に安価に書類を処分することができます。しかし、A4一枚をカットするのに数分かかるなど、とても手間がかかってしまう方法でもあります。何枚も書類を切っているうちに指が痛くなることもあり、企業での書類廃棄方法としてはあまり現実的な方法ではありません。
個人情報保護スタンプを使う
| セキュリティ | ☆☆ |
| 手間のかからなさ | ☆☆ |
| お金のかからなさ | ☆☆☆☆ |
| 環境への優しさ | ☆☆☆ |
「個人情報保護スタンプ」などの名称で販売されているスタンプを使用する方法です。個人情報保護スタンプは文字のような模様になっており、文字の上に捺すことで、「なにか文字が書いてあるのはわかるけど、内容はよくわからない」という状態になります。
企業で発生する機密文書のほとんどは、文書自体が機密事項となります。機密文書一枚一枚の全面にペタペタとスタンプを捺していくのは手間がかかってしまうため、あまりオススメできる方法ではありません。
また、
- 手書きの書類などでは紙自体の凹凸により文字が判別できてしまう
- 大きな文字は判別しやすい
- 色の付いた文字は目立つ
- スタンプによっては裏から透かすと読めてしまう
などセキュリティ面で不十分なため、機密レベルの高い企業の機密文書には向いていないと言えるでしょう。
水で紙を濡らす
| セキュリティ | ☆☆ |
| 手間のかからなさ | ☆ |
| お金のかからなさ | ☆☆☆☆☆ |
| 環境への優しさ | ☆ |
書類を水で濡らして固めてから捨てるという書類廃棄方法も耳にします。家庭では、「書類をストッキングに入れて洗濯機にかけて攪拌する」という方法も取られているようです。
しかし、「意外とインクが消えない」というセキュリティ面の問題だけでなく、手間もかかりすぎるため、企業で行う書類廃棄方法としてはあまりオススメできる方法ではないと言えるでしょう。
また、古紙回収にも出せなくなってしまうため、環境にも配慮できない方法となります。
焼却する
| セキュリティ | ☆ |
| 手間のかからなさ | ☆ |
| お金のかからなさ | ☆☆☆☆☆ |
| 環境への優しさ | ☆ |
たき火などで燃やしてしまおう！という声も稀に耳にしますが、廃棄物の焼却は廃棄物処理法や条例に抵触します。燃やし尽くさなければ機密が丸見えの状態でもあり、あらゆる面で機密文書の廃棄方法としては不適当です。火事の原因にもなりますから、絶対に取ってはいけない方法です。
ベストな書類廃棄方法とは
シュレッダー以外のさまざまな方法を紹介してきましたが、総合的に考えて最も書類廃棄方法として優れているのは「機密文書廃棄サービス」です。基本的に企業で発生する書類は機密文書廃棄サービスを利用して廃棄することをオススメしますが、業務内容や、書類の種類などによって使い分けるのもよいでしょう。
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