書庫番人コラム編集犬 
この記事では重要書類の取り扱い方法や、オススメの廃棄方法についてご紹介します。重要書類の廃棄方法にお悩みなら、ぜひ参考にしてください。
重要書類の取り扱い方法
重要書類の取り扱いを間違えると、重要な情報が漏洩し、会社に不利益をもたらしてしまう可能性があります。特に書類廃棄のタイミングは情報が漏洩しやすいと言えるため、できるだけリスクの少ない廃棄方法を選ぶ必要があります。
重要書類には、「会社にとって重要な書類」のほかに、「法律上適切に廃棄しなければならない書類」があります。「法律上適切に廃棄しなければいけない書類」は、法律で保存が義務づけられている書類のことです。法律で保存が義務づけられている書類には保存期間が定められており、保存期間内は廃棄することができません。廃棄したいと思っている重要書類の保存期間が満了しているかどうか、一度確認してみましょう。
shoko-bannin.comなお、マイナンバーなどの個人情報が記載された書類については、保存期間の満了後、速やかに廃棄することが望ましいとされています。業務上必要のない個人情報を保持しておくことは、漏洩のリスク増加に繋がります。できれば早めに廃棄しておきましょう。
紙の重要書類の廃棄方法3通り
重要書類の廃棄方法は、前述の取り扱い方法を頭に入れた上で考えてみましょう。重要書類の廃棄方法には「自社内でシュレッダー処理して廃棄」するほかに、機密文書廃棄サービスに委託するという方法があります。機密文書廃棄サービスには大きく分けて、「シュレッダー処理の機密文書廃棄サービス」と「溶解処理の機密文書廃棄サービス」の2つがあります。
ここでは、「自社内でシュレッダー処理して廃棄」「シュレッダー処理の機密文書廃棄サービスの利用」「溶解処理の機密文書廃棄サービスの利用」の3通りの方法について解説します。
自社内でシュレッダー処理して廃棄
重要書類などを廃棄する際、自社内でシュレッダー処理をしている会社も多いのではないでしょうか？ 廃棄したい重要書類がごく少量であれば、社内で完結できるシュレッダー処理もよいでしょう。しかし、もし廃棄したい重要書類の量が多いのであれば、自社内での処理はオススメしません。シュレッダー作業にかける時間分の人件費や、シュレッダーのゴミの廃棄料金などを考えると、機密文書廃棄サービスを利用したほうがコストがかからないためです。また、シュレッダーのゴミから重要書類の復元が不可能ではない点には注意が必要です。
シュレッダー処理の機密文書廃棄サービスの利用
シュレッダー処理の機密文書廃棄サービスは、大きなシュレッダーのある工場にて機密文書などをシュレッダー処理できるサービスのことです。「機密文書」の廃棄サービスのため、基本的にセキュリティ対策されていますが、工場の作業員がシュレッダーに書類を入れる際に重要書類を目にすることができてしまう可能性はあります。
また、シュレッダー処理の機密文書廃棄サービスには、利用者の会社まで大きなシュレッダーの機械を運び、その場で裁断されるサービスもあります。こちらは料金が割高にはなりますが、目の前で裁断・処理されるため、多少の安心感があります。
溶解処理の機密文書廃棄サービス
溶解処理の機密文書廃棄サービスは、書類を回収し工場に運んだ後、専用の薬液でドロドロに溶かして処理するサービスです。ダンボール箱ごと書類を溶かすため、人の目に触れる心配はないほか、ゴミから復元することも不可能です。ドロドロに溶かされた書類はリサイクル紙として再生されるため、環境にも優しい処理方法となります。
また、書類に付いているホチキスの芯などは、薬液で溶かす段階で自動的に分離される仕組みになっています。シュレッダー処理する際には一つ一つホチキスの芯を外す作業が必要ですが、溶解処理の機密文書廃棄サービスを利用する際にはホチキスの芯を外す必要はありません。
溶解処理の機密文書廃棄サービスは、シュレッダー処理の機密文書廃棄サービスよりも、料金が安価な傾向にあります。特別な理由がない限りは溶解処理の機密文書廃棄サービスをオススメします。
紙の重要書類の廃棄方法オススメ
それでは、紙の重要書類の廃棄方法はどれを選べばよいのでしょうか？ オススメは以下の通りとなります。
廃棄する重要書類がごく少量→社内でシュレッダー処理をして廃棄
その他→溶解処理の機密文書廃棄サービスを利用して廃棄
機密文書廃棄サービスには、ダンボール箱1箱から受け付けているものもあります。廃棄したい重要書類が1箱でもあるのであれば、機密文書廃棄サービスの利用をオススメします。
前述の通り、シュレッダー処理の機密文書廃棄サービスよりも、溶解処理の機密文書廃棄サービスをオススメしています。溶解処理の機密文書廃棄サービスのほうが料金が安価な傾向にあり、セキュリティ面でもリスクが少ないためです。しかし、溶解処理の機密文書廃棄サービスなら安全！と無条件に信用するのではなく、どのようなセキュリティ対策を行っているか、過去に漏洩事故などを起こしていないか、などをチェックしておくことをオススメします。
セキュリティ対策から機密文書廃棄サービスを選ぶ基準としては、「機密文書廃棄の長年の実績がある」「プライバシーマークなどの取得」「社内教育や社内・社外監査の有無」などがあります。また、料金が安すぎる場合にも注意しましょう。大手の機密文書廃棄サービスの相場はダンボール箱1箱1500円程度と言われています。
基本的に機密文書廃棄サービスは書類の回収も含まれるサービスですが、自分で廃棄したい重要書類を持ち込むことで、料金を抑えることができる可能性もあります。処理工場が近場にあるのであれば、機密文書廃棄サービスに問い合わせてみるのもよいかもしれません。
また、「機密文書回収ボックス」というサービスを提供している機密文書廃棄サービスの利用もオススメです。機密文書回収ボックスとは、廃棄したい書類を入れるポストのようなボックスを社内に設置することで、定期的に回収車が訪れ、回収・処理されるサービスです。機密文書回収ボックスを設置することで、「廃棄したい重要書類をとりあえずデスクに入れておく」というような漏洩リスクが高まる状況が起こりにくくなるため、検討してみるのもよいでしょう。
最後に、機密文書廃棄サービスを利用する際には必ず「廃棄証明書」や「溶解証明書」などを受け取っておきましょう。もし「発行できない」と言われてしまった場合には、十分なセキュリティ対策をされていない可能性が非常に高いと言えます。
電子保存した重要書類の廃棄方法
電子保存した重要書類を廃棄する際も、人の目に触れないよう復元不可能な状態にしなくてはなりません。電子データを復元されてしまうと、情報漏洩のリスクは非常に高まります。できれば重要書類データの入った媒体を物理的に破砕することをオススメします。文書廃棄サービスの中には電子データの廃棄を取り扱っているサービスもごく少数ですが存在します。一度問い合わせてみるのもよいでしょう。
重要書類の廃棄なら、書庫番人の機密文書廃棄サービス
書庫番人の溶解処理・機密文書廃棄サービスは、ダンボール箱1箱600円と、相場の半額以下の料金で重要書類を廃棄することができます。料金は安価ですが、セキュリティ対策は万全です。自社車両による回収から書類溶解、溶解後の再資源化、溶解処理証明書の発行まで、安心してご利用いただけます。
また、書庫番人なら、機密文書回収ボックスの設置や、電子データの破砕処理も可能です。
まずはお気軽にお問い合わせください。