経理書類の整理・保管に困ったら？安全管理の基本ガイド

企業活動には、経理書類の適切な整理・保管は欠かせない業務の一つです。しかし、保存期間の違いや管理方法がわからず、困っている担当者の方も多いのではないでしょうか。この記事では、経理書類の基礎知識から保存期間のルール、効率的な整理・保管方法まで、実務に役立つポイントをわかりやすく解説します。紙での保存、電子データでの管理、外部サービスへの委託など、自社に適した方法を見つけるヒントとしてお役立てください。

経理書類の基礎知識

経理書類とは、企業の取り引きや資金の流れを記録し、経営の実態を正確に把握するための書類の総称です。これらの書類は、企業の財務状況を明らかにするだけでなく、税務申告や監査の際にも欠かせない重要な資料となります。

帳票

帳票は、日々の取り引きを記録・管理するための書類で、「帳簿」と「伝票」に分けられます。帳簿には、全ての取り引きをまとめる「主要簿」と、特定の情報を補助的に記録する「補助簿」があります。

• 主要簿の例：仕訳帳、総勘定元帳、日記帳
• 補助簿の例：現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳など

主要簿のうち、仕訳帳と総勘定元帳は作成が義務づけられており、会計ソフトを使えば自動で生成される場合もあります。これらの帳簿は企業の財務状態を正確に把握するための基礎となる重要な書類です。一方、補助簿は企業の業務内容に応じて任意で作成されるもので、より詳細な情報管理を行うために活用されます。

伝票は、取り引きが発生するたびに作成される書類で、金銭の受け渡しや売り上げ・仕入などの内容を記録します。代表的な伝票は、入金伝票、出金伝票、振替伝票、仕入伝票、売上伝票などです。伝票は仕訳帳の代わりにもなり、処理が分担しやすいため、多くの企業で採用されています。特に複数の担当者で経理業務を分担する場合、伝票形式での管理は効率的な運用を可能にします。

証憑

証憑（しょうひょう）とは、取り引きが行われたことを証明する書類です。帳票のもととなる重要な根拠資料であり、正しく保管しなければ会社の信用にも関わります。

• 主な証憑書類：見積書、発注書、納品書、請求書、契約書、領収書（レシート）など

また、社内で取り交わす稟議書、製造指図書、入出庫伝票なども証憑に含まれます。これらは全て取り引きの証拠となるため、整理・保管のルールを決めて確実に管理することが大切です。証憑が不備だと、税務調査の際に指摘を受けたり、取引先とのトラブルが生じたりする可能性があります。

その他の経理関連書類

給与計算など賃金に関する業務も経理が担当する場合があります。その際は、給与明細、勤怠表、社会保険関連書類などをまとめて整理・保存しておくことが必要です。これらの書類は従業員の権利に関わる重要な情報を含んでいるため、適切な管理が求められます。

経理書類の保存期間と保管ルール

従業員に関する書類は5年

労働基準法109条により労務関連や保険関係の書類は、原則として5年間の保存が義務付けられています。具体的には、以下のような書類が該当します。

• 一般健康診断個人票
• 雇用保険の被保険者に関する書類
• 労働関係・労働保険料徴収に関する書類
• 健康保険・厚生年金・雇用保険に関する書類

これらは主に従業員の雇用や健康管理に関するもので、労働基準監督署の調査や社会保険の手続きの際に必要となります。保存期間を過ぎた書類は適切に廃棄することで、保管スペースの効率化を図ることが可能です。

参考：労働基準法 第百九条｜e-Gov法令検索

税務関係の書類は7年

総勘定元帳、契約書、現金出納帳などの税務関係書類は、法人税法により7年間の保存が義務づけられています。税務調査の際にはこれらの書類を提出する必要があり、不備や隠蔽があると追徴課税などのリスクが生じます。主な7年保存対象は以下の通りです。

• 仕訳帳・総勘定元帳
• 契約書・請求書・領収書
• 決算関係書類・現金出納帳

税務調査は通常3年から5年程度遡って行われることが多いものの、悪質な場合は7年まで遡って調査されることがあります。そのため、確実に7年間は保管しておくことが重要です。なお、欠損金の繰越控除を受けている場合など、一定の条件では保存期間が10年に延長されることもあります。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

10年保存または永久保存が望ましい書類

会社法では、商業帳簿や営業に関する重要な書類は10年間保存するよう定められています。特に、決算書や総勘定元帳は税法上7年ですが、会社法上では10年保存が必要となるため注意が必要です。法律によって保存期間が異なる場合は、より長い期間に合わせて保管することが安全策となります。また、法令で具体的な期間が定められていない書類でも、企業運営で重要なものは永久保存が推奨されます。

• 定款
• 登記関係書類
• 訴訟・裁判関係書類
• 特許や商標などの知的財産権に関する書類

これらの書類は企業の存続に関わる根幹的な情報を含んでおり、いつでも参照できるように保管しておく必要があります。

参考：会社法｜e-Gov法令検索

経理書類を効率よく整理・保管する方法

紙での保存

ペーパーレス化が進んでいるものの、経理書類の多くはいまだに紙で扱われています。紙で保管する場合は、種類や年度ごとにファイリングし、誰が見てもわかるルールを設けることが基本です。複雑なルールは運用が続かないため、シンプルで実践しやすい管理方法を採用することが望ましいでしょう。ファイルやボックスには「年度＋書類種別」を明記し、保管期間が過ぎたものは定期的に見直して廃棄します。ラベルの統一や色分けなどの工夫により、必要な書類を素早く探し出せる体制を整えることが重要です。保管スペースを確保することも重要で、耐火キャビネットなど安全な保管場所を選ぶとよいでしょう。火災や水害などの災害から書類を守るため、保管環境の整備には十分な配慮が必要となります。

電子データでの保存

会計ソフトやクラウドサービスを利用すれば、帳簿や証憑を電子データで保存できます。2022年の電子帳簿保存法改正により、電子的に授受した請求書や契約書などは電子データでの保存が義務化されており、紙への出力のみでは認められなくなっています。

参考：電子取引関係｜国税庁

電子データで保存する際は、どの書類がどこにあるかを把握できるようにフォルダ構成を整理し、検索性の高い管理システムを導入することが望ましいでしょう。年度別、取引先別、書類種別など、複数の観点から検索できる仕組みを構築すると便利です。スキャン保存する場合は、解像度や色を適切に設定し、データの可読性を確保する必要があります。また、電子データはバックアップの取得も重要です。定期的にバックアップを行い、データ消失のリスクに備えましょう。

紙の書類は専門サービスに委託する

専門サービスに依頼するメリットとしては、以下のような点が挙げられます。

• 耐火・防犯設備が整った環境で安全に保管できる
• 文書ごとの出庫・返却がオンラインで簡単に管理できる
• 保存期間終了後の廃棄まで一括対応が可能
• 廃棄証明書・保管証明書の発行により監査対応もスムーズ

外部に委託することで、社内スペースの有効活用ができるほか、経理担当者が本来業務に集中できる点も大きなメリットです。書類の管理に費やす時間や労力を削減でき、より戦略的な業務に人的リソースを振り向けることが可能になります。外部サービスを選定する際は、セキュリティ体制、情報管理基準、廃棄方法の透明性などを必ず確認することが重要となります。料金体系やサービス内容を比較検討し、自社に最適な業者を選びましょう。

経理書類の保管は「書庫番人」にお任せ

経理書類の保管には、スペースやセキュリティなどの課題がつきものです。そうした悩みをまとめて解決できるのが、書類保管サービス「書庫番人」です。厳重なセキュリティ環境で1箱から保管でき、Web上で入出庫を依頼できるため、必要なときにすぐ原本を確認できます。保存期間が過ぎた書類も、安全な溶解処理で廃棄可能です。まずは気軽に見積もりを取り、書類管理の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。