納品書電子化はしたほうがいい？メリット・デメリット

納品書の電子化には初期投資、運用コスト、技術的な問題、セキュリティの懸念など、多くの課題も存在します。この記事では、納品書を電子化することがビジネスにもたらす変化、それに伴う課題、そして最適な管理方法について詳しく説明しています。

納品書の電子化における法的要件

まずは、納品書を電子化するために法的要件を確認していきましょう。

納品書の発行には法的な義務はありませんが、一度発行または受領すると、その書類を証憑書類として保存する義務が生じます。これは取り引きがあったことを証明するためです。納品書を発行したり受け取ったりした際には、確認する書類として一定の期間、保存する必要があります。これは、紙の場合も電子の場合も共通です。

さらに、納品書を電子化する際は、電子帳簿保存法に従い、保管要件を満たす必要があります。納品書を電子化する際には、紙の納品書をスキャンする「スキャナ保存」と最初から電子データとして作成・取引をする「電子取引」の2通りの方法があります。電子化導入の際は、既存の紙の納品書はスキャナ保存を行い、新規の納品書は電子取引データとして作成していく必要があります。

▼国税庁のページに詳しい保存要件が記載されています。

電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

www.nta.go.jp

注意点：電子取引による納品書
改正電子帳簿保存法に従い、オンライン通販やWebメールなどで受領する電子データ形式の納品書は、電子データのままでの保存が義務づけられています。以前は、受け取った納品書を紙に印刷し、その形で保存することが許可されていましたが、法改正後はこの手法は認められなくなりました。

書類保管システムがオススメ

納品書などの書類を保管するためには、物理的またはデジタル形式での専門的な書類保管システムも選択肢の1つとなるでしょう。そういった場合には、書類保管システムや電子契約システムを利用すると、導入がしやすくなります。

書類保管システムは、あらゆる書類を法律を守りつつ保管できるようにつくられたシステムのため、納品書だけでなく書類全体を電子化したい場合に便利です。一方、納品書だけ電子化したいなど、限られた書類だけを電子化するのであれば、電子契約システムでも十分なケースも多いです。利用用途と利用料を比較して、検討するとよいでしょう。

書類保管システムや電子契約システムを使わずに、社内のストレージだけで保存・管理をすることもできますが、法的要件を満たすための徹底的な管理が必要になります。

納品書電子化のメリット

納品書の電子化はビジネスプロセスの効率化に大きく貢献します。

業務効率化と迅速なデータアクセス

納品書の電子化は、自動入力機能やテンプレートの活用により、データ入力時のミスが減少し、作業効率が向上します。また、納品書の電子化のもう1つの重要なメリットは、検索がしやすいことです。検索機能により、関連する取り引きの情報を迅速に見つけ出すことができ、手作業で紙の納品書を探すよりも時間の削減になります。さらには、納品書の発行と共有も瞬時に行えるため、紙の書類の印刷や整理、配送にかかる手間とコストが省けるでしょう。さらに端末さえあれば、テレワーク中や出先でも納品書を確認することができます。

スペースの確保

納品書の電子化により、物理的なスペースの節約になります。紙の書類と異なり、電子データは物理的な保管スペースを必要としません。そのため、オフィス内で有効に活用できる空間が増え、従来は書類保管用に使われていたスペースを他の目的で使用することができます。また、書類の物理的な保管に関わるコストが削減されることも大きなメリットです。さらに、電子納品書は紛失のリスクが低く、重要書類の安全性が高まります。結果、重要な書類の保管が強化され、情報管理の信頼性が向上するでしょう。

セキュリティの強化ができる

納品書を電子化することには、セキュリティ上の大きなメリットがあります。電子データはアクセス制御システムを通じて厳格に管理されるため、不正アクセスや情報漏洩のリスクが大幅に低減されます。また、データのバックアップも非常に容易になります。紙の書類では実現困難な利便性であり、電子化によってデータの安全性と効率性が高まる点が魅力的です。この点で、電子化はデータを厳重に保護しながら、業務の流れをスムーズにするための理想的な手段と言えます。

電子化への課題・デメリット

電子化することで便利にはなりますが、導入には課題点やデメリットも存在します。

コスト面

納品書を電子化するには、初期導入に伴う費用やシステムの維持コストが必要です。このプロセスには、初期設定や運用開始に向けた技術的な支出が含まれます。また、システム導入後も月額や年額の利用料が継続して発生することが一般的です。さらに、従業員が新しいシステムに適応するまでの研修やサポートには、時間と追加のコストが必要になります。これらの研修は、従業員がシステムを効率的かつ効果的に使えるようにするため、不可欠な投資と言えます。

技術的・運用上の課題

納品書の全面的な電子化は、さまざまな業種において重要な進歩となりますが、これには運用上の課題が伴います。例えば、特定の業界では紙の納品書が依然として主流であり、取引先に対応してもらえないケースがあります。このような状況で新しいシステムを導入しても、完全にペーパーレスに移行するのが難しいという問題が生じます。電子と紙との併用で運用が複雑化するだけになってしまっては、電子化のメリットを受けられません。納品書の電子化が適切に行われれば、企業運営にプラスの効果をもたらしますが、導入の方法によっては、企業に予期せぬ変化を引き起こす可能性があります。

セキュリティとプライバシーの懸念

電子データの保管においては、サイバー攻撃へのリスクが増加するため、高度なセキュリティ対策を施すことが極めて重要です。具体的には、強固なパスワードの設定、定期的なソフトウェアの更新、多層的な防御システムの導入などが含まれます。また、システム障害やネットワークの不具合が発生した場合、重要なデータへのアクセスが制限されるリスクもあります。そのため、電子化を導入し、運用していくためには、知識とスキルのある人材が必要になります。

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