納品書電子化の現状とは？最適な管理方法の徹底解説！

ビジネス界で進むデジタル化の中、納品書を電子化することが企業にとってますます重要になっています。電子帳簿保存法の改正は、紙からデジタルへの移行を加速させ、納品書管理に革新をもたらしています。これにより、業務が効率化され、コスト削減や環境への配慮など多くのメリットが生まれ、ビジネス戦略の策定にも影響を与えています。ただし、納品書の電子化には初期投資、運用コスト、技術的な問題、セキュリティの懸念など、多くの課題も存在します。企業はこれらの課題に対して慎重に対応し、長期的な計画を立てる必要があります。一方で、紙の書類保管の利便性や重要性も依然として存在します。

この記事では、納品書をデジタル化することがビジネスにもたらす変化、それに伴う課題、そして最適な管理方法について詳しく説明しています。

納品書の電子化

ビジネスのデジタル化の中で、納品書の電子化は企業にとって重要な課題です。電子化の流れは、電子帳簿保存法の改正により加速しており、納品書の管理方法に変化をもたらしています。電子化は効率化、コスト削減、環境への配慮など多くのメリットを提供し、ビジネス戦略の策定にも寄与しています。

電子帳簿保存法の改正と電子化の促進

電子帳簿保存法の改正に伴い、従来紙ベースでの管理が中心であった納品書について、一部電子化が可能となりました。この改正の主な狙いは、紙による煩雑な書類作業の軽減とデジタル化を通じた業務効率の向上です。具体的には、電子形式で発行される納品書の電子データでの保存が義務付けられ、紙の納品書を電子スキャンして保存する際の条件が以前よりも緩和されています。このような変化は、企業にとって納品書の電子化への取り組みをさらに重要なものにしており、書類管理のみならず、ビジネスの生産性向上にも大きな影響を与えることが期待されています。

納品書の電子保存における法的要件

納品書の発行には法的な義務はありませんが、一度発行または受領すると、その書類を証憑書類として保管する義務が生じます。これは取り引きがあったことを証明するためです。納品書を発行したり受け取ったりした際には、確認する書類として一定の期間、保管する必要があります。具体的には、納品書を紙の形式でも電子データの形式でも、法人税法では7年間、会社法では10年間の保管期間が求められています。書類管理を効率化するために、全ての納品書を会社法の10年間保管にすれば、複雑さを避けつつ保管期間の厳守が可能です。

ビジネスへの影響

ビジネスの書類管理は、デジタル化により大きく変化しています。特に、納品書などの書類の電子化により、発行、保存、検索が迅速になり業務効率が向上しました。しかし、システムの初期投資や維持管理にはコストがかかるため、企業は電子化戦略を慎重に策定する必要があります。効率とコストのバランスを考慮しながら、長期的な視点でのシステム選定が重要です。

納品書電子化のメリット

納品書の電子化はビジネスプロセスの効率化に大きく貢献します。まず、紙の納品書を管理する際に必要となる時間やコストが大幅に削減されます。そのため、業務の迅速化が図られ、作業の効率が向上します。さらに、電子化によって情報の検索や共有が容易になり、誤納品や紛失のリスクも低減するでしょう。

業務効率化と迅速なデータアクセス

納品書の電子化は、業務の効率化に大きな影響を与えます。この取り組みにより、データ入力、発行、共有という各ステップが大幅に簡素化され、作業時間が短縮されます。特に、自動入力機能やテンプレートの活用により、データ入力時のミスが減少し、作業効率が向上します。また、納品書の電子化のもう1つの重要なメリットは、高度な検索機能です。高度な検索機能により、関連する取り引きの情報を迅速に見つけ出すことができ、手作業での書類検索に比べて時間を大幅に削減します。さらには、納品書の発行と共有も瞬時に行えるため、紙の書類の印刷や整理、配送にかかる手間とコストが省けるでしょう。納品書の電子化は、単に作業を楽にするだけでなく、業務の機動性を高め、サービスの質を改善する重要なステップです。

スペースの確保

電子納品書の導入により、物理的なスペースの節約が可能です。紙の書類と異なり、電子データは物理的な保管スペースを必要としません。そのため、オフィス内で有効に活用できる空間が増え、従来は書類保管用に使われていたスペースを他の目的で使用することができます。電子データは紙の書類に比べて保管場所を取らないため、オフィス内をより効率的に使用できます。また、書類の物理的な保管に関わるコストが削減されることも大きなメリットです。さらに、電子納品書は紛失のリスクが低く、重要書類の安全性が高まります。結果、重要な書類の保管が強化され、情報管理の信頼性が向上するでしょう。

セキュリティの強化ができる

納品書を電子化することには、セキュリティ上の大きなメリットがあります。電子データはアクセス制御システムを通じて厳格に管理されるため、不正アクセスや情報漏洩のリスクが大幅に低減されます。また、データのバックアップも非常に容易になります。紙の書類では実現困難な利便性であり、電子化によってデータの安全性と効率性が高まる点が魅力的です。現代のビジネスでは、情報の安全性を確保しつつ効率的に運営することが重要です。この点で、電子化はデータを厳重に保護しながら、業務の流れをスムーズにするための理想的な手段と言えます。したがって、セキュリティを強化し、業務効率を高める電子化は多くの企業にとって魅力的な選択です。

納品書の保管方法の比較

納品書はビジネスの運営で欠かせない書類です。保管方法には、紙ベースと電子データの2通りが存在し、それぞれメリットとデメリットを持っています。適切な方法を選ぶには、この2つをしっかりと理解し、比較検討することが肝心です。

紙で保管

紙ベースの納品書保管は、長年にわたり多くのビジネスで好まれてきました。紙ベースの最大のメリットは、複雑なデジタル技術に頼ることなく、直感的でシンプルな管理が可能である点です。紙の書類は物理的に触れることができるため、納品書を目で見て、手で触ることで内容を確認することができます。誰でも簡単に取り扱うことができるため、業務の手間を増やすことなく、効率的な納品書管理を実現できます。このような視点から見ると、紙ベースの納品書保管は、ビジネスにおけるシンプルさとアクセシビリティの優れた例と言えるでしょう。

電子データで保管

電子データの保管方法には、スキャナ保存と電子データ保存の2種類があります。スキャナ保存は、紙の納品書をスキャンしてデジタル化する手法です。スキャナ保存は、特定の条件が必要であり、取り引きの時刻や書類の存在を証明するタイムスタンプが求められます。これは書類の作成や保存時の正確な時刻を特定するためです。ただし、一部の条件を満たしたクラウドシステムの使用など、特定のケースではこの要件が不要になることもあります。また、セキュリティ面の対策も重要で、不正アクセスやデータの漏洩防止が求められます。

一方、電子データ保存は、はじめから電子形式で作成された納品書をデジタルで保存する方法です。電子データ保存は、紙ベースの納品書と比べてデータ管理がしやすく、情報共有も迅速にできるメリットがあります。データの検索、更新、共有がスムーズになるため、業務効率が大幅に向上します。電子データ保存は、現代のデジタル化されたビジネス環境に適しており、多くの企業にとって有効な選択肢と言えるでしょう。

注意点：電子取引による納品書
改正電子帳簿保存法に従い、オンライン通販やWebメールなどで受領する電子データ形式の納品書は、電子データのままでの保存が義務づけられています。以前は、受け取った納品書を紙に印刷し、その形で保存することが許可されていましたが、法改正後はこの手法は認められなくなりました。

書類保管システムで保管

納品書などの書類を保管するためには、物理的またはデジタル形式での専門的な書類保管システムも選択肢の1つとなるでしょう。書類保管システムは、書類の管理や保管にかかる手間を減らし、効率的なアクセスを実現しています。特に、過去の紙の書類が大量にある場合には、書類保管システムの利用が推奨されています。

電子化の課題

電子化による便利さの背後には、いくつかの隠れた課題が存在します。それゆえ、企業は次の点について慎重に考慮するべきです。

コスト面

納品書を電子化するには、初期導入に伴う費用やシステムの維持コストが必要です。このプロセスには、初期設定や運用開始に向けた技術的な支出が含まれます。また、システム導入後も月額や年額の利用料が継続して発生することが一般的です。さらに、従業員が新しいシステムに適応するまでの研修やサポートには、時間と追加のコストが必要になります。これらの研修は、従業員がシステムを効率的かつ効果的に使えるようにするため、不可欠な投資と言えます。

技術的・運用上の課題

納品書の全面的な電子化は、さまざまな業種において重要な進歩となりますが、これには技術的および運用上の複数の課題が伴います。例えば、法律的な理由や業務上の要求により、特定の業界では紙の納品書が依然として必要とされることがあるため、このような状況で新しいシステムを導入しても、完全にペーパーレスに移行するのが難しいという問題が生じます。納品書の電子化に移行する際、追加の作業が生じることや新システムの使い勝手についての検討が必要となります。この過程では、電子化に関連するさまざまな要素を慎重に評価することが求められるでしょう。納品書の電子化が適切に行われれば、企業運営にプラスの効果をもたらしますが、導入の方法によっては、企業に予期せぬ変化を引き起こす可能性があります。

セキュリティとプライバシーの懸念

電子データの保管においては、サイバー攻撃へのリスクが増加するため、高度なセキュリティ対策を施すことが極めて重要です。具体的には、強固なパスワードの設定、定期的なソフトウェアの更新、多層的な防御システムの導入などが含まれます。また、システム障害やネットワークの不具合が発生した場合、重要なデータへのアクセスが制限されるリスクもあります。そのため、定期的なバックアップの取得や、データの冗長性を確保することも、リスク管理の観点から見て非常に重要です。

紙の納品書保管の利便性と重要性

納品書の電子化に移行する際には、いくつかの困難が伴うことがあります。特に、移行の過程で操作が難しくなる場合が考えられます。一方で、物理的な書類のやり取りが必須で、デジタル化へ完全に切り替えることが難しい業務形態も存在します。このような場合、紙ベースの書類管理が依然として有効です。企業は、それぞれの特有のニーズに応じて、最適な保管方法を選びましょう。場合によっては業務の効率化とともに実用性や柔軟性を維持すべきです。

「書庫番人」なら納品書の山も楽々管理！

書類保管サービスの「書庫番人」なら紙の電子データ化のお手伝いもしています。お気軽にお見積もりお問い合わせください。

なお、紙の納品書が溜まっている場合は、紙のままで書類保管サービスに預けるほうがコストを削減できる可能性があります。書庫番人では紙の書類からデジタルデータまで、さまざまなタイプに対応し、整理から廃棄に至るまでサポートします。書類保管サービスに不慣れな方でも、安心いただける体制を整えています。セキュリティは24時間体制で厳重に管理し、災害や湿度対策も完備しているため、大切な書類を安全に保管できます。

▼こちらから気軽に料金のシミュレーションができるため、ぜひお試しください。