なぜ情報は漏れるのか？機密漏洩のリスクと有効な対策法まとめ

書類の紛失や社内からの情報漏洩、ウイルス感染まで――企業が抱える機密漏洩リスクの実態と、効果的な対策を具体的に解説します。

機密漏洩とは

機密漏洩とは、企業や組織が保有する秘密情報や個人情報などの重要な情報が、意図せず外部に流出してしまうことを指します。漏洩した情報は、不正に利用されるおそれがあるほか、企業の信用を失墜させたり、取引停止や損害賠償などの経済的な損失を招いたりする可能性があります。

対象となる情報には、顧客や社員の個人情報だけでなく、新製品の開発に関わる極秘プロジェクト、営業戦略、業務マニュアル、取引先との契約情報など、社内に蓄積されたあらゆる機密が含まれます。

情報漏洩は一度発生すると取り返しがつかず、企業活動そのものに深刻な影響を及ぼすため、日常的な管理体制の見直しが欠かせません。

考えられる機密漏洩のルート

近年、機密情報を標的とした漏洩事故が増加しています。とくにサプライチェーンを経由した情報流出が注目されており、大企業だけでなく中小企業も含め、規模に関わらず万全な情報管理が求められています。

漏洩のリスクは、紙の書類・電子データ・人の行動など、さまざまな経路に存在します。

紙の機密文書に関するリスク

• 書類の紛失や汚損による情報の逸失
• ファイリングが不適切なため、必要なときに情報が見つからない、または誰でも閲覧できてしまう
• 情報の機密度に応じたアクセス制限が設けられていない
• 社内外の悪意ある人物による情報の持ち出し・流出
• 廃棄時にシュレッダーや溶解など適切な処理が行われていない

電子的な機密文書に関するリスク

• マルウェアやウイルスなどによるシステム侵入
• アクセス権限の設定が不十分で、不要な範囲まで情報が閲覧・編集可能になっている
• 社内外の関係者による故意・過失による流出
• サプライチェーン（取引先や外部委託先など）からの侵入・漏洩

社員・人為的な要因によるリスク

• 情報管理に対する教育やルールの周知が不十分
• テレワークや持ち出し業務による社外での情報閲覧リスク
• USBやクラウドなど個人端末を経由した無断持ち出し

情報漏洩は、一見すると些細なミスや油断から発生します。どの経路からも漏洩は起こり得るという前提に立ち、予防策を講じることが不可欠です。

機密漏洩への対策方法

情報漏洩を防ぐには、単一の対策だけでは不十分です。企業全体で情報管理の意識を高め、仕組みと運用の両面からリスクに備える必要があります。

その中でも有効な手段の一つが、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の取得です。ISMSは、組織全体で情報の機密性・完全性・可用性を保つ仕組みです。もちろん取得するだけでは安心できませんが、運用を通じて機密情報の取り扱いに関する知識や体制を体系的に整えられます。

そのほかの方法として、紙・電子・その他それぞれのリスクに対する具体的な対策を整理します。

紙文書に対する対策

• 書庫やキャビネットに、機密度に応じたアクセス制限を設ける（施錠や入室制限など）
• 書類保管規定を明文化し、社内に周知することで、正しい保管場所や期間を徹底する
• 火災・水害などの災害対策も含め、保管場所に物理的な安全性を確保する
• 社内でのシュレッダーでの廃棄を避け、外部の溶解処理による廃棄を徹底する

電子データに対する対策

• 外部からの攻撃に備え、UTM（統合脅威管理）などのセキュリティ機器を導入する
• 情報の性質や職務に応じて、アクセス権限を細かく設定し、不要な範囲への閲覧や操作を防ぐ
• システム障害や不正改ざんに備えて、定期的なバックアップ体制を整備する

その他の対策

• 社員が情報管理の重要性を理解できるよう、定期的な教育機会を設ける（外部講師やコンサル活用）
• ISMSなどの外部認証を通じて、組織全体の意識と行動を標準化する
• 外部の人間のオフィスへの侵入経路をなくす
• 他部署の人間が機密情報を目にしにくくなるようオフィスのレイアウトを変更する

万が一の漏洩発生時に備える

どれだけ対策を講じていても、情報漏洩のリスクを完全にゼロにすることは困難です。そのため、万が一漏洩が発生した場合の対応体制もあわせて準備しておくことが重要です。

たとえば、漏洩の発覚から初動対応、被害範囲の特定、関係者への報告、再発防止策の実施までの一連の流れをあらかじめ定めておくことで、被害の拡大を最小限に抑えることができます。

こうした準備は、事業継続計画（BCP）の一環として位置づけられるものであり、社内外の信頼を維持するうえでも不可欠です。「漏らさない」だけでなく、「漏れたときにどう動くか」までが、現代の情報管理に求められる基本姿勢といえます。

書類の機密漏洩リスクを下げるには、書類保管サービスの活用を

情報漏洩のリスクを低減する手段として、書類保管サービスや書類廃棄サービスの導入も有効です。書類保管サービスは、セキュリティが確保された専用倉庫で書類を管理できるサービスで、出し入れや閲覧の履歴も追跡可能です。こうした設備を自社内に用意するには相応のコストと手間がかかりますが、外部サービスを使えば、低負担で高度な管理体制を実現できます。

当社の書類保管サービス「書庫番人」では、機密文書の性質に応じた保管環境を提供しています。セキュリティ体制や出庫・廃棄までの一連の流れも含めてサポートしており、初めての方でも安心してご利用いただけます。

保管だけでなく、不要になった書類の溶解処理まで対応可能です。まずは預けるべき書類のご相談や、書類の量についてご相談ください。コストを押さえられる適切なご提案をさせていただきます。