日々の業務で溜まっていく大量の文書をどのように管理しているでしょうか。文書が溜まりすぎると、オフィスが狭く感じられ、管理も困難になってしまいます。この記事では、文書を効率よく整理し、オフィスをすっきりさせるための廃棄ルールや具体的なアドバイスをご紹介します。文書を適切に処理することで、業務をスムーズに進めるだけでなく、情報漏洩のリスクも低減します。この機会にオフィスの文書管理を見直し、快適な職場環境を実現しましょう。
文書廃棄基本ルール
文書を捨てる際には、以下の心構えを持つことが重要です。大多数の文書はほとんど見返さないため「文書の保管期間が過ぎているかどうか」という最重要の前提を確認しましょう。そして次に「今見ないものは1年後も見ない」という考え方を持つとよいでしょう。保管期間が過ぎており、かつ使われない文書は、将来的にも必要ない可能性が高いです。もし迷った場合は、「捨てる」ことを選択するほうが賢明です。
また、紙に印刷して保管してはいけない文書もあります。中でも、eメールやウェブサイトの内容を紙に出力するのは避け、デジタル形式での管理を心がけるとよいでしょう。理由は、紙にすると場所を取るためです。他にも法的要件に対応するためにも電子化のまま対応しなければいけない文書もあります。デジタル形式でのやり取りは、スペースの節約だけでなく、検索や管理の効率化にも繋がるでしょう。
廃棄文書の対象を明確化
廃棄対象文書を明確にすることは、文書廃棄ルールの第一歩です。まず、廃棄すべき文書を分類しましょう。分類する文書は、以下の2つに分けるとよいでしょう。
- 法律で定められた保管義務のない文書
- 法律で定められた保管義務のある文書のうち、保管期限が過ぎたもの
保管義務のない文書の例
- 機密文書以外の1年を経過した文書:古いお知らせ、案内、報告書など、もう使用することがない文書
- 他団体から送られた資料:1度読んだあとに保管の必要がない文書
- 処理が終わった文書:完了したプロジェクトの資料やアンケート結果など
- 成果物ができたあとの資料:作業の途中で使用したメモや下書き
- 一時限りの回覧文書:1度の会議で使用した報告書やパンフレット
これらの文書は、もう再度確認する必要がない場合がほとんどです。適切なタイミングで廃棄することにより、オフィスのスペースを有効に活用でき、また必要な情報を素早く見つけられるようになります。
文書の分類とラベル付け
文書の分類とラベル付けは、文書管理を効率化するための重要なステップです。まず、文書の種類ごとに分類し、保管と廃棄の基準を設けます。次に、各文書にラベルを付けて、廃棄時期や保管期間を明示します。そして、各分類ごとに適切な保管場所を決めて文書を整理しましょう。
保管義務のある文書の保管期間について
文書の保管期間は主に1年、3年、5年、7年、10年、永年の6つが用いられます。これらの期間は、法律や業界の規定に基づいて決められることが一般的です。最近では、重要な文書でも最初から永年保管とはしないほうがよいとされています。永年保管すると、管理コストが高くなり、見直しや廃棄が困難になるため、永年保管が必要でない文書は基本的に10年間保管したあとに廃棄することをオススメします。文書の種類や重要度に応じた保管期間を設定することで、文書管理がより効率的になり、コスト削減にもつながるでしょう。
廃棄のタイミングとサイクル
文書廃棄のタイミングとサイクルを設定することで、定期的に整理を行う習慣をつけましょう。まず、定期的な廃棄が重要です。最低でも年に1度、特に年度末や四半期末に文書廃棄を行うようにしましょう。また、プロジェクト完了時や会計年度終了時など、重要な節目にも廃棄を実施すると効果的です。さらに、文書廃棄を誰が担当するかを明確にし、責任を持たせることで、スムーズに文書管理ができます。
文書廃棄ルールを定めるメリット
オフィスの文書整理において、不要な文書の適切な処分は重要です。廃棄ルールを導入することで、管理コストの削減や業務の効率化を図り、オフィススペースの有効活用が進みます。また、情報漏洩のリスクを大幅に減少させ、法的トラブルを未然に防ぐことも可能です。以下では、文書廃棄ルールの重要性とその効果について詳しく解説します。
文書整理の効率化
廃棄ルールを導入することで、不要な文書を適切に処分でき、オフィスの文書整理が進みます。これにより、管理にかかる時間や手間が減り、コストを抑えることができます。また、オフィススペースの有効活用が可能となり、必要な情報を素早く見つけることが可能です。さらに、定期的な廃棄サイクルを設けることで、日常の業務負担が軽減され、従業員がより生産的に仕事に取り組めるでしょう。
情報漏洩の防止
適切な廃棄方法が決められることで、情報漏洩のリスクが大幅に減少します。従業員が正しい手順で文書を処理するため、企業の情報セキュリティが強化されます。特に機密文書や個人情報を含む文書は、誤った処理方法によって大きなリスクを伴いますが、明確な廃棄ルールに従うことで、このようなリスクを最小限に抑えられるでしょう。
法的トラブルの防止
廃棄のタイミングや方法を明確にすることで、法的要件を満たし、トラブル発生時にも原因を迅速に特定できます。これにより、法的リスクを低減し、企業のコンプライアンスを強化できるでしょう。書類管理がしっかりと行われていれば、監査や調査の際にもスムーズな対応が可能です。法的トラブルを未然に防ぐためにも、廃棄ルールの策定は欠かせません。
廃棄ルール策定する際のポイント
文書廃棄ルールを策定することは、企業の効率的な文書管理と情報セキュリティを確保するために重要です。ここでは、ルール策定時に考慮すべき主要なポイントについて説明します。
廃棄記録の作成
文書を廃棄したあとにトラブルが発生する可能性があるため、廃棄記録を作成しましょう。記録内容には、廃棄日、廃棄した文書の種類や量、担当者名などを記録しましょう。廃棄記録があれば、後日確認が必要になった場合にもスムーズに対応できます。その結果、企業のコンプライアンスが強化され、万が一のトラブル時にも適切に対応できる体制を整えられるでしょう。
具体的な廃棄方法をきめる
文書の機密性や量に応じて、適切な廃棄方法を選択していきましょう。例えば、機密性の高い文書は「シュレッダーで細断してゴミ箱に捨てる」方法があります。一方、大量の文書を1度に処分する場合や特に機密性の高い文書の場合は、「廃棄文書を段ボールに詰めて、溶解処理を外部企業に依頼する」といった方法もあります。企業のニーズや文書の特性に合わせて最適な廃棄方法を選びましょう。適切な廃棄方法を選択することで、情報漏洩のリスクを最小限に抑え、効率的な文書管理が実現可能です。
廃棄方法
文書廃棄をどのように行うかを定めている法律はありません。つまり、法的には、情報漏洩しなければ方法は問わないということです。しかし、情報はいつどこから漏洩するかわかりません。情報を漏洩させてしまうと、社会的な信用を失うだけでなく、賠償金などを請求されてしまう可能性もあります。そのため、適切な廃棄方法を採用して、情報漏洩のリスクを最小限に抑えていきましょう。
社内でのシュレッダーによる処理
シュレッダーは手軽に機密文書を処理できるため、多くの企業で採用されています。重要な文書をすぐに細断し、情報漏洩のリスクを減らせるため、特に少量の文書処理には便利です。ただし、大量の文書を処理する際には時間がかかります。他にも、完全に情報を破壊するわけではなく再構成されるリスクがあるため注意が必要です。
廃棄サービスでのシュレッダー&焼却処理
廃棄サービスを利用して、文書をシュレッダー処理したあとに焼却する方法もあります。これは物理的に情報を破壊するため、セキュリティの向上に役立ちます。しかし、環境への影響やコスト面での課題があり、廃棄サービスの従業員が文書を扱う過程で情報が漏れるリスクもあるため、完全な安全性は保証されていません。
廃棄サービスでの溶解処理
溶解処理は化学薬品で文書を溶かし、情報を完全に破壊する方法です。大量の文書を迅速に処理でき、ホチキスやバインダーを取り除く手間も不要です。ダンボール箱から出さずにそのまま溶解処理するため、溶解処理の作業員が機密文書を見てしまうこともありません。溶解された紙は再生紙としてリサイクルされ、環境にも優しいです。また、情報漏洩のリスクが極めて低く、セキュリティ面でも非常に信頼性があります。コスト面でも経済的で、多くの企業に採用されています。
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お預かりする文書は、セキュリティを施した専用車両で安全に回収され、厳重な管理の下、廃棄施設へ運ばれるため、心配はいりません。溶解処理を用いることで、作業員が文書に接触することなく情報を完全に破壊し、リサイクルしています。
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