【法人】伝票の保管方法について解説！面倒な書類整理とおさらばする方法とは？

「伝票が多すぎて整理できない」や「伝票の保管方法が知りたい」と、お困りの方は多いはず。そのような面倒な書類整理からおさらばする方法があります。法的な保管期間を守れるように、伝票の保管方法についてわかりやすく解説します。あなたもスッキリとした書類整理を実現しましょう。

伝票とは

伝票とは、ビジネスにおいて必要な情報を記録するための書類のことです。領収書、請求書、支払明細書、給与明細書などが代表的なものです。これらの伝票は、適切な保管方法で保管することで、ビジネスに必要な情報を確実に保管できます。

伝票の保管には、保管期間や保管方法など少々複雑なルールがあります。次の項目で保管期間について確認していきましょう。

伝票の保管期間

伝票は大まかに4つの種類に分類され、伝票の種類によって保管期間が異なります。伝票を適切に管理するためには各伝票の種類を理解しましょう。

会計伝票	取引の金額や条件を記録する伝票請求書、領収書、支払通知書、売掛・買掛台帳など
運送伝票	商品の出荷や配送の情報を記録する伝票納品書、配送伝票、荷札（荷物タグ）など
人事伝票	従業員の勤怠や給与など、人事管理に必要な情報を記録する伝票勤怠カード（タイムカード）、給与明細など
在庫管理伝票	商品の在庫数や発注・受注情報など、在庫管理に必要な情報を記録する伝票受発注書、在庫管理表など

【重要】これだけ覚えておけば大丈夫

伝票の保管期間について、大まかに以下のようなルールがあります。

• 会計伝票を仕訳帳（補助簿）として使用している場合は10年間
• 契約書に当たる伝票は、契約が満了または解除されたあとから10年間
• 勤怠カード（タイムカード）は5年間
• その他の伝票については、大まかに7年間の保管が必要 ※ただし、会計に関係する伝票の場合は、赤字年度は10年間保管する必要があります。最低限覚えておきましょう。

補足

商法および会社法に基づく保管期間：10年間

所得税法および消費税法に基づく保管期間：7年間

商法：簿記に関する書類は10年間保管する必要があり、伝票の一部は簿記に関する書類に該当するため同様に10年間保管が適用

会社法：会社の帳簿書類（伝票を含む）は10年間保管すべきとされている

所得税法および消費税法：帳簿書類（伝票を含む）は7年間保管することが求められている

保管期間の考え方

商法や会社法によると、伝票は最長で10年間しなければなりません。そのため、すべてまとめて10年間保管しておくのが一番簡単な保管方法と言えます。保管や管理の手間が省け、書類の管理が楽になるため、オススメの保管方法です。作業の簡略化につながり、ビジネスに必要な情報を確実に保管できます。

伝票の保管方法

伝票や請求書、領収書などの書類は、ビジネスにおいて必要不可欠なものです。しかし、これらの書類を適切に保管しなければ、大事な書類を失ってしまう可能性やすぐに使えないことがあります。そこで、主な伝票の保管方法を3つ確認していきましょう。

（1）紙の伝票の保管方法

（2）電子データの伝票の保管方法

（3）書類保管サービスでの保管方法

それぞれの方法をみていきましょう。

（1）紙の伝票の保管方法

紙での保管方法では、はじめに伝票ファイルを活用することが大切です。伝票をまとめてファイルに入れることで、見やすく整理できます。

また、ファイリングシステムを導入することもオススメです。ファイルボックスやファイル棚を使用して、伝票を場所やカテゴリごとに分類していきましょう。
さらに、伝票の整理ルールを設定することで、従業員全員が共通のルールに沿って伝票を保管できるようになります。ルールは明確かつ簡潔にし、従業員が理解しやすいように説明することが大切です。

保管場所も重要なポイントです。湿気や直射日光が当たらず、温度差が少ない場所が望ましいでしょう。
また、セキュリティにも配慮し、情報漏洩のリスクを最小限に抑える必要があります。

伝票などの書類が乱雑にまとめられている場合は、保管方法を見直しましょう。適切な保管方法を選択し、書類管理の効率を上げることがビジネスのスムーズな運営につながります。

（2）電子データの伝票の保管方法

電子データで伝票を保管する方法のポイントは3つあります。

1. 法律
2. 保管形式
3. 保管方法

それぞれ確認していきましょう。

1.法律

電子データの保管には、電子帳簿保存法とe-文書法に則って適切に行う必要があります。以下に電子帳簿保存法の規定を紹介します。

■電子データの作成要件（第3条）

伝票などの書類を電子データに変換する際、次の要件を満たす必要があります。

• オリジナルの書類と同じ内容が表示できること
• 保存期間中に改ざんされないこと
• 必要に応じて紙の形式に復元できること

■電子データの保存要件（第4条）

電子データを保存する際は、以下の要件を満たす必要があります。

• 保存期間中にデータが損失しないこと
• 必要に応じて内容を確認できること
• 保存期間中に改ざんされないこと

▼こちらの記事で電子帳簿保存法について詳しく解説をしています。気になる方はぜひチェックしてみてください。

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2.保管形式

電子データを活用した伝票の保管方法についてご紹介します。電子データの保管形式には、スキャンとデータ作成の2つがあります。

• スキャン：スキャナーを使用して、紙の伝票を電子データ化して保管（紙から電子データ）
• データ作成：エクセルなどで作成した電子データを、保管要件にしたがって保管（電子データから電子データ）

※2022年から電子帳簿保存法により、電子データから紙への保存が禁止されました。ただし、2024年12月31日までは宥恕期間があり、保管環境が用意できない会社のみ紙での保管が許可されています。電子データから紙で保管している場合には、すぐに適切な保管環境を整備する必要があります。

3.保管方法

電子データの書類を保管する方法には、「手作業で書類データをフォルダ分けして保管する方法」と「書類保管システムを利用して保管する方法」とがあります。

書類保管システムでの保管方法は以下の通り2種類あります。それぞれの方法を確認してみましょう。

クラウド型：インターネット経由でデータをアップロードし、クラウドサーバー上に保管
オンプレミス型：自社のサーバーなどを使ってデータを保管

クラウド型は、容量や使用期間に応じた柔軟なプランがあり、コスト面で優れています。しかし、インターネット回線が不安定な場所ではアクセスが困難になることがあります。

一方、オンプレミス型は、インターネットに接続しなくてもデータにアクセスできます。しかし、サーバーの設置や保守、運用でコストがかかる場合が多い傾向があります。

（3）書類保管サービスでの伝票の保管方法

伝票や書類の保管は、ルールやスペース、労力など多くの課題を抱えています。そのようなときは、書類保管サービスに任せることがオススメです。

伝票の管理は、事務処理の中でも重要なタスクの1つですが、保管スペースの確保や保管方法が少々難儀なため、人為的なミスが起こりやすいというデメリットが存在します。手間や労力をかけずに、確実かつ効率的な書類の管理ができるという点で、書類保管サービスは非常に便利な選択肢といえます。

保管方法まとめ

伝票の保管方法には、紙で保管する方法や電子データで保管する方法があります。

紙で保管する方法は、緊急時に手軽にアクセスしたい場合に適しています。しかし、スペースの確保やコスト面、紙が劣化するなどの問題があります。

電子データで保管する方法は、スペースの確保やコスト面を抑えるのに適しています。しかし、ルールが多くPCの知識も必要な上、定期的なバックアップが必要などの問題があります。

また、書類保管サービスに面倒な管理作業を任せることで、業務効率化につなげる方法もあります。

適切な伝票の保管方法を選ぶことで、会社の業務効率化やコスト削減につながり、よりスムーズな業務や運営が可能です。

書類保管サービスに頼むメリット・デメリット

伝票をはじめとする書類の保管は、管理の手間の面でも、「紙」媒体の保管という観点でも、書類保管サービスに頼むことをオススメします。ここでは、書類保管サービス導入のメリットとデメリットを確認していきましょう。

メリット

• 書類の整理・管理が容易
• セキュリティが高く、災害対策も整っている
• 自社でのスペース節約が可能
• 専門の知識をもったスタッフが適切な方法で保管

デメリット

• 書類の取り出しに時間がかかる場合がある
• 書類保管サービスの選定が難しい

書類保管サービスは導入すべき？

書類保管サービスは、セキュリティが高いため、情報漏洩や盗難のリスクが低く、万が一の災害にも備えられます。さらに、自社スペースの節約が可能で、書類の整理や管理も容易になるため、業務の効率化につながります。
書類保管サービスでは、セキュリティや災害対策の観点から、保管場所の入り口に厳しい扉や防犯カメラなどのセキュリティ設備が整っていることが一般的です。そのため、書類を取り出す際には手続きや許可などが必要になる場合があり、書類の取り出しに時間がかかる原因になることもあります。
書類保管サービスの価格やサービス内容には差があるため、比較検討が必要になることもあります。これらの理由から、書類保管サービスの選定は慎重に行いましょう。

オススメする書類保管サービス

書類保管サービスは数多くあります。書類保管サービスの中でもオススメのサービスは「書庫番人」です。
「書庫番人」は、書類の保管や分類、Web管理、廃棄、紙の書類の電子化、電子契約サービスとの連携（クラウドサイン）など書類全般のサービスを行っています。そのため、はじめての人でも安心して使用が可能です。他にも、書類のコンサルティングや書類の分類作業、顧客への説明会など何でも対応しています。
さらに、「書庫番人」は価格が明確で、利用料金もリーズナブルな設定になっています。書類保管に関するコストを削減したい企業にオススメです。

料金シミュレーションが簡単にできるため気軽に試してみてみましょう。気になる方はぜひチェックしてみてください。

伝票の保管は適切な管理が必要です。自社にあった保管方法を模索することが大切です。書類保管サービスに頼ることで手間やリスクを減らすことができるため、ぜひ一度検討してみてください。