請求書と領収書の違いとは？初心者でもわかるポイント解説

請求書と領収書の違いがわからない方へ。主に法人のケースを想定して、発行タイミングや役割、記載内容、適格請求書との違いをわかりやすく解説します。

請求書と領収書とは？その違い

ビジネスの現場では当たり前のようにやり取りされている「請求書」と「領収書」。どちらもお金に関わる重要な書類ですが、それぞれの役割や発行のタイミングにははっきりとした違いがあります。

まず押さえておきたいポイントは、請求書は「支払いを求める書類」であり、領収書は「支払いを受け取ったことを証明する書類」であるということです。

以下の表に、主な違いをまとめました。

	請求書	領収書
役割	支払いを求める	支払いを受け取ったことを証明する提
発行者	サービスやものを提供する側	サービスやものを供する側
発行タイミング	支払い前	支払い後
発行の義務	なし	求められた場合は発行の義務あり（現金や銀行振込の場合のみ）

つまり、「お金を払ってくださいね」というのが請求書、「確かにいただきました」というのが領収書です。どちらも提供者側が発行しますが、発行のタイミングと目的が大きく異なります。

【補足】請求書兼領収書はOK？

「請求書と領収書を1枚にまとめてもいいの？」という疑問を持たれる方も多いですが、法律上は問題ありません。医療機関などではよく見られる形式です。たとえば、代金と一緒に「請求書兼領収書」と記載された書類を渡すことで、1枚で双方の役割を兼ねることができます。

ただし、支払い前に渡してしまうと「領収書」としての効力がなくなってしまうため、実際に代金を受け取ったあとに渡すことが重要です。

請求書の記載内容と発行タイミング

請求書は、ただ「お金をください」と伝えるだけでなく、法律的にも一定の記載事項を満たす必要があります。正しい内容が書かれていなければ、トラブルの原因になったり、経理処理で認められなかったりすることもあります。

請求書に必要な記載内容

請求書として正式に認められるためには、次の項目が必要です。

• 請求先の宛名（お金を支払う相手の名前や会社名）
• 請求書の発行日
• 商品やサービスの内容、数量
• 請求金額（合計金額）
• 代金の振込先（銀行口座など）
• 代金の支払期限（いつまでに支払ってほしいか）
• 請求書作成者の氏名や会社名、住所、電話番号

なお、請求書には収入印紙は不要です。これは領収書との大きな違いのひとつです。

請求書の発行タイミング

請求書は、基本的に支払いを求める前に発行されます。つまり、「これだけの商品やサービスの代金を支払ってください」と支払いを促すタイミングで発行するものです。

領収書の記載内容と発行タイミング

領収書は、代金を受け取ったことを証明する大切な書類です。請求書と同様に、必要な情報がきちんと記載されていることが求められます。

領収書に必要な記載内容

領収書として正式に認められるためには、次の項目が必要です。

• 領収書の宛名（支払った人の名前や会社名）
• 領収書の発行日
• 領収金額（受け取った金額の合計）
• 代金の内訳（商品やサービスの内容や金額の詳細）
• 領収書作成者の氏名や会社名、住所、電話番号

さらに、代金が5万円以上の場合は、収入印紙の貼付が必要となります。

領収書の発行タイミング

領収書は、支払い後に発行します。お金を受け取ったことを証明する書類のため、請求書とは発行のタイミングが異なります。

混同しやすい適格請求書（インボイス）

請求書と領収書の違いはわかったけれど、「適格請求書（インボイス）」が出てくると混乱してしまう……という方も少なくありません。実は、このインボイス制度が請求書と領収書の混同を招きやすい原因のひとつでもあります。

適格請求書（インボイス）とは？

インボイスとは、請求書や領収書とはまったく別の「税務上の概念」です。簡単に言えば、請求書や領収書の上にのる消費税控除の資格ラベルのようなものです。

つまり、請求書であっても、領収書であっても、記載内容が基準を満たせば「適格請求書」として扱えます。文書の名前に関係なく、内容が重要になるというのがポイントです。売り手が買い手に対して、正確な適用税率や消費税額などを明記した書類を交付することで、買い手側は消費税の「仕入税額控除」を受けられるようになります。このため、税務処理では適格請求書の有無で仕訳や保存方法を分ける必要があります。

実務上の運用イメージ

インボイス制度の運用においては、「適格請求書」であるかどうかが税務処理上の重要な判断基準になります。

まず、消費税の仕入税額控除を受けるには、適格請求書を正しく収集・分類する必要があります。請求書や領収書といった書類の名称に関係なく、適格請求書の記載要件を満たしていれば、それを税務（消費税）用の書類として管理します。

一方、適格請求書の要件を満たしていない書類については、通常の経費処理用として別途管理することになります。こちらは税務上の消費税控除には使用できませんので、ファイル分けなどで区別しておくと安心です。

適格請求書の記載内容

適格請求書として有効であるためには、以下の情報が記載されている必要があります。

• 適格請求書発行事業者の氏名または名称
• 登録番号（Tから始まる13桁の番号）
• 取引年月日
• 取引内容（軽減税率対象であればその旨）
• 税率ごとに区分した合計金額（税抜または税込）と適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額
• 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

こんなときはどうなるの？

請求書と領収書の違いがわかっても、実務上対応に困るケースもあるでしょう。そこで、よくあるケースを解説していきます。

請求書と領収書の発行を同時に求められたけど、してもいい？

請求書は「代金の請求」、領収書は「支払いの証明」という役割があり、それぞれの発行タイミングも異なります。そのため、同時に発行することは本来の目的と矛盾します。やり取りがややこしくなるため、完全にフローに組み込まれている場合を除き、できれば避けるべきでしょう。

領収書は実際に金銭の受け取りがあった後に発行するのが原則のため、どうしても同時に発行しなければいけない場合は、現金を受け取ってから発行すべきといえます。

レシートは領収書になるの？

レシートも法的には領収書と同等に扱われます。取引の事実が明記されていれば、会計処理や経費精算にも利用可能です。ただし、5万円以上の取引に該当する場合は、収入印紙が必要です。

クレジットカードで支払った場合に領収書はもらえる？

クレジット決済においては、現金の受領がないため、店舗側に領収書の発行義務はありません。

しかし、クレジットカードの利用明細書が適格請求書の要件を満たしている場合には、税務処理上も有効な書類として利用可能です。領収書が欲しい理由が経理上の問題であれば、利用明細書でも問題ない場合もあるため、経理担当者に確認するとよいでしょう。

なお、利用証明書は金銭の受領を証明する書類ではないため、収入印紙の貼付義務は発生しません。

請求書や領収書に保管義務はある？

法人および個人事業主には、法律で書類の保管義務が定められています。通常は7年間、赤字の年度については10年間の保存が必要です。インボイス登録をしていない白色申告の個人事業主の場合は5年間の保管が義務付けられています。

適切な書類管理は、税務調査時の対応にも関わる重要な業務です。計画的な保管体制を整えておくことをおすすめします。

まとめ

• 請求書は「支払いを求める」ための書類であり、支払い前に発行される
• 領収書は「支払いを受け取ったことを証明する」書類であり、支払い後に発行される
• 適格請求書（インボイス）は、請求書か領収書かに関わらず税務処理に用いられる
• 請求書や領収書の保管期間は、原則7年（赤字年度は10年）、インボイス未登録の白色申告の個人事業主の場合は5年

請求書・領収書の保管は書類保管サービスに

請求書や領収書は、一定期間を過ぎると参照する機会が少なくなるものの、法令上の保管義務があるため、適切な管理が求められます。日々の業務で管理が煩雑になっている場合は、書類保管サービスの活用も有効です。管理の工数やスペースの削減につながり、オフィスをきれいに保ちやすくなります。ぜひ、ご検討ください。